Aflați ce fac sistemele de informații contabile
Sisteme de prelucrare electronică a datelor (EDP)
Cele mai multe companii, cu excepția celor mai mici, utilizează sisteme computerizate, denumite și sisteme de procesare electronică a datelor (EDP).
Aceste sisteme gestionează fiecare etapă a procesului contabil de la înregistrarea tranzacției financiare la pregătirea situațiilor financiare. Întreprinderile își îmbunătățesc în mod constant tehnologia sistemelor pentru a rămâne competitive și pentru a respecta Legea Sarbanes-Oxley din 2002 . Chiar și cele mai mici companii pot alege să utilizeze sisteme precum Quickbooks .
Elementele de bază ale tranzacțiilor de afaceri și proceselor de afaceri
Pentru a înțelege modul în care funcționează aceste sisteme de informații contabile, trebuie să înțelegeți termenii contabili de bază "tranzacții de afaceri" și "procese de afaceri". Cel mai important, trebuie să înțelegeți cum se întâlnesc tranzacțiile și procesele de afaceri pentru a genera rapoarte financiare. În ceea ce privește sistemele de informații contabile, tranzacțiile de afaceri pot fi împărțite în mai multe tipuri de procese de afaceri:
1. Procesele, sistemele și controalele privind veniturile și returnările
Tranzacțiile de afaceri care intră sub incidența acestor procese de afaceri sunt volume mari de tranzacții zilnice, venituri și tranzacții cu numerar .
2. Procesele, sistemele și controalele de cheltuieli și de returnare
Tranzacțiile de afaceri care se încadrează în aceste procese de afaceri sunt volume mari de tranzacții de cheltuieli, returnări și cash outflow. De asemenea, această categorie se referă la tranzacțiile de cumpărare și de plată a mijloacelor fixe.
3. Procese, sisteme și controale de conversie
Tranzacțiile comerciale din această categorie sunt materiile prime și tranzacțiile în curs de desfășurare.
4. Procese administrative, sisteme și controale
Tranzacțiile de afaceri care sunt administrative sunt investiții, împrumuturi și tranzacții de capital.
Toate aceste tranzacții de afaceri au ca rezultat conturi T înființate în procesele, sistemele și controalele de la Ledgerul general . Din registrul general se elaborează atât situațiile financiare interne, cât și cele externe. Rapoartele financiare interne ar putea fi un program de îmbătrânire a conturilor de încasat sau un raport privind situația stocurilor de vânzări. Rapoartele financiare externe ar fi situația veniturilor , bilanțului și situația fluxurilor de trezorerie .
Tipuri de sisteme informatice de contabilitate
Există mai multe tipuri sau categorii de sisteme de informații contabile. Ceea ce utilizează o firmă de afaceri depinde de tipul de afacere , de dimensiunea afacerii, de nevoile afacerii și de sofisticarea afacerii:
Sisteme manuale
Sistemele informatice de contabilitate manuală sunt utilizate în special de întreprinderi foarte mici și de întreprinderile de uz casnic. Dacă un sistem este în întregime manual, acesta ar necesita următoarele: documente sursă , registru general , jurnal general și jurnale speciale sau jurnale auxiliare de care aveți nevoie.
Sisteme legacy
Sistemele moștenite sunt adesea în firme de afaceri existente și au fost utilizate înainte ca tehnologia informației să devină atât de sofisticată ca în prezent. Chiar dacă sistemele moștenite pot părea veche, au anumite avantaje clare pentru firmă. Ele conțin valoroase date istorice despre firmă. Personalul firmei tind să știe cum să folosească sistemul și să-l înțeleagă. Un sistem de moștenire a fost, de obicei, personalizat la nevoile specifice ale unei firme individuale. Nu veți găsi acest tip de personalizare în pachetele software generice de contabilitate.
Din păcate, sistemele moștenite au și dezavantaje semnificative. Adesea, ei nu au nicio documentație. De obicei, este greu să găsiți piese de schimb deoarece hardware-ul și software-ul pot deveni caduce. Chiar și limbajul calculatorului utilizat de sistemele vechi este de obicei o limbă mai veche.
Cele mai vechi sisteme au fost construite de la zero.
Înlocuirea sistemelor legacy
Puteți înlocui complet sistemul vechi cu un sistem nou, actualizat. Aceasta este o soluție destul de scumpă. De asemenea, puteți actualiza sistemul dvs. vechi. Puteți utiliza o procedură numită răzuire ecran, care este o tehnică care ia datele afișate pe ecranul calculatorului și o traduce astfel încât o aplicație mai nouă să o poată citi. De asemenea, puteți crea un sistem de integrare a aplicațiilor pentru întreprinderi. Acest tip de sistem rețelează diferitele aplicații din sistemul vechi, cum ar fi inventarul, salariile și altele.
Dacă sunteți un SMB, cu excepția cazului în care sunteți cel mai mic, bazat pe varietăți, veți dori ca sistemul dvs. de informații contabile să fie actualizat pentru a vă menține competitivitatea în industria dvs. Există multe opțiuni de alegere.