Cum fac clienții facturii?
Când începeți o afacere, una dintre primele dvs. sarcini ar trebui să fie să decideți cum veți colecta bani de la clienți.
Cum obții bani de la clienți depinde de tipul de afacere.
- Dacă primiți bani de la clienți prin intermediul cardurilor de credit sau de debit, nu trebuie să vă faceți griji cu privire la colectare.
- Unele afaceri acceptă numai numerar, dar există probleme cu o afacere în numerar, inclusiv fără a ține evidențe de afaceri bune.
- Dacă nu sunteți plătit în momentul vânzării, trebuie să facturați clienții (inclusiv alte companii), ceea ce înseamnă că va trebui să găsiți o modalitate de a vă asigura că aceste facturi sunt plătite.
Regula nr. 1 pentru plata de către clienți
Cel mai important lucru pe care trebuie să-l amintiți în legătură cu facturarea și colectarea de la clienți este că, cu cât factura este mai mult neplătită, cu atât este mai puțin probabil să obțineți banii. Deci, va trebui să configurați un anumit proces de colectare și asigurați-vă că îl urmați cu fiecare client.
Un sistem pentru facturarea clienților
Înainte de a acorda credit clienților, începeți prin crearea unor politici privind acceptarea de credite, efectuarea de cecuri de credit și comunicarea cu clienții despre procesul de facturare și colectare.
Apoi, creați un sistem pentru a capta informații despre clienți - cine vă datorează bani, cât de mult este datorat și cât timp a fost datorată suma.
Cele mai multe programe software de contabilitate de afaceri au un modul client care vă permite să introduceți aceste date.
Puteți să introduceți facturile atunci când faceți lucrarea sau să livrați produsul și să introduceți plăți în momentul în care acestea intră. Dar trebuie să păstrați pasul cu această documentație pentru a urmări conturile de încasat ( sumele datorate).
Un raport de îmbătrânire a conturilor de încasare este instrumentul dvs. pentru a decide cu privire la o strategie de facturare pentru clienți.
Trimiterea facturilor
Amintiți-vă de colecții Regula # 1, atunci când luați în considerare trimiterea de facturi. Multe companii trimit facturi clienților o singură dată pe lună, ceea ce înseamnă că pot aștepta până la șase săptămâni pentru a fi plătiți (o lună pentru a trimite factura, apoi cu câteva săptămâni înainte ca clientul să plătească).
Trimiteți facturile mai frecvent sau efectuați apeluri telefonice între ele, pentru a le îndemna clienții să plătească. Unele companii trimit facturi în loturi, o parte din clienți fiind facturați în fiecare săptămână. Această facturare batch vă ajută să mențineți venitul în numerar pe o bază continuă.
Planificați strategia Scrisoare de facturare
Sistemul dvs. de colectare poate include apeluri telefonice, scrisori sau ambele, în funcție de tipul de client. O strategie este să porniți la un nivel inferior de intensitate și îngrijorare și să deveniți treptat mai asertivi, apoi agresivi. Această strategie de nivel în creștere poate funcționa fie pentru memento-uri de facturare prin telefon, fie prin scrisoare sau prin e-mail.
- Nivelul 1 - "Oops"
Această scrisoare presupune că clientul a uitat să trimită plata; este "probabil ați trimis acest lucru, dar plata trebuie să fie în poștă.
- Nivelul doi - Ce este greșit?
Această scrisoare presupune că clientul dorește să plătească, dar circumstanțele neobișnuite împiedică plata. Scrisoarea a doua sugerează alternative de plată, dar oferă o dată fermă prin care trebuie efectuată plata.
- Nivelul trei - Ultimatumul
Acest nivel ar trebui să fie o scrisoare. Se presupune că clientul nu plătește și stabilește o dată fermă prin care trebuie efectuată plata sau dacă vor fi inițiate procesele de colectare . NU trimiteți această scrisoare decât dacă intenționați să mergeți la colecții pentru această datorie.
În cazul în care clientul nu va plăti, va trebui să faceți ultima etapă - luând persoana în instanță sau revocând factura către o agenție de colectare. Citiți mai multe despre alternativele pe care clienții dvs. nu le plătesc.
Clienții de facturare: punând-o pe toți împreună
În concluzie, luați o decizie cu privire la strategia globală de facturare. Vrei să trimiți scrisori? Folosești telefonul? O combinatie? Când veți trimite facturi sau veți efectua apeluri telefonice?
Puneți împreună un sistem general, cu scrisori și scripturi telefonice, apoi revizuiți totul de către avocatul dvs. pentru a vă asigura că respectați legea.
Apoi, utilizați raportul privind îmbătrânirea clienților pentru a vă ghida în timp ce lucrați prin aceste conturi de clienți și decideți cu privire la strategiile de facturare.