Linia de fund este: Dacă nu puteți dovedi acest lucru, nu-l deduceți.
Este minunat să puteți lua deduceri fiscale pentru toate cheltuielile dvs. de afaceri, dar este chiar mai bine să puteți demonstra aceste deduceri într-un audit IRS. Dacă aveți un pregătitor de taxe competent, această persoană va cere să vedeți toată documentația privind deducerile fiscale.
Deci, înainte de a merge la formatorul dvs. fiscale cu documentele dvs. ( NU într-un cutie de pantofi , te rog!)
În acest articol, vom examina câteva cheltuieli de afaceri simple, întrebând întotdeauna întrebarea: "Cum pot dovedi că este vorba despre o cheltuială reală de afaceri?" Și vom analiza întotdeauna aceste tranzacții din punctul de vedere al IRS și al formatorului fiscal.
Cel mai important lucru de reținut este că TREBUIE să puteți arăta nu numai că tranzacția a avut loc, ci că a fost pentru un scop BUSINESS.
Achiziționarea de proprietăți sau cheltuieli de plată
Achiziționați o imprimantă all-in-one de la Best Buy pentru afacerea dvs. Scrieți un cec din contul de afaceri sau folosiți cardul de credit de afaceri. Asta e suficient pentru a arăta că este o cheltuială pentru afaceri, nu? De fapt nu. Salvarea cecului anulat sau a chitanței dvs. de credit este doar o parte din dovada dvs. Cecul anulat nu arată ce ați cumpărat. Utilizarea unui card de credit este mai bună, deoarece chitanța arată cumpărarea.
Este necesară, de asemenea, includerea chitanței de casă cu cecul anulat, pentru a arăta ceea ce ați cumpărat efectiv.
Plata dintr-un cont personal
Cheltuielile de plată din contul dvs. bancar de afaceri sau din cardul de credit de afaceri funcționează la fel. Desigur, ar trebui să utilizați un cont separat de verificare sau de economii sau un card de credit de afaceri.
Deși conturile dvs. personale nu reprezintă neapărat o problemă, este mai dificil să se demonstreze că acest control personal a fost utilizat în scopuri comerciale.
Când vă începeți prima dată afacerea, este posibil să fiți nevoit să utilizați un cont personal pentru câteva articole. De exemplu, recent am creat o nouă LLC și trebuia să folosesc o verificare personală pentru înregistrarea în statul meu. Când folosiți un cont personal pentru scopuri de afaceri, asigurați-vă că aveți o mulțime de documente. În acest caz, am tipărit o chitanță de la secretarul de stat care a arătat că am plătit pentru o înregistrare în LLC. În acest caz, era destul de greu de crezut că a fost pentru uz personal.
Utilizarea jurnalelor de cheltuieli
Unele cheltuieli sunt mai dificil de dovedit decât altele. Cele două exemple mari sunt cheltuielile de călătorie, inclusiv kilometrajul și proprietatea enumerată. În ambele circumstanțe, cea mai bună modalitate de a satisface cererea IRS pentru dovada cheltuielilor este păstrarea unui jurnal.
IRS preferă dovada "la timp" . Adică, o notă pe care o faci pe un buletin de cheltuieli sau de primire sau de kilometraj în momentul în care sunt cheltuite banii este mai bună decât o listă pe care o scrii la sfârșitul anului.
Păstrarea unui jurnal de kilometraj este, știu, păstrarea unui jurnal de kilometraj este o mare durere. Aceasta înseamnă că de fiecare dată când intri în mașină (nu contează dacă afacerea a plătit pentru mașină, apropo), trebuie să înregistrați:
- Data
- Kilometrajul
- Unde te-ai dus
- Scopul - afacere sau personal - cât mai precis posibil.
Dacă doriți să faceți acest lucru mai ușor, rețineți kilometrajul pe mașina din 1 ianuarie a anului și notați kilometrajul numai în scopuri comerciale.
Pentru a deduce cheltuielile pentru kilometrajul de afaceri, utilizând fie deducerea standard a kilometrajului, fie cheltuielile reale, trebuie să arătați că ați folosit mașina cel puțin 50% din timp pentru afaceri.
Un sfat: dacă sunteți atașat la telefonul dvs. smartphone, încercați o aplicație pentru kilometraj sau o cheltuială. Acesta vă va economisi o mulțime de hârtie și păstrați-vă logoul de cheltuieli online.
În cele din urmă, rețineți că transportul de călătorie l (care merge înainte și înapoi să lucreze) nu este considerat o cheltuială de călătorie deductibilă. În timp ce puteți urmări cheltuielile de transport, nu le includeți în jurnalul de călătorii de afaceri.
Utilizând veniturile din turismul de afaceri
În plus față de un jurnal de kilometraj, dacă călătoriți pentru afaceri, va trebui să țineți evidența încasărilor pentru cheltuieli.
Aceste cheltuieli, cum ar fi kilometrajul, sunt analizate îndeaproape de un auditor IRS, deoarece este ușor să includeți cheltuielile personale de călătorie cu călătorii de afaceri.
Cea mai bună modalitate de a vă dovedi cheltuielile pentru călătorii de afaceri (inclusiv hoteluri, zboruri, mașini de închiriat, mese și divertisment) este să utilizați un card de credit (cu cartea de vizită, bineînțeles) cu note suplimentare privind scopul afacerii. Faceți nota în momentul în care vă suportați cheltuielile. De asemenea, puteți utiliza un planificator de zi, o carte de rezervări sau un calendar pentru a nota evenimentele de călătorie de afaceri, apoi le legați cu încasările.
Achiziționarea proprietății listate
Să aruncăm o privire mai atentă la imprimanta all-in-one pe care ați achiziționat-o. Imprimanta poate fi de asemenea utilizată pentru tipărirea personală, iar IRS categorizează aceste tipuri de proprietăți ca proprietate enumerată . Ele se află pe o listă deoarece pot fi utilizate fie în scopuri personale, fie în scopuri comerciale. IRS necesită un grad mai ridicat de dovadă a utilizării în scopuri comerciale.
Trebuie să documentați în mod specific modul în care utilizați proprietatea listată. Cea mai bună modalitate este să păstrați un jurnal cu piesa de proprietate (cum ar fi jurnalul de cheltuieli descris mai jos). De fiecare dată când utilizați imprimanta sau alte proprietăți enumerate, notați data, utilizarea (numărul de exemplare, de exemplu), lucrarea specifică (imprimarea copiilor unei broșuri pentru afaceri) și dacă utilizarea este personală sau comercială. asociate cu imprimanta, cum ar fi cartușele.
La sfârșitul anului, ar trebui să puteți arăta procentul de utilizare pentru afaceri și apoi să alocați acest procent la costuri. De exemplu, dacă descoperiți că ați utilizat imprimanta la 60% din timp pentru afaceri, puteți obține 60% din costuri ca deducere pentru afaceri.
Ca să vă reamintim, dacă aveți proprietatea la sediul dvs. de afaceri (nu biroul de acasă ), nu este necesar să păstrați un jurnal. Toate utilizările la o locație de afaceri se presupune că sunt în scopuri comerciale.
Utilizarea declarațiilor de cont
Să presupunem că ați pierdut cardul de credit sau nu aveți cecul anulat pentru achiziția imprimantei respective. Puteți utiliza o extras de cont sau o extras de card de credit pentru a dovedi o achiziție de afaceri, dar veți avea nevoie, de asemenea, de o verificare suplimentară, dintr-o carte de rezervări, un calendar sau un planificator de zi.
Nu există nici un astfel de lucru ca prea multă dovadă
Dacă există vreo îndoială cu privire la faptul că o anumită cheltuială este în scopuri comerciale, este mai bine să aveți mai multe modalități de a demonstra costurile.
Sistemul dvs. de înregistrări de afaceri
În cele din urmă, înregistrările pe care le păstrați cu privire la aceste cheltuieli de afaceri ar trebui să facă parte din sistemul dvs. global de păstrare a înregistrărilor.