Nu vă uitați doar timpul; Descurca-te!
Apoi se opresc din cauza faptului că nu au realizat schimbări pozitive. Sigur, au eliminat câteva evenimente și au prioritat pe altele. Dar nu au reușit nimic; tocmai l-au rearanjat. La sfârșitul zilei lor, ei sunt încă frământați și frustrați.
Dar urmărirea modului în care vă petreceți timpul nu este gestionarea timpului. Gestionarea timpului vizează modificarea modului în care vă petreceți timpul.
Pentru gestionarea eficientă a timpului , trebuie să aplicați un sistem de gestionare a timpului care vă va ajuta să vedeți unde pot și ar trebui să se facă schimbări ... ceea ce înseamnă că primul pas al gestionării timpului este de a analiza modul în care vă petreceți timpul, astfel încât să puteți determina ce schimbări doriți să faceți.
Categoria pentru gestionarea eficientă a timpului
Cum gestionați de fapt timpul? Secretul este în categorii. Uită-te la calendarul tău de mâine. Probabil este deja plin de evenimente și activități pe care sperați să le realizați. Pe măsură ce lucrați sau după aceea, veți completa spațiile goale cu detalii despre ceea ce ați făcut.
La sfârșitul zilei, uitați-vă la listă și etichetați fiecare activitate și / sau eveniment cu una dintre următoarele categorii. Cât timp ați petrecut în timpul zilei de lucru:
1) Înlăturarea incendiilor. Un apel telefonic neașteptat. Un raport necesar pentru o întâlnire care ar fi trebuit tipărită ieri. Un fișier care lipsește pe birou . Cât de mult din timpul tău a fost efectiv petrecut în modul de criză? Pentru majoritatea oamenilor, aceasta este o categorie negativă care își scurge energia și interferează cu productivitatea.
Ajutor cu organizarea fișierelor
Cum se configurează un sistem de gestionare a documentelor
Controlul sistemului dvs. de arhivare
10 sfaturi pentru organizarea fișierelor electronice
2) Rezolvarea întreruperilor. Apelurile telefonice și persoanele care cedează de la biroul dvs. probabil vor fi în fruntea listei atunci când încadrați evenimente în această categorie. Încă o dată, pentru majoritatea oamenilor, aceasta este o categorie negativă, deoarece interferează cu (și uneori ucide) productivitatea.
Ajutați-vă să rezolvați întreruperile
Rezolvarea apelurilor telefonice primite
Rularea unei afaceri de succes bazate pe domiciliu cu copiii
3) Efectuarea sarcinilor planificate. Aceasta este cea mai folosită utilizare a timpului în timpul zilei de lucru. Sunteți în control și realizați ceea ce ați intenționat să realizați. Sarcinile planificate pot include apeluri telefonice , întâlniri cu personalul, chiar și răspunsuri la e-mail - dacă acestea sunt sarcini pe care le-ați pus pe ordinea de zi.
4) Lucrul neîntrerupt. S-ar putea să nu lucrați la o sarcină pe care ați planificat să o faceți, dar veți reuși să realizați ceva și, pentru majoritatea oamenilor, acesta este un mod de lucru foarte productiv și pozitiv .
5) Întreruperi neîntrerupte. Acele momente în timpul zilei de lucru, care sunt folosite pentru a energiza și regrupa. Pauza sau o pauza de dimineata se poate conta daca nu sunt intrerupte.
Dacă sunteți destul de norocos să lucrați cu o companie care oferă facilități de lucru la fața locului sau camere de somn (Fortune), aceasta ar conta, de asemenea. Toată lumea are nevoie de o anumită cantitate de întreruperi neîntrerupte, încorporate în ziua lor, pentru a fi productivă în timpul muncii lor.
O săptămână din trecutul tău este cheia viitorului
Acum că înțelegeți categoriile acestui sistem de gestionare a timpului, este timpul să le folosiți pentru a vă analiza săptămâna de lucru "tipică". Folosind orice sistem de calendar pe care îl folosiți pentru listarea întâlnirilor și activităților în viața de zi cu zi, reveniți și selectați o săptămână tipică recentă. Mergeți prin intrările din fiecare zi de lucru și le clasificați în funcție de categoriile de gestionare a timpului de mai sus, dacă nu ați făcut-o deja. Menținerea unui total de funcționare în partea de jos a fiecărei zile va face ușor să vedeți exact cum ați petrecut timpul de lucru în fiecare zi.
Acum aveți datele de care aveți nevoie pentru a face schimbări în modul în care vă petreceți timpul la lucru. Economisiți prea mult timp pentru a face focuri? Apoi, trebuie să faceți schimbările organizaționale sau fizice pentru a preveni sau a amâna aceste crize constante. Curățați-vă și reorganizați biroul , de exemplu, pentru a putea găsi cu ușurință fișierele de care aveți nevoie și pentru a stabili o rutină de a pune fișierele de care aveți nevoie pentru a doua zi pe biroul dvs. înainte de a pleca în această zi.
Nu aveți suficient timp de întrerupere neîntrerupt în timpul zilei de lucru? Apoi trebuie să programați timpul pentru dvs. De exemplu, nu mai lua masa la biroul dvs. și părăsiți fizic clădirea pentru timpul stabilit pentru prânz.
Aplicând categoriile mele de lucru de gestionare a timpului și făcând schimbările pe care trebuie să le faceți pentru a vă petrece mai mult timp în timpul zilei de lucru în categoriile pozitive și mai puțin timp în categoriile negative, veți fi cu adevărat capabili să vă gestionați eficient timpul - și să atingă adevăratul scop al managementului timpului, să te simți mai bine.