Organizația de achiziție a oricărei companii este vitală pentru succesul acesteia
Funcția de cumpărare a oricărei companii este vitală pentru succesul acestei companii. Prin negocierea cu furnizorii, un departament de achiziții poate obține cele mai bune produse de calitate, la cel mai bun preț, la momentul potrivit de livrare.
În acest fel, o companie se poate asigura că acestea dispun de piese disponibile pentru procesul lor de fabricație , ceea ce la rândul său permite echipei de producție să producă și să livreze produse de calitate clientului.
Modul în care este structurat un departament de achiziții depinde în mod direct de modul în care operează compania. Având o organizație de achiziții structurată în mod greșit poate duce la costuri mai mari pentru materiale și la inconsecvențe pentru producerea de produse finite, ceea ce poate duce la degradarea satisfacției clienților.
Mici afaceri
Pentru întreprinderile mici, achiziționarea de materiale este la fel de importantă ca și pentru companiile mari. O afacere mică operează într-o manieră slabă, iar procesul de achiziție poate fi simplu, dar trebuie să funcționeze cu succes.
O întreprindere mică poate avea un profesionist de achiziții care trebuie să achiziționeze toate elementele necesare pentru afacere. Avantajul unui profesionist unic de cumpărare este acela că vor avea de obicei o relație personală cu vânzătorii și pot acționa rapid atunci când apar probleme.
Cu toate acestea, trebuie să se asigure că materialele sosesc atunci când sunt necesare și la prețul corect.
Odată cu creșterea numărului de întreprinderi, profesioniștii care achiziționează un singur produs pot deveni cu ușurință copleșiți, ceea ce poate duce la imposibilitatea acestora de a menține vânzătorii și livrările.
Este important ca firmele mici să înțeleagă faptul că o companie în creștere trebuie să se asigure că departamentul lor de achiziții crește într-o măsură care să asigure menținerea eficienței create.
Achiziționarea centralizată
Firmele mai mari adoptă adesea o structură de achiziție centralizată, cu toți angajații de achiziții care raportează să cumpere un director executiv.
Organizația centralizată de achiziție va satisface cerințele de cumpărare pentru întreaga companie. De exemplu, dacă o companie are șapte fabrici pe teritoriul Statelor Unite, organizația centrală de achiziții va fi amplasată într-o singură locație și va cumpăra articole pentru toate cele șapte fabrici.
Există o serie de motive pentru care societățile ar alege acest tip de structură de cumpărare. Prin organizarea unei singure organizații de cumpărare, compania este capabilă să mobilizeze cheltuielile totale ale companiei atunci când negociază cu furnizorii. Acest lucru ar trebui să permită departamentului de achiziții să stabilească cel mai bun preț și condiții de la furnizori oferindu-le un angajament de a cumpăra volume mai mari.
Organizațiile centralizate de achiziționare permit, de asemenea, profesioniștilor de cumpărare să se specializeze într-un singur domeniu. De exemplu, un funcționar de cumpărare ar putea lucra cu furnizori care oferă produse din oțel, în timp ce, dacă se aflau într-un departament de achiziții mai mic, ar fi trebuit să lucreze cu vânzători din mai multe industrii.
Companiile adesea preferă departamente centralizate de achiziții, deoarece le oferă un grad mai mare de control asupra procesului de achiziționare.
Prin faptul că achiziționarea a fost dispersată în întreaga organizație, atunci ar exista un număr mult mai mare de personal implicat în proces și un control mai puțin asupra procesului de achiziție.
Achiziția descentralizată
Organizațiile cu multe locații pot adopta un model descentralizat de achiziție .
Aceasta permite fiecărei facilități sau unui grup de instalații să-și efectueze propriile achiziții. Acest model de achiziție poate fi de succes în cazul în care cultura organizației este de așa natură încât fiecare locație să acționeze ca un centru de profit propriu sau are o afacere diferită de alte locații.
În cazul companiilor care au achiziționat întreprinderi care nu sunt apropiate de activitatea principală, structura descentralizată a achizițiilor ar fi mai potrivită. Organizațiile locale de achiziții vor funcționa adesea în mod similar cu modelul de afaceri mici, unde vor avea legături mai strânse cu furnizorii locali și vor putea reacționa rapid atunci când este necesar.
În cazul în care facilitățile necesită livrarea articolelor la un moment dat, modelul centralizat de achiziție nu este adecvat.
Dacă un stoc este iminent și producția va fi oprită, atunci un furnizor local poate livra adesea aceeași zi, în timp ce achiziția centralizată se va ocupa, probabil, de un furnizor național care nu va putea oferi aceleași răspunsuri.
Multe companii au încercat să adopte o combinație de achiziții centralizate și descentralizate, în care instalațiile au responsabilitatea de cumpărare pentru anumite elemente de producție critice, însă organizația centrală de achiziții are sarcina de a cumpăra elemente ne-critice sau servicii partajate.
Acest articol a fost actualizat de Gary Marion, Expert Logistică și Supply Chain la The Balance.