01 - Executive Buy-In
02 - Rationalizarea datelor existente
Orice companie care a achiziționat date de-a lungul unei perioade de timp va avea o bază de date a vânzătorilor care conține date curente, duplicate, depășite și incorecte. Dacă compania dvs. are mai multe departamente geografice separate de cumpărare, nivelul de inexactitate se înmulțește. Pentru a pune în aplicare o strategie de achiziții de clasă mondială, datele fiecărui departament de achiziții trebuie să fie actualizate pentru a reflecta datele actuale ale furnizorilor și pentru a fi raționalizate pentru a elimina datele duplicate, incorecte și inutile. Beneficiul de a avea date exacte pentru compania dvs. este că permite deciziile să fie făcute cu exactitate. Acesta permite departamentului dvs. de achiziții să analizeze cheltuielile la vânzătorii care sunt utilizați în mai multe zone de achiziție. După o mai bună înțelegere a locului în care sunt cheltuite banii în cadrul întreprinderii, compania va avea o mai mare influență asupra vânzătorilor.
03 - Beneficiați de programele de stimulare furnizorilor
A fost o normă pentru companii să plătească vânzătorii cât mai târziu posibil. În cazul în care vânzătorul are un contract timp de 45 de zile, atunci nu ar primi niciodată plata înainte de cea de-a 45-a zi. Pentru a încuraja companiile să își plătească facturile înainte de data contractului negociat, vânzătorii au oferit rabaturi, reduceri și alte stimulente. Dar vânzătorii au descoperit că, în ciuda stimulentelor, companiile încă nu plătesc mai devreme. O teorie este că firmele intră în termenii de plată în sistemul ERP și uită de ele. Controalele sunt reduse pe baza acestor date, iar stimulentele vânzătorilor nu se realizează niciodată. O strategie de achiziții de clasă mondială ar trebui să includă aceste reduceri, iar companiile ar trebui să se asigure că iau toate măsurile de stimulare posibile. În aceste perioade economice dificile, companiile nu își pot permite să treacă reduceri semnificative. În plus, negocierile cu vânzătorii ar trebui să includă, de asemenea, obținerea unor reduceri mai mari pentru plata la primirea bunurilor sau chiar plata în avans.
04 - Implementarea evaluării furnizorilor
O strategie de cumpărare bună ar trebui să includă o metodă prin care vânzătorii sunt măsurați. Procesul de evaluare ar trebui să includă nu numai performanța de livrare, ci și să urmărească valori mai puțin evidente, cum ar fi livrarea sub sau peste, calitatea produselor livrate și performanța serviciului pentru clienți al vânzătorului. Aceste valori nu pot fi întotdeauna o valoare măsurabilă, dar uneori valoarea este subiectivă. Dacă pentru implementarea evaluării subiective sunt implementate linii directoare de politici, atunci toți vânzătorii pot fi măsurați în mod egal. Nu uitați să lăsați vânzătorii să știe că sunt evaluați. Dacă știu că clienții lor îi urmăresc, probabil că își vor ridica jocul.
05 - Închiriez profesioniștii din domeniul achizițiilor
Atât de multe companii cred că abilitățile de bază ale angajaților sunt singura condiție prealabilă pentru o poziție în departamentul de achiziții. Această opinie este incredibil de naivă, având în vedere că acești funcționari sunt responsabili să cheltuiască cantități mari de resurse ale companiei. Expertul în achiziții este cheia implementării unei organizații de achiziții de clasă mondială. Competențele necesare pentru organizațiile de achiziții de clasă mondială includ cunoașterea afacerii pe care o achiziționează, abilități analitice, abilități de negociere și abilități interpersonale. Prin privarea departamentului de achiziții al angajaților versatici în aceste abilități, compania dvs. se poate găsi legată de contracte cu furnizori greșiți, pentru materiale greșite și la un preț greșit. organizațiile de cumpărare includ cunoștințe despre afacerea pe care o achiziționează, abilități analitice, abilități de negociere și abilități interpersonale. Prin privarea departamentului de achiziții al angajaților versatici în aceste abilități, compania dvs. se poate găsi legată de contracte cu furnizori greșiți, pentru materiale greșite și la un preț greșit.
06 - Reducerea numărului de furnizori
Companiile au sute de vânzători, unii au mii, mulți au mii, chiar zeci de mii. Având mii de furnizori în sistemul dvs., nu numai că necesită o întreținere considerabilă, poate fi extrem de costisitoare. Dacă un departament de achiziții comandă produse de la douăzeci de vânzători diferiți în fiecare zi, aceasta poate însemna douăzeci de ordine de cumpărare care trebuie trimise, douăzeci de costuri de expediere care trebuie plătite și douăzeci de chitanțe de mărfuri care trebuie procesate atunci când mărfurile ajung. În plus, costurile suplimentare, probabil că există economii care nu sunt realizate. Câți dintre acești 20 de vânzători vând aceleași produse similare sau similare. În cazul în care cele douăzeci de furnizori sunt reduse la cinci, atunci costurile de procesare vor fi reduse și probabil costul materialului a fost negociat mai mic.
07 - Achiziționarea centralizată
Dacă compania dvs. are o serie de locații dispersate geografic, vă puteți gândi că este imposibil să implementați o strategie de achiziții de clasă mondială. Este prudent pentru companiile care trebuie să se gândească la cheltuielile globale ca o funcție centrală. Având o organizație de achiziții centralizată, o companie poate revizui achiziția totală și poate selecta furnizori care pot oferi majoritatea articolelor la cele mai bune costuri. Acest scenariu nu va acoperi toate elementele utilizate în toate locațiile, iar organizația centrală de achiziții ar trebui să colaboreze cu locațiile pentru a identifica furnizorii locali care să faciliteze nevoile locației îndepărtate.
08 - Obținerea celor mai multe de la furnizori
Negocierea unui acord cu un vânzător poate fi o afacere lungă trasată, fără ca vreun partid să fie mulțumit de rezultat. Având o relație proastă cu vânzătorul dvs. la începutul contractului nu este modul în care funcționează organizațiile de achiziții de clasă mondială. Furnizorii sunt o parte importantă a lanțului dvs. de aprovizionare. Materialele pe care le furnizează sunt solicitate la anumite date, astfel încât comanda dvs. să fie expediată clientului la data promisă. A face vânzătorul dvs. un partener mai degrabă decât un alt furnizor va ajuta să vă asigurați că ordinele dvs. sunt corecte și la timp. Negocierile cu furnizorii dvs. ar trebui să se concentreze asupra avantajelor de a fi un furnizor; arătându-le că, dacă reușiți, vor avea succes. Negocierile care se concentrează asupra clauzelor de penalizare și a amenzilor pentru datele de proastă calitate și lipsă de livrare vor lăsa vânzătorul mai puțin decât dispus să se conformeze cerințelor dvs.
09 - Maximizarea tehnologiei
Există câteva companii care încă folosesc Rolodexes, solicitări de cumpărare de hârtie și solicită vânzătorilor comenzile de achiziție. Majoritatea au un fel de software de cumpărare, chiar dacă este o foaie de calcul Excel, care urmărește comenzile și cheltuielile totale. Odată cu introducerea software-ului Enterprise Resource Planning (ERP), companiile își pot integra departamentele de achiziții în lanțul lor de aprovizionare pentru a profita de datele din timp real. Cu toate acestea, aici se opresc multe companii. Strategiile de cumpărare de la nivel mondial avansează în continuare pentru a beneficia de avantajele oferite de sistemele lor ERP. Companiile pot adopta tehnici de flux de lucru în cadrul sistemelor lor ERP pentru a automatiza aprobările și plățile, reducând astfel timpul necesar intervenției personalului de achiziție. Datele care sunt produse de mii de tranzacții de cumpărare pot fi folosite în depozitele de date pentru a ajuta profesioniștii să achiziționeze metrici în evaluarea furnizorilor și negocierea contractelor.