Biroul de evenimente speciale din Chicago și Asociația Restaurantului din Illinois lucrează împreună pentru a planifica și executa acest festival anual de produse alimentare .
Planificarea unui festival comunitar de produse alimentare
Fie că este vorba de un mare festival alimentar, cum ar fi Gustul din Chicago sau o versiune mai mică a acestuia, planificarea festivalurilor comunității este o responsabilitate semnificativă pentru planificatorii evenimentului local și al administrației locale. Gustul din Chicago servește drept un mare studiu de caz pentru orice comunitate care are în vedere un program similar. Domeniile principale funcționale ale oricărui festival comunitar de produse alimentare vor include următoarele:
- Operațiuni
- Producătorii de alimente
- Programare
- Sponsorizare
- Marketing / Relații publice
- Contabilitate / Managementul contractelor
Vom sapa mai adanc in fiecare zona, dar mai intai, sa ne simtim pentru cronologia si gestiunea generala a unui astfel de eveniment utilizand planificarea reala a gustului din Chicago.
Planul comunitar al Festivalului alimentar al Festivalului
Pentru cineva care se apropie de acest tip de eveniment pentru prima dată sau pentru cei care se gândesc la o expansiune la un festival existent, este important să începeți planificarea cu cel puțin un an înainte de eveniment.
Pentru un exemplu tangibil, Biroul Primarilor de Evenimente Speciale urmează următorul program dur pentru fiecare gust de Chicago:
- 12 luni : Identificați locația, datele și schema grosieră a hărții festivalului. Implicați agențiile orașelor relevante la fiecare pas
- 9 luni : Actualizați harta festivalului și începeți zonele RFP funcționale
- 6 luni : Confirmați vânzătorii, sponsorii, programatorii și furnizorii
- 4 luni : finalizați divertismentul și re-confirmați zona funcțională
- 3 luni : Producem materiale de marketing pentru festival
- 1 săptămână : Gestionați încărcarea operațiunilor
- Ziua 1 : Gestionați încărcarea furnizorului
- Concluzie la eveniment : gestionați încărcarea operațiunilor
- 1 săptămână după : Țineți o întâlnire de încheiere și faceți recomandări
Gestionarea comunitară a festivalului comunitar
În calitate de agenție guvernamentală, Biroul de evenimente speciale al primăriei este responsabil de gustul din Chicago și de o lungă listă de alte evenimente de-a lungul lacurilor din Chicago, festivaluri de cartier și alte zone. Gustul este unic în Chicago, deoarece este un eveniment gratuit, dar veniturile de la Taste plătesc pentru majoritatea tuturor celorlalte evenimente gestionate de birou.
Cu experiența de gestionare a festivalului alimentar, care datează din 1980, majoritatea echipelor funcționale din cadrul Biroului de evenimente speciale și Illinois Restaurant Association sunt foarte experimentate în zonele lor. Acest lucru permite managerului general al Gustului din Chicago să se concentreze asupra eforturilor de planificare și execuție ale tuturor părților implicate și să țină evenimentul pe drumul cel bun.
În plus față de membrii biroului, directorul general lucrează cu cel puțin 20 de birouri și agenții diferite ale orașelor, inclusiv (dar fără a se limita la) următoarele:
- Sectie de politie
- Pompieri
- Departamentul sănătații
- Străzi și salubritate
- Parcul District
- Oficiul de Comunicații de gestionare a situațiilor de urgență
O altă parte importantă a zonei funcționale a Biroului primăriilor de evenimente speciale este managementul contractelor / contractelor. Fiind un eveniment guvernamental, procesul de achiziții este foarte structurat și toate acordurile trebuie să respecte liniile directoare ale orașelor.
Cu ajutorul unei cronologii de planificare a evenimentului și a asigurării managementului general al evenimentului, putem examina acum fiecare zonă principală funcțională a evenimentului.
Fiind introdus în istoria evenimentului Taste of Chicago și folosind planificarea și execuția sa ca studiu de caz, suntem gata să săpăm puțin mai adânc în fiecare din zonele principale funcționale ale evenimentului.
Operațiuni
Zona de operațiuni este responsabilă pentru pregătirea site-ului, scenă și producție, suport pentru evenimente, securitate și multe altele.
Operațiile necesită multe întâlniri înainte de eveniment, iar echipa de operațiuni este strâns legată de aspectul hărții evenimentului.
Este foarte important să se implice toate agențiile de la începutul procesului, potrivit managerului de operațiuni al Gustului din Chicago. Echipa de operațiuni gestionează procesele pentru următoarele:
- Încărcarea înaintea evenimentului (configurare)
- Operații în timpul evenimentului
- Încărcarea post-eveniment (ruperea)
Aceste procese includ închiderea străzilor, corturile pentru construcții, operatorii de stivuitoare, dulgheri, electricieni, echipamente de întreținere și personal, securitate, logistică pentru camioanele furnizoare, remorci de management și multe altele. Gândește-te la ce vor lucra echipa dvs. de operațiuni și la ce vor contracta pentru evenimentul tău. Ce alte agenții va trebui să lucreze echipa dvs.? Contactați-le cât mai curând posibil.
Restaurante / Furnizori
Având în vedere complexitatea și dimensiunile festivalurilor de alimente cum ar fi Gustul din Chicago, Illinois Restaurant Association își asumă conducerea în gestionarea vânzătorilor de alimente care participă la evenimentul anual. Pentru gustul din 2015 al Chicago, evenimentul a avut loc în parteneriat cu 60 de furnizori de produse alimentare, inclusiv 19 și noi restaurante care reprezintă multe din cartierele distincte ale orașului Chicago. Desigur, în Chicago, anumite elemente vor fi întotdeauna găsite la vânzătorii de alimente selectați pentru eveniment, inclusiv pizza, coaste, înghețată și cheesecake. Festivalul dvs. de mâncare comunitară va avea probabil și alimentele tradiționale.
Este un loc râvnit pentru a fi selectat ca un furnizor de restaurante care participă la acest festival special de hrană, iar criteriile cer ca participanții să fie restaurante locale care reflectă cartierele din Chicago. În plus, trebuie să fie capabili să se ocupe de volum și să aibă un statut complet curat în oraș. Restaurantele participante se supun următoarelor cursuri și verificări:
- Finalizați Illinois Restaurant Association Summer Festival Sanitation Certificate Course
- Departamentul de Sanatate Publica din Chicago viziteaza cabinele de trei ori pe zi
- Gestionați fluxul de inventar între cabinele lor și camioanele frigorifice
Când vine vorba de evenimentul dvs. comunitar, gândiți-vă la ce criterii s-ar putea cere de la vânzătorii de alimente participanți și cât de mulți ar dori să aibă. Primul an poate fi dificil, dar cu reușitele fiecărui an veți găsi probabil că aveți participanți tot mai des dispuși.
Programare
Gustul din Chicago este un eveniment comunitar general. Asta inseamna ca in timp ce "mancarea" este ceea ce atrage multimile, alte activitati pastreaza oamenii acolo. De-a lungul anilor, echipa de programare a încorporat în programul general următoarele numeroase elemente:
- Concerte gratuite pe mai multe etape (artiști naționali și locali)
- Pavilion demonstrații de gătit cu bucătari de top și cu autorii cărților de bucătărie
- Satul de familie, inclusiv o scenă pentru copii
- Cort de mediu pentru educația "verde"
- Pavilion sportiv cu sfaturi de fitness
- Pavilionul internațional (cumpărături)
- La 2 mile de mers pe jos
- Furnizori de alimente
- Budweiser Clydesdales și tovarășii lor Dalmațieni
- Jocuri de distracție
- Program de focuri de artificii
- Ceremonia de deschidere
Luați în considerare alte programe și activități pe care doriți să le includeți în festivalul dvs. de produse alimentare.
Sponsorizare
Gustul din Chicago implică mai multe categorii de sponsorizări , care reprezintă o sursă majoră de finanțare și sprijin în natură. Întreprinzătorii corporativi și planificatorii evenimentelor corporative tind să participe la evenimente comunitare, cum ar fi Gustul, pentru a-și consolida brandul și pentru a câștiga expunere.
Ospitalitatea este un element pe care unii dintre sponsori îl includ în pachetele lor, permițând acelor sponsori să primească acces favorabil la unele zone de ședere și corturi private pentru a-și găzdui propriile evenimente de client.
Tipurile de sponsori la Gust au inclus următoarele:
- Comunicații celulare
- Magazin alimentar
- Companii de bauturi
- Magazine și bănci cu amănuntul
- Companie aeriană și hoteluri
- Mass-media
- automakers
- Furnizori de alimente
- Restaurante
- Fitness și organizații de îngrijire a sănătății
- City Park District și Transportul public
Luați în considerare ce sponsori corporativi locali ar putea fi interesați să vă finanțeze evenimentul comunității și să vă gândiți la ce fel de pachete și avantaje le-ați putea oferi acelor sponsori.
Marketing / Relații publice
Comercianții care lucrează la Gustul din Chicago se află într-o poziție de invidiat, deoarece este tipul de eveniment care atrage automat atenția mass-media în Chicago și în alte părți. Mai bine, sponsorii media ajută la promovarea gustului. Aceasta înseamnă că Biroul primăriilor de evenimente speciale nu trebuie să cheltuiască prea mult pe forme tradiționale de publicitate pentru a răspândi cuvântul și pentru a promova evenimentul .
Agenții de marketing promovează evenimentul scriind comunicate de presă dedicate fiecărei zone ale evenimentului, menținând site-ul evenimentului și realizând broșura de eveniment. Aceste elemente necesită o colaborare strânsă cu toate celelalte zone funcționale pentru a documenta programarea și modificarea conținutului în momentul în care apar.
La început, poate fi dificil pentru festivalurile comunitare de hrană pentru a obține un fel de expunere pe care evenimente mari și bine-cunoscute, cum ar fi gustul de la Chicago. Însă luați în considerare ce mijloace de informare în masă ați putea să ajungeți la presa liberă și să începeți planificarea materialelor de marketing pe care echipa dvs. de marketing le va gestiona ca un site web, pliante și broșuri.