10 sfaturi pentru evenimentele interne de succes ale companiei
Dacă v-ați însărcinat cu planificarea petrecerii anuale a angajaților pentru compania dvs., urmați câteva instrucțiuni de bază pentru a obține cele mai multe din evenimentul dvs. special și vă poate ajuta să reduceți costurile fără a afecta calitatea acestuia. Evaluând cu atenție cel mai bun mod de a aborda și de a executa această petrecere de vacanță, puteți crea o experiență care nu numai că mărește moralul companiei, ci și crește nivelurile de satisfacție și păstrare a angajaților.
Este important să începeți cu elementele de bază - ce temă ar trebui să aibă petrecerea, unde ar trebui să aibă loc, cât de mulți oameni vin, când ar trebui să se întâmple și ce fel de alimente și băuturi vor fi servite cu ocazia - înainte de a trece la o planificare specializată și, eventual, executarea evenimentului.
01 - Elementele de bază ale unui eveniment de vacanță
Desigur, ca orice alt eveniment sau proiect, trebuie să creați un plan de proiect care să identifice detaliile evenimentului pentru petrecerea de vacanță a angajatului. Tema, locul, ora, data, numarul clientilor, selectia alimentelor si a bauturilor, decorul si agenda evenimentului trebuie sa fie luate in considerare inainte de a incepe sa va executati evenimentul.
Fiecare partid bun are nevoie de aceste elemente de bază pentru a avea succes, dar nu totul trebuie pus în piatră înainte să începeți să vă îndepliniți nevoile (cum ar fi asigurarea unei locații, rezervarea unui furnizor sau planificarea unei agende).
Deși există multe modalități de abordare a acestor decizii, iar deciziile pentru idei de nivel superior cum ar fi tema și calendarul cad adesea pe directorii companiei în locul producătorului de evenimente, este mai bine să lucrați cu o echipă pentru a decide care sunt detaliile potrivite pentru dvs. companie.
02 - Alegeți ora cea mai eficientă pentru a țineți evenimentul
Din păcate, nu toată lumea poate avea ocazia de a participa la eveniment, deoarece cineva trebuie să rămână înapoi și să răspundă la solicitările și cererile clienților. Dar un eveniment de oră de prânz permite organizației să controleze costurile și reduce obligațiile privind timpul personal și angajamentele angajaților.
Evident, în cazul în care organizația nu găzduiește un program de prânz, atunci vor găzdui un eveniment de seară, care va permite participarea mai multor angajați, dar poate fi adesea cu costuri mai mari, în funcție de ce seară a săptămânii evenimentul are loc.
Deci, cum obții cel mai mare bang pentru dolar ? În timp ce unii ar putea crede că vineri este cea mai bună zi pentru a organiza evenimentul, deoarece majoritatea angajaților vor fi plecați în weekend, vineri este cea mai populară zi a săptămânii la restaurante și alte locuri - timpul cel mai scump. Puține organizații vor dori să ia în considerare duminică seara, așa că se pare că următoarea opțiune viitoare ar putea fi luni noaptea.
03 - Luați în considerare găzduirea unei petreceri în afara sezonului
Începutul lunii octombrie și sfârșitul lunii ianuarie sunt momente minunate pentru a organiza o petrecere de apreciere anuală, deoarece puteți găsi o disponibilitate sporită a opțiunilor de la fața locului, economisiți bani pentru cheltuielile de catering și, eventual, obțineți oferte mai bune pentru pachetele de petrecere în timpul acestui eveniment în afara sezonului.
Un dezavantaj în crearea unei petreceri anuale de apreciere în loc de a sărbători sărbătorile anuale comune este faptul că angajații ar putea să nu-și amintească acest lucru ca o tradiție, precum și petreceri de Crăciun sau de Anul Nou. Veți dori să vă asigurați că ați făcut hype în jurul evenimentului dacă nu este o petrecere tradițională de vacanță.
04 - Alegeți o echipă care să ajute la executarea evenimentului
Deciderea mărimii potrivite a echipei și selectarea celor mai buni membri ai echipei sunt esențiale pentru a face evenimentul dvs. un succes cu cât mai puțin hassle posibil. În cele din urmă, însă, nu este vorba de dimensiunea comitetului, ci de calitatea celor care lucrează asupra acestuia, care determină calitatea unei echipe de planificare a evenimentelor.
Un grup mai mic de persoane probabil va face ca planificarea să fie mai eficientă și mai rentabilă, însă multe organizații implică un comitet mare de indivizi, astfel încât vocile angajaților să fie reprezentate în fazele de planificare și execuție. Cu toate acestea, timpul petrecut pentru a planifica un astfel de eveniment poate să se îndepărteze de productivitatea zilnică a celor implicați, așadar puteți lua în considerare crearea unei echipe mai mici de persoane care sunt împuternicite să ia decizii pentru grupul mai mare.
Alegeți acești indivizi pentru capacitatea lor de a influența pozitiv ceilalți angajați și de a folosi această sarcină ca recompensă sau stimulent pentru cei aleși. Planificatorul evenimentului organizației ar trebui să colaboreze cu un lider împuternicit în resurse umane sau marketing - cineva autorizat să aprobe planul - pentru a ajuta la conducerea acestor decizii și a alege cei mai buni membri ai echipei.
05 - Creați un meniu de vacanță cu costuri reduse
Plăcile alimentare sunt adesea mai rentabile decât bufetele și ele pot fi prezentate mult mai elegant decât dacă toți stau în linie și servesc singuri.
Desigur, meniul dvs. trebuie să consolideze tema evenimentului dvs. și ar trebui să încercați să alegeți elemente care să includă culorile sau marca dvs. de eveniment, dar asta nu înseamnă că trebuie să închiriați lenjerii scumpe de vacanță scumpe și alte materiale.
Alegerea elementelor modeste sau a fructelor proaspete pentru centrele principale, limitarea consumului de alcool și găzduirea într-un loc unde există decorațiuni standard de vacanță și opțiuni de tarifare a alimentelor sunt totodată modalități excelente de a reduce costurile, oferind în același timp angajaților o experiență bună.
06 - Decideți asupra nivelurilor și limitelor consumului de alcool
Cu toate acestea, majoritatea angajaților nu doresc să participe la un eveniment al companiei care nu conține o formă de băuturi alcoolice. Din acest motiv, doriți să vă restrângeți selecția de băuturi sau chiar să creați cocteiluri ieftine de semnătură pentru a reduce costurile și pentru a menține nivelurile de intoxicare în jos.
De asemenea, puteți lua în considerare limitarea selecției numai la vin, închiderea mai devreme a barului și oferirea de băuturi numai în timpul mesei pentru a ajuta la reducerea costurilor suplimentare și pentru a limita suma pe care angajații o consumă în timp ce reprezintă compania la evenimentul dvs.
07 - Amintiți angajaților de eticheta corectă
Etichetele greșite pentru a evita la petrecerea de vacanță includ evitarea consumului excesiv de alcool, mâncare, vorbire sau plângere, sosirea prea devreme sau plecarea prea târziu, îmbrăcăminte necorespunzătoare și aducerea oaspeților excesivi - toate acestea nu numai că pot influența experiențele altora la eveniment dar și costurile companiei.
Deși o petrecere de vacanță anuală a companiei este menită să aducă echipa împreună și să reducă inhibițiile frecvent întâlnite la locul de muncă, reamintiți-le oaspeților dvs. că aceștia încă reprezintă compania, chiar și atunci când participă la acest eveniment după lucru și de aceea se așteaptă să se comporte într-un mod potrivită pentru locul de muncă.
08 - Luați în considerare crearea unui schimb de cadouri
În general, multe organizații includ de fapt un schimb de cadouri între angajați la petrecerile lor de vacanță. Cu toate acestea, dacă organizația este mai mare, poate că aceasta este mai bine lasată la nivel departamental decât la evenimentul tuturor angajaților, deoarece organizarea pe o asemenea scară se poate dovedi dificilă - mai ales dacă nu sunteți familiarizați cu anumite departamente și angajații acestora.
Cu toate acestea, dacă există un schimb de cadouri, poate că ar fi mai bine ca gazda sau organizatorul să solicite un cadou financiar - probabil $ 10 - pentru a evita problemele legate de prețurile cadourilor.
În plus, înființarea unui "model de culoare albă" sau a unui tip similar de schimb de cadouri, la care toată lumea din companie este invitată să participe la nivel individual, ar putea ajuta la prevenirea coșmarurilor organizaționale sau a evenimentelor în care un oaspete nu primește un cadou, pentru a aduce unul.
09 - Luați în considerare dacă strângerea de fonduri este potrivită pentru evenimentul dvs.
Alimentele, îmbrăcămintea și jucăriile sunt parte a culturii în multe organizații, în timp ce unele stimulează donarea de numerar, dar acest lucru nu înseamnă neapărat că partidul dvs. de apreciere a angajaților la nivelul întregii companii este locul potrivit pentru o oportunitate de strângere de fonduri.
Deși este foarte util să asociați o anumită cauză petrecerii de vacanță, ar putea fi de ajutor ca organizația să încurajeze numai cadouri non-cash și donații în natură care ar putea beneficia de sprijinul carității. În acest fel, tuturor i se permite să ofere un cadou la o valoare care să se potrivească bugetelor proprii.
10 - Evaluați sponsorizările vânzătorilor pentru evenimentul dvs.
Unii oameni ar putea crede că obținerea sponsorilor vânzătorului este o modalitate excelentă de a compensa costurile petrecerii anuale a acestora; cu toate acestea, planificatorii evenimentelor și clienții lor ar putea dori să rămână axat pe obiectivul petrecerii lor de vacanță de apreciere a angajaților, mai degrabă decât externalizarea costurilor pentru vânzătorii sponsorizați.
Angajații consideră că costul acestor evenimente speciale ar trebui acoperit din bugetul de funcționare al angajatorului. Dacă organizația nu își poate permite să găzduiască un eveniment de apreciere pentru angajații săi sau dacă nu face parte din planul de afaceri din nici un motiv, atunci angajatorul nu ar trebui să caute venituri externe pentru acoperirea costurilor prin sponsorizări.