Având în vedere că gustul din Chicago a început pentru prima oară în 1980, planificatorii pentru Taste au o experiență vastă în planificarea unui festival comunitar de produse alimentare. Primăria de evenimente speciale gestionează programul și supraveghează planificarea și execuția. Echipa de management oferă următoarele sfaturi pentru cei care pot crea pentru prima dată un festival similar sau pentru a extinde elementele de programare pentru un festival existent.
01 - Sfaturi pentru managerii de festivaluri generale
Directorul general este persoana care administrează diferitele elemente ale festivalului. Mary Slowik, director general pentru Taste of Chicago, oferă următoarele sugestii:
- Identificați-vă publicul și determinați dacă doresc un festival.
- Dacă există deja un program similar, evitați dublarea.
- Câștigați buy-in în cazul în care doriți să organizați evenimentul.
- Variați programarea pentru un eveniment general de audiență.
- Asigurați-vă că spațiul poate găzdui mulțimile.
- Asigurați-vă că furnizorii pot gestiona volumele participanților.
- Creați un buget și obțineți oferte de la companii de renume.
- Dacă aceasta este prima dată când planificați evenimentul, angajați un vânzător de festivaluri în afara.
02 - Sfaturi pentru managerii de operațiuni ale festivalului
Managerul de operațiuni supraveghează pregătirea site-ului, stadiul și producția, suportul evenimentelor și securitatea. John Truck, manager de operațiuni pentru gustul Chicago din ultimii 19 ani, recomandă următoarele:
- Festivalurile necesită lucrul cu oamenii, așa că fii pregătit să rămâi dinamic și fluid.
- Mai sigur veți obține un bun echipament la un preț bun.
- Asigurați-vă că ați închiriat etaje structurate și schele.
- Obțineți sumele licitate și verificați istoricul tuturor furnizorilor, inclusiv referințele.
- Păstrați standardele ridicate și asigurați-vă că totul rămâne sub control.
- Faceți cunoștință cu vânzătorii zilnic în timpul programului pentru a gestiona echipajele de lucru.
- Fii atent la cuvântul tău și vânzătorii, artiștii și oamenii de hrană se vor întoarce și vor lucra cu tine.
03 - Sfaturi de management al sponsorizării festivalului
Managerul de sponsorizare este persoana care lucrează pentru a obține dolari de marketing pentru a susține evenimentul. Christine Jacob, manager de sponsorizare pentru Taste, oferă următoarele sfaturi:
- Cercetați evenimente comparabile în altă parte și replicați-le succesele.
- Sprijiniți sponsorii pentru a oferi bani, bunuri și valoare publicitară.
- Creați o categorie de sponsori prezentând.
- Creați categorii mari de sponsorizări (de exemplu, auto, financiare, băuturi, mass-media etc.).
- Creați categorii de sponsori pentru fiecare zonă de programare.
- Nu permiteți sponsorilor să se deplaseze în timpul evenimentului.
- Identificați din timp cerințele sponsorului, cum ar fi electricitatea, apa etc., și informați echipa de operațiuni pentru a determina locațiile cele mai bune.
04 - Sfaturi pentru Concert de Concerte / Talent Management
Managerul de talente este persoana care negociază să aducă interpreți la un festival. Jenenne Brown Mosely, manager de talent pentru Taste of Chicago, oferă următoarele sfaturi:
- Cunoașteți bugetul dvs.: artiștii cu nume mari pot fi între 500.000 și 1 milion de dolari pentru 60-90 de minute.
- Nu exagerați pe un singur artist pentru un eveniment de mai multe zile.
- Colaborați îndeaproape cu sponsorul dvs. media pentru a ajuta la compensarea cheltuielilor.
- Negociați cu artiști care ar putea fi deja în zona din jurul evenimentului.
- Lăsați talentul să știe dacă vă oferiți concertul ca spectacol gratuit (poate reduce taxa).
- Partener cu sponsori, cum ar fi companiile aeriene și hoteluri, pentru a compensa cheltuielile pentru artiști.
- Asigurați-vă un nume grozav pentru zilele de deschidere, de mijloc și de sfârșit.
05 - sfaturi pentru marketingul festivalului
Managerul de marketing este persoana care administrează toate comunicările legate de un festival. Cindy Gatziolis, manager de marketing pentru Taste, sugerează următoarele:
- Partenerii media vă vor ajuta să reduceți nevoia de cheltuieli de publicitate.
- Incorporați festivalul în publicitatea existentă, relațiile publice și campaniile de marketing.
- Programul de producție a broșurii de imprimare a evenimentelor va contribui la limitarea termenelor de planificare a festivalului.
- Creați comunicate de presă individuale pentru fiecare element de producție al festivalului.