Cum poate un plan de continuitate a afacerii să vă protejeze compania?

Întreruperile în afaceri se pot întâmpla în orice moment și se întâmplă adesea fără notificări prealabile. Aceste evenimente neplanificate pot avea multe forme diferite - dezastre naturale, pierderi de personal cheie, încălcări ale datelor, răsturnări economice, cibernetice, dezastre IT - dar firul comun este că apariția acestor dezastre are potențialul de a încetini sau chiar de a opri, operațiunile dvs. de afaceri.

Dezastrele pot afecta fiecare afacere.

Dacă credeți că afacerea dvs. este prea mică pentru a fi în pericol, gândiți-vă din nou. Dacă luăm în considerare doar perturbațiile de securitate cibernetică, 43% din cyberattacks țintesc în mod specific întreprinderile mici. Și asta nu se referă la toate celelalte tipuri de dezastre care vă pot opri afacerea. Știind că mai mult de 40% dintre întreprinderi nu vor mai fi redeschise niciodată după un dezastru, este greu de argumentat cu poziția pe care trebuie să o planificați înainte pentru a fi de neconceput. În calitate de proprietar de afaceri, trebuie să știți exact ce să faceți pentru a vă aduce rapid afacerea înapoi și să fie difuzată rapid dacă se întâmplă ceva teribil. Aici intră un plan de continuitate a afacerii.

Ce este un plan de continuitate a afacerii?

Un plan de continuitate a afacerii conturează în mod proactiv faptul că pașii pe care îi veți lua în afacerea dvs. pentru a vă recupera de la (și, în unele cazuri, preveni) dezastrele care ar putea apărea. Scopul este de a analiza amenințările potențiale, de a identifica domeniile esențiale ale afacerii care trebuie să se concentreze în primul rând și de a sublinia în mod clar ce ar trebui să se întâmple pentru a evita pierderea veniturilor sau întreruperile susținute de afaceri.

Un plan eficient de continuitate a activității ar trebui să includă următoarele informații:

• Un rezumat al celor mai importante procese și funcții de afaceri.
• O analiză aprofundată a potențialelor amenințări care ar putea perturba operațiunile de afaceri.
• O listă a informațiilor de contact de urgență la fața locului și în afara sediului.
• Strategii de comunicare internă și externă.

• Identificarea echipei de recuperare și a responsabilităților fiecărei persoane
• Instrucțiuni clare pentru accesarea și restaurarea datelor recuperate în afara locației.
• Identificarea birourilor temporare sau a locațiilor.
• Un jurnal de schimbare care sintetizează actualizările efectuate în plan și când au fost făcute (pentru scopuri de control al versiunilor).

Cine are nevoie de unul?

Fiecare companie, de dimensiuni mari și mici, ar trebui să aibă timp să creeze un plan de continuitate a afacerii. Complexitatea planului dvs. depinde de mărimea, tipul și locația afacerii dvs., dar dacă desfășurați o afacere, trebuie să aveți un plan care să contureze ce veți face în cazul în care ceva vă amenință operațiunile.

Un plan bine dezvoltat al continuității afacerii poate proteja fiecare aspect al datelor dvs. de afaceri, locația și echipamentul fizic al afacerii, personalul, inventarul și capitalul intelectual. Dacă afacerea dvs. se confruntă cu o întrerupere și nu aveți un plan de continuitate a afacerii pentru a atenua daunele, puteți pierde venituri, personal esențial, competitivitate în industrie și chiar reputația publică pozitivă. Linia de jos este că planul de continuitate este la fel de important ca alte tipuri de planuri de afaceri , așa că ar trebui să aveți unul pentru a vă proteja compania dacă aveți nevoie de ea.

7 Sfaturi pentru crearea și utilizarea planului de continuitate a afacerii

Acum, că am acoperit importanța unui plan de continuitate a afacerii, este timpul să începeți să creați unul.

Sfaturile de mai jos vor simplifica procesul și vă vor ajuta să creați cel mai eficient plan de continuitate a afacerii posibil:

1. Utilizați un șablon : toate planurile de continuitate a afacerii au informații similare, astfel încât să vă puteți salva foarte mult timp descărcând un șablon de continuitate a afacerii și personalizându-l pentru afacerea dvs. Dați-vă un început prin descărcarea și actualizarea acestui șablon de la FEMA sau de la acesta pe TechTarget.
2. Faceți-o ușor de executat: dacă planul de continuitate a afacerii dvs. este dezorganizat și confuz, utilitatea și capacitatea de a executa în timp util vor fi limitate. Este ușor de înțeles și executat prin includerea unor instrucțiuni pas cu pas pas cu pas sau a unor liste de verificare care să contureze exact ce trebuie făcut. De asemenea, puteți realiza cu ușurință aplicații ajutoare vizuale, cum ar fi diagrame, grafice și diagrame pentru a demonstra acțiunile necesare.

1. Estimarea timpului de recuperare estimat: Un plan de continuitate a afacerii presupune realizarea de ipoteze și estimări despre ce s-ar putea întâmpla, ce va trebui făcut și cât timp va fi nevoie pentru recuperare. O modalitate de a vă asigura că aveți suficient timp pentru a vă reîntoarce afacerea este prin adăugarea în timp suplimentar de recuperare pentru a reveni și a funcționa. Acest lucru poate oferi afacerii dvs. o mică cameră de respirație în timpul fazei de recuperare.
2. Testați-l cu atenție: evitați crearea planului de continuitate a afacerii dvs. și sperând în cele mai bune. Ar trebui să încercați și să planificați mai multe run-through-uri pentru a vă asigura că toate zonele cele mai critice de afaceri sunt încorporate și planificate în mod adecvat.
3. Actualizați informațiile în mod regulat : Nu lăsați planul să stea și să strângă praful. Dacă investiți timpul necesar pentru a crea un plan de continuitate a afacerii, trebuie să petreceți timpul necesar pentru a vă asigura că este exact. Programați check-in-urile regulate (cel puțin o dată la șase luni) pentru a examina și a actualiza toate informațiile incluse în document, inclusiv personal, informații de contact, locații și strategii.
4. Împărțiți-le cu personalul-cheie: Toți cei care au responsabilități în planul de continuitate a afacerii ar trebui să fie conștienți de ele și să aibă o înțelegere clară a rolurilor pe care le vor juca în executarea planului. În multe cazuri, va fi logic să păstrați și alte persoane la un nivel mai larg, astfel încât să poată să sară și să asiste, dacă este necesar.
5. Furnizarea de formare pentru a sprijini planul: Executarea corectă a unui plan de continuitate a activității poate necesita ca unii dintre membrii personalului dvs. să depășească responsabilitățile de zi cu zi pentru a îndeplini sarcini suplimentare. Asigurați-vă că aveți timp pentru a instrui fiecare dintre acești angajați cu privire la ceea ce trebuie să facă, astfel încât nu există un decalaj de cunoștințe dacă planul trebuie pus în acțiune.

Odată ce planul de continuitate a afacerii dvs. este creat, ar trebui să dezvoltați, de asemenea, un plan de recuperare în caz de dezastru pe care îl puteți executa pentru a vă aduce operațiunile înapoi în situația în care apare un dezastru.