În plus față de planificarea fiscală, luna decembrie este și timpul pentru a finaliza sarcinile de salarizare de la sfârșitul anului și pentru a vă pregăti noul an de salarizare. Iată câteva câteva mementouri care vă vor ajuta să vă închideți salariul pentru acest an și să vă pregătiți pentru impozitele pe salariile de anul viitor
Formularul W-4 al angajatului - Certificat privind alocația de reținere a angajatului
Angajații pot completa formularele W-4 în orice moment, iar sfârșitul anului calendaristic este un moment bun pentru a le reaminti să-și revadă W-4 pentru a vă asigura că informațiile sunt corecte și că suma pe care doresc să o rețină din impozitele federale pe venit este corectă .
Dacă statul dvs. impune impozitul pe venit, angajații ar trebui să verifice, de asemenea, formularul de reținere a impozitului pe venit al statului pentru modificări și sumele reținute. Doar un memento că angajații își pot schimba formularele W-4 ori de câte ori doresc pe tot parcursul anului, desigur, nu mai mult decât o singură dată pentru un singur salariu.
Formularul W-9 ne-angajat - Cerere de identificare și certificare a contribuabilului
Un formular W-9 este similar cu formularul W-2, dar este pentru cei care nu sunt angajați. Formularul W-9 este folosit pentru a verifica adresa persoanei și numărul de identificare fiscală. Numărul de identificare fiscală este cea mai importantă informație, deoarece IRS folosește acest lucru pentru a se potrivi cu 1099s depuse de contribuabili cu 1099s depuși de angajatori.
Comandați Formulare W-2 și Formulare 1099-MISC
Dacă trimiteți propriile formulare W-2 (fișa fiscală pentru angajați) și formularele 1099-MISC (rezumat fiscal pentru antreprenorii independenți), acum este momentul să comandați formulare pentru acest an fiscal.
Dacă aveți un serviciu de salarizare, verificați dacă aveți nevoie de ele pentru a pregăti aceste formulare în ianuarie. Rețineți că formularele W-2 și formularele 1099-MISC trebuie trimise persoanelor fizice înainte de sfârșitul lunii ianuarie.
Aveți posibilitatea să obțineți formularele W-2 din magazinele de aprovizionare de birouri sau de la IRS. Nu puteți utiliza un formular W-2 pe care îl descărcați de pe Internet, deoarece cerneala roșie de pe copia A este specială și nu poate fi copiată.
Trebuie să utilizați formularul oficial.
Citiți mai multe despre W-2s și 1099s
Verificați numele angajaților și numerele de securitate socială (SSN)
Înainte de a pregăti formularele W-2, verificați cu Administrația de Securitate Socială să vă asigurați că numele angajaților și numerele de securitate socială sunt corecte și corecte. Pentru mai multe informații, consultați secțiunea SSA privind serviciile de afaceri online.
Verificați informațiile care nu sunt angajate înainte de a trimite formularele 1099-MISC.
Înainte de a trimite un non-angajat, cum ar fi antreprenorul sau afacerea pe care ați plătit, trebuie să verificați numărul de identificare fiscală pentru acea persoană. După cum sa menționat mai sus, va trebui să trimiteți un formular W-9 pentru a obține numărul de identificare al adresei și al taxei.
Alte sarcini privind impozitul pe salariu la sfârșitul anului
- Asigurați-vă că salariile angajaților sunt înregistrate în anul corect. Folosirea conceptului contabil de primire constructivă ca dată la care persoana are acces nerestricționat la fonduri este ceea ce contează. Deci, puneți astfel salariile în anul corect prin utilizarea datei salariului. Dacă plătiți salariile angajaților pentru ultima săptămână din luna decembrie, dar salariul este datat în ianuarie, acel venit este înscris în ianuarie. Excepția este dacă, dintr-un anumit motiv, plătiți salariile în luna decembrie, pentru salariați, pentru salariile datorate pentru luna ianuarie. Citiți mai multe despre plata salariilor la sfârșitul anului, precum și despre alte probleme legate de venituri și cheltuieli de la sfârșitul anului.
- Determinați modul în care vă veți ocupa de salariile angajaților care nu au fost încasate pentru o perioadă lungă de timp. Trebuie să faceți un efort sincer pentru a găsi angajatul (utilizați scrisori certificate pentru a putea arăta că scrisoarea nu a fost livrată). Dacă nu puteți găsi angajatul, vi se cere de legea statului să întoarcă salariile neachitate la departamentul de venituri al statului. Ei vor continua să lucreze pentru a găsi individul. De asemenea, va trebui să țineți cont de responsabilitatea salarizării pentru salariul neachitat în sistemul dvs. contabil. Modul în care este gestionat depinde de probabilitatea ca angajatul să plătească cecul.
- Determinați cuantumurile impozabile pentru salariații W-2 pentru anumite beneficii, inclusiv procentele pentru utilizarea personală a vehiculelor companiei și a telefoanelor mobile de către proprietari și angajați și cheltuielile educaționale plătite de angajator care pot fi impozabile. Consultați consultantul fiscal cu privire la cerințele de raportare pentru aceste beneficii.