Stabiliți un plan pentru solicitările de întreținere

Ce trebuie să faceți înainte de apariția unei probleme

Chiriașii vor avea cereri de întreținere, este inevitabil. În calitate de proprietar, este în interesul dumneavoastră să vă planificați un plan de gestionare a acestor solicitări încă de la început. Având un sistem de tratare a acestor reclamații, veți contribui la minimizarea stresului atunci când vă ocupați de cereri.

Care este sistemul dvs. pentru gestionarea plângerilor?

Pentru a simplifica tratarea reclamațiilor, ar trebui să aveți un sistem pe care locatarii să-l poată urma atunci când trebuie să vă avertizeze asupra unei cereri de întreținere.

Există două modalități de bază:

1. Solicitare formală: Unii proprietari preferă ca chiriașii să prezinte cereri de întreținere printr-un proces formal. Acest proces trebuie clar definit ca parte a contractului de închiriere .
   
   Acest proces implică de obicei un fel de solicitare scrisă. Cererea va include de obicei următoarele informații:
   
   • Numele Tenantului
   • Adresa
   • Numărul de unitate
   • Numar de telefon
   • Data plângerii
   • Tip de plângere
   • Descrierea plângerii
   • Cerințe Speciale
   Ar putea fi:
   
   • Un formular online - Dacă aveți un site web pentru investițiile în proprietăți , vă recomandăm să adăugați o zonă pentru cererile de întreținere. Chiriașul ar trebui pur și simplu să meargă pe site-ul dvs., să completeze formularul și să trimită mesajul.
     
     sau
     
   • Un formular de hârtie - aceasta ar fi o copie pe hârtie pe care chiriașul o va scana și va trimite prin e-mail către dvs., prin fax, prin livrarea manuală sau prin plasarea într-un fel de cutie poștală pe care ați dedicat-o pentru astfel de solicitări.

   Asigurați-vă că aveți, de asemenea, proceduri de urgență în locurile în care chiriașii au capacitatea de a vă contacta, un manager de proprietate sau un reparator după orele normale de lucru în cazul unei solicitări de întreținere care necesită o atenție imediată, cum ar fi o țeavă de explozie sau o lipsă de căldură în timpul iernii .

1. Cerere informală: O altă opțiune pentru proprietari este cererea informală. Cu acest tip de solicitare, în cazul în care un chiriaș are o problemă de întreținere, aceștia vă vor suna sau vă vor trimite prin e-mail, în funcție de forma preferată de comunicare, și vor explica situația. Solicitările telefonice vor avea loc în timpul programului normal de lucru pe care l-ați stabilit, cu excepția cazului în care este o situație de urgență, caz în care acestea vor respecta procedurile de urgență pe care le aveți în vigoare.

Cine se va ocupa de cererile de întreținere?

Trebuie să decideți cine va fi responsabil de tratarea plângerilor și cererilor de întreținere, astfel încât să nu vă prindeți atunci când reclamațiile vin. Angajatorii vor trebui să știe cine trebuie să contacteze atunci când au o problemă.

• Dumneavoastră : Veți fi responsabil pentru rezolvarea cererilor de întreținere? Vă simțiți confortabil să vă contactați chiriașii pentru astfel de solicitări? Te simți confortabil să intri în apartamente ale unui chiriaș pentru astfel de solicitări? Aveți baza de cunoștințe și abilitățile necesare pentru a efectua lucrări de reparații sanitare și electrice sau va trebui să angajați un specialist?
  
  Dacă decideți că vă veți lua singur aceste solicitări de întreținere, trebuie să recunoașteți setul de calificări. În timp ce s-ar putea să știți cum să fixați o ușă de ușă, opriți o supapă de apă principală și o podea, știți cum să lipiți o conductă sau să instalați detectoare de fum fixate? Este important să înțelegeți limitările de la început pentru a putea planifica în mod corespunzător pentru reparații pe care nu le puteți rezolva.
  
• Un manager de proprietate : Îl veți angaja pe un manager de proprietăți pentru a avea grijă de cererile de întreținere? Dacă nu vă simțiți confortabil să efectuați cereri de întreținere sau pur și simplu nu doriți să vă deranjați, puteți angaja o companie de administrare a proprietății pentru a face acest lucru. Ei vor avea fie o echipă calificată de manechin pe personal, fie vor angaja contractori externi pentru a îndeplini aceste solicitări. Deși este o opțiune mai costisitoare, aceasta vă salvează durerea de cap de a avea de a face cu cererile de întreținere constante și vă salvează costurile ocazionale de timp pe care le puteți aloca spre eforturi mai productive.
  

• Cineva altcineva : În cazul în care nu aveți abilitățile, cunoștințele sau dorința de a vă ocupa de plângerea unui chiriaș și nu doriți să cheltuiți banii pentru a angaja o companie de administrare a proprietății pentru a face acest lucru, nu vă puteți lăsa proprietatea să cadă în dezordine , trebuie să aveți pe cineva care să aibă grijă de aceste probleme. Cu această opțiune, nu veți plăti cuiva un salariu lunar; mai degrabă, le veți plăti pentru a avea grijă de fiecare problemă individuală, în măsura în care apare.

  Trebuie să faceți cercetările și să găsiți reparatori și contractori locali în zona dvs. Veți dori să căutați:

  • A Handyman - Cine se ocupă de reparațiile de bază.
  • Un electrician - cine va avea grijă de probleme electrice.
  • Un instalator - Cine se poate ocupa de probleme de conducte și drenaj.
  • Ultimele nopți și week - end -Asigurați-vă că știți, de asemenea, orele aceste persoane vor fi disponibile. Dacă acestea nu sunt disponibile la ore impare, trebuie să vă asigurați că aveți pe cineva care este. Nu doriți să căutați frenez pentru un reparator de rezervă atunci când vă aflați în luna de miere în Hawaii la ora 2 dimineața
  • Numerele de contact de urgență - Aveți mereu la dispoziție numerele centrului de incendiu local, al secției de poliție și al centrului de control al otrăvurilor.