Elaborarea unui plan pentru probleme de întreținere
Mai întâi trebuie să dezvoltați planul de bază pentru rezolvarea cererilor de întreținere. Decideți cum vor fi depuse cererile și cine va răspunde la cerere. * Dacă ați decis să angajați o societate de administrare a proprietății pentru a răspunde acestor solicitări, atunci va fi de datoria dvs. să monitorizați compania de administrare pentru a vă asigura că gestionează toate solicitările rapid și competent.
Primeste solicitarea locatarului
Dacă nu ați externalizat probleme de întreținere unui manager de proprietate , atunci următorul pas este să primiți solicitarea chiriașului pe baza metodei preferate. Acest lucru ar putea fi prin telefon, e-mail, text sau chiar în scris, dacă preferați. Aceste solicitări trebuie adresate în timpul orelor normale de lucru, cu excepția situațiilor de urgență.
Determinați gravitatea problemei de întreținere
Reuneste o lista de probleme comune si le ataseaza un nivel de urgenta: High, Moderate sau Low.
- Urgență ridicată - Plângerile trebuie să fie fixate sau cel puțin să fie examinate în aceeași zi sau aceeași oră, dacă este necesar.
- Urgență moderată - Reclamațiile ar trebui să fie reparate în termen de 48 de ore.
- Urgență redusă - Reclamațiile trebuie rezolvate în decurs de o săptămână.
Exemple de solicitări de urgență de urgență: Imediat
- Probleme structurale
- Lipsa de căldură în timpul iernii
- Lipsa apei calde
- (Cele mai multe) scurgeri în proprietate
- Toaletă înfundată
- Miros de gaz
- Luminile nu funcționează în zonele și coridoarele obișnuite
- Probleme de siguranță, cum ar fi uși sau ferestre care nu blochează corect / lipsesc încuietori
- Poteci, scări și căi de rulare care trebuie să fie strânse și sărate imediat după o furtună de zăpadă
Exemple de solicitări moderate de urgență: într-o manieră la timp
- Aparatele nu funcționează - Dacă este responsabilitatea dvs. să le furnizați locatarilor.
- Scurgeri de duș înfundat sau lent sau scurgere
- Lumina interioară oprește funcționarea - nu doar arderea becului. Lumina reală nu funcționează.
- Aer condiționat nu funcționează în timpul verii
- Hole mare în perete
Exemple de solicitări de urgență redusă: timpul nu este esențial
- Cracked Tile
- Grout vine
- Pardoseli deteriorate care nu creează un pericol de mers pe jos - Tăierea în covor / pată în covor / podea din lemn de esență tare necesită reparații / șadă vine
- Running toaletă
- Scurgere mică sau picurare în baterie
- Cabinetul se oprește din balamale
- Ușile apartamentului interior nu au balamale / ușile închise corespunzător
- O ciorna
- Gaură Minoră în Zid
- Turnare sau tăiere care necesită reparații
Reparații pe care nu sunteți responsabili pentru:
- Înlocuirea bateriilor în detectorul de fum al chiriașului
- Îndepărtarea gunoiului de la unitatea locatarului
- Deteriorarea cauzată de locatarul sau de oaspeții locatarului - Puteți remedia această pagubă, dar aveți dreptul să percepeți chiriașului o taxă rezonabilă, cum ar fi costul materialelor sau costul angajării unui antreprenor pentru a face acest lucru.
Determina nivelul de calificare necesar pentru problema de întreținere
Acum trebuie să determinați nivelul de calificare necesar pentru finalizarea reparației. Este ceva ce vă simțiți confortabil să faceți sau trebuie să angajați un profesionist? Dacă este necesar, apelați persoana potrivită pentru a determina disponibilitatea acestora.
Adunați materialele
Dacă efectuați reparațiile, colectați materialele corespunzătoare pentru a finaliza repararea.
Anunță chiriașul
Dacă reparația se află în interiorul unității chiriașului , sunați chiriașul pentru a determina când veți fi lăsat în interiorul unității să facă repararea. Întrebați dacă chiriașul dorește să fie acolo pentru reparații sau dacă se simt confortabil să vă permită să vă aflați în unitate atunci când nu sunt prezenți.
Dacă reparația se află într-o zonă comună a clădirii , puteți folosi judecata dvs. în funcție de urgența reparării când doriți să o reparați.
Dacă repararea necesită oprirea apei, a gazelor, a electricității sau a altora similare, trebuie să anunțați toți chiriașii din clădire înainte de a face acest lucru.
Finalizați reparația și obțineți semnătura locatarului privind problema de întreținere
- Dacă ați externalizat lucrarea: Asigurați-vă că reparatorul oferă o descriere detaliată a lucrării efectuate, a timpului necesar și a părților necesare. Asigurați-vă că reparatorul semnează și dată această declarație. Chiriașul ar trebui, de asemenea, să semneze această declarație, confirmând că lucrarea a fost într-adevăr făcută și că aceasta a fost făcută în intervalul de timp specificat.
- Dacă ați finalizat singur lucrarea: aveți chiriașul care a făcut cererea să semneze cererea de întreținere, menționând că repararea a fost făcută și că a fost făcută pentru satisfacerea lor. Asigurați-vă că acestea includ și data și ora.