Din păcate, răspunsul nu este simplu. Câțiva factori determină stabilirea unei rate, inclusiv planificarea evenimentelor , cheltuielile de funcționare, salariile și profiturile.
Realitatea este că ratele variază în funcție de locul unde vă desfășurați afacerea, tipurile de proiecte pe care le luați și ce piață este dispusă să plătească.
De asemenea, depinde de piața țintă. Adică, clientul sau perspectiva dvs. va avea în vedere un buget țintă, iar serviciile dvs. trebuie să fie competitive în acești parametri.
Planificatorii de evenimente planifică structura taxelor
Cu toate acestea, dacă doriți să începeți o afacere cu jumătate de normă sau chiar cu normă întreagă, există aproximativ cinci moduri de a structura taxa de participare la eveniment și de a vă cita costurile pentru clienții dvs.:
- Plata pentru proiectul plat
- Procentul cheltuielilor
- Rata orară
- Procentajul cheltuielilor plus rata orară
- Comisioane rambursabile
Pentru următoarele explicații și exemple, să presupunem că doriți să câștigați în medie 75 USD pe oră pentru serviciile dvs.
Taxele bazate pe o rată a proiectului net
Mulți clienți preferă să știe cât de mult va costa un proiect, inclusiv toate taxele. Ca planificator de evenimente , pentru a oferi acest lucru, trebuie să stabiliți o taxă fixă și să determinați ce servicii vor fi acoperite pentru această sumă.
Acest lucru determină responsabilitatea administrării unui buget direct asupra dvs., a planificatorului și necesită anticiparea unei serii de scenarii în care circumstanțele se pot schimba. În acest scenariu, clientul poate contracta direct cu planificatorul evenimentului pentru a coordona toate logistica, catering, locul de desfășurare, cheltuielile de cazare etc.
Cheltuielile plătite de proiect se folosesc în mod obișnuit pentru evenimentele ambalate, cum ar fi cele găsite în programele de marketing sportiv, și pot fi calculate pe bază de persoană, cu multe stipulări și restricții.
De exemplu, presupuneți că sunteți angajat pentru a organiza un tur al orașului istoric de o zi pentru 15 persoane. Clientul tău dorește să citezi o taxă fixă pentru transport, un ghid privat, masa de prânz și toate taxele de admitere la locații; cu toate acestea, ea solicită de asemenea să furnizați o defalcare la nivel înalt a fiecărui element de cheltuială.
În acest scenariu, trebuie să negociați / să calculați costul tuturor serviciilor, inclusiv timpul acordat, și să citați suma totală a cheltuielilor. Responsabilitatea / riscul planificatorului evenimentului va fi identificarea depozitelor necesare, plata pentru toate serviciile și responsabilitatea pentru toate contractele de servicii.
Taxe bazate pe un procentaj al cheltuielilor
În medie, cei mai mulți planificatori de evenimente calificați ar trebui să se simtă confortabil cu tarifarea între 15-20% din costul total al unui eveniment ca parte a taxei. În funcție de complexitatea programului și de timpul necesar pentru planificarea și executarea unui eveniment, uneori acest lucru este suficient pentru a acoperi întregul cost al planificatorului și sursa de profit.
De exemplu, presupuneți că sunteți angajat să organizați o cină privată la un restaurant exclusivist pentru 40 de persoane, cu o medie de 175 USD pe persoană.
Să presupunem că vă durează un total de 15 ore pentru a vă întâlni cu clientul dvs., planificați, participați și finalizați toate acțiunile de urmărire a acestui eveniment. Dacă percepeți o rată de 18% din totalul cheltuielilor, veți câștiga doar puțin mai mult decât rata orară dorită de 75 USD / oră:
175 x 40 de invitați = 7000 x 18% = 1,260 $
15 ore x 75 USD / oră = 1,125 USD
În cazul în care clientul se angajează în mod direct cu dvs. pentru toate serviciile, taxa de cheltuială a evenimentului subtotal pentru client ar fi un total de 8.260 $.
Taxe pe baza ratei orare
Unii clienți preferă planificatorul evenimentului să citeze o rată orară pentru servicii și să estimeze numărul total de ore pentru a gestiona și executa un anumit program client. Poate părea similar cu rata de proiect plat, dar permite o mai mare flexibilitate din partea celor două părți pentru a se adapta modificărilor care ar putea fi necesare pe parcurs.
Mulți planificatori de evenimente de afaceri vor factura pe oră pentru servicii. Acesta permite unui client să știe cât de mult va costa angajarea serviciilor dvs. și să îi permită să calculeze un buget rezonabil. Frecvent, motivul pentru aceasta este pentru că clientul dorește să aibă o mai bună manevră asupra oricăror cheltuieli neașteptate.
Amintiți-vă întotdeauna să definiți parametri atent în jurul așteptărilor, astfel încât ambele părți să fie de acord cu privire la ce servicii vor fi furnizate. Ca planificator de evenimente, trebuie să includeți o referință la facturare pentru toate cheltuielile de afaceri rezonabile care ar putea fi suportate.
Unii planificatori de evenimente pot marca cheltuielile de exploatare, cum ar fi transportul maritim, închirierea de mașini și alte elemente diverse de cheltuieli cu până la 15-20%, în timp ce altele nu; dacă faceți acest lucru, ar trebui să dezvăluiți aceste marcări și să obțineți în prealabil acordul cu clientul.
Când este vorba de ratele orare de planificare a evenimentelor, este de asemenea important să determinați cât de frecvent puteți plăti pentru timpul acordat.
De exemplu, să presupunem că un client vă angajează în luna octombrie pentru a organiza un seminar de o zi în martie. Serviciile dvs. sunt contractate pentru a sursa și a negocia pentru locație, servicii de catering , A / V și pentru a contribui la crearea unui număr limitat de elemente de comunicare (adică invitații, agendă, formulare de evaluare etc.).
De asemenea, clientul dvs. vă angajează să furnizați servicii de management la fața locului. Veți stabili un acord în avans că veți factura pentru serviciile identificate la momente diferite și veți trimite facturi pentru toate serviciile efectuate până în prezent, săptămânal, biweekly sau lunar.
În cadrul acestui acord, dvs. și clientul dvs. trebuie să elaborați o declarație detaliată de lucru care să includă responsabilitățile preconizate ale ambelor părți. Apoi, puteți estima un buget total de ore atât de multe plus cheltuieli rezonabile (să fie clar ce pot include aceste detalii).
Taxe bazate pe procentajul cheltuielilor Plus tarif plat / rată orară
Uneori sunteți angajat pentru a organiza un eveniment și, din orice motiv, clientul preferă o rată bazată pe un procent din cheltuieli. Cu toate acestea, acest lucru nu este suficient pentru a acoperi costul întregului dvs. timp și servicii. În aceste situații, este rezonabil să vă prezentați taxele la un cost combinat în două categorii diferite.
De exemplu, un client vă angajează să organizați evenimente asociate unei conferințe. Misiunea dvs. este de a organiza două mese private și o excursie de golf, fiecare cu 50 de oaspeți. Costul total pentru aceste evenimente combinate este de aproximativ 20.000 de dolari, dar necesită aproximativ 60 de ore din timpul dvs., iar complexitatea acestui proiect poate justifica o marjă de profit mai mare. Ținând cont de asta, puteți ajunge la taxa fixă finală + tarif orar cu următoarele calcule:
Procentajul cheltuielilor estimate:
$ 20.000 x 18% = 3.600 $Estimarea ratei orare:
60 de ore x 75 USD / oră = 4,500 USDDeficitul de oră: 900 de dolari
Dacă ajungeți la un deficit, așa cum am făcut în exemplul de mai sus, puteți alege să citați 15 ore pentru a gestiona logistica mai multor furnizori externi. Citatul dvs. poate reflecta următoarele:
Cheltuieli subtotal pentru evenimente: 23.600 $
Taxă fixă: 1,125 USD (bazată pe 15 ore la 75 USD / oră)
În acest scenariu, va trebui să stabiliți cu atenție că ați estimat în mod corespunzător orele dvs. (un cont pentru a acoperi cheltuielile de funcționare nestandard, cum ar fi călătoriile personale). După cum era de așteptat, puțini clienți sunt încântați să vadă creșteri ale cheltuielilor ulterior dacă nu sunt furnizate motive justificate.
Taxe bazate pe rate comisionabile
Un alt mod în care planificatorii de evenimente pot colecta taxe pentru servicii este prin asigurarea spațiului de evenimente prin locații care oferă o rată comisionabilă. Acestea sunt taxele oferite în mod obișnuit agenților de voiaj pentru rezervarea biletelor, camerelor de hotel și altor forme de transport.
De exemplu, multe hoteluri pot extinde o rată comisionabilă de până la 10% pentru camere și alte cheltuieli.
Deși unii planificatori de evenimente vor accepta ratele comisionabile ca sursă de venit pentru ei înșiși, clienții savvier pot pune la îndoială sentimentul de loialitate al planificatorului evenimentului atunci când sunt implicate rate ale comisioanelor. Din acest motiv, mulți planificatori experimentați vor limita eventualele selecții de planificare care includ o rată comisionabilă sau vor negocia prețurile neprezentabile pentru programele lor și vor transmite acea sursă de economii direct la linia de jos a clientului.
Mai mult, unii clienți ar putea fi conștienți de faptul că există rate comisionabile și nu se așteaptă ca consultanții lor externi să factureze folosind oricare dintre celelalte metode de facturare identificate pe care le-am prezentat și plătesc în continuare o rată comisionabilă. În general, nu este considerată o formă bună de către mulți planificatori de evenimente pentru a "dubla în mod substanțial" fluxul de venituri în acest fel.
Dacă acceptați tarife comandate, cel mai bine este să nu percepeți comisioanele pentru serviciile dvs. utilizând metode alternative de facturare.
Există scenarii în care ratele comisionabile fac cel mai mult sens, cum ar fi un nonprofit mai mic sau o asociație care poate angaja serviciile dvs. pentru un eveniment de adunare sau întâlnire, iar majoritatea taxelor sunt plătite direct de către participanți și nu de organizație.
Un alt scenariu poate fi dacă clientul dvs. achiziționează cadouri de la dvs. și puteți oferi și servicii de distribuție a articolelor promoționale. În acest caz, pur și simplu negociați articolele promoționale și nu vă taxați pentru serviciile dvs. pe o oră, cu excepția cazului în care clientul dvs. este conștient de toate taxele în față.