Există variabile care trebuie luate în considerare atunci când faceți selecția. Acestea includ obiectivul evenimentului dvs., bugetul cu care lucrați, motivul pentru angajarea dvs. externă și candidații disponibili pentru această slujbă și, din fericire, există câteva resurse excelente pe care companiile le pot utiliza pentru a alege cel mai bun planificator sau producător de evenimente pentru a ajuta la crearea evenimentului companiei.
Utilizați următorul ghid pentru a vă ajuta să stabiliți dacă aveți sau nu nevoie de un planificator de evenimente pentru următorul eveniment al companiei dvs. și, dacă vreți, cum să selectați cel mai bun candidat pentru această lucrare.
Determinați-vă obiectivul evenimentului și nevoia de planificator de evenimente
Majoritatea oamenilor cred că angajarea unui planificator de evenimente sau a unui furnizor de evenimente externe începe prin stabilirea bugetului evenimentului , însă adevărul este că este mai important să începeți prin definirea motivului pentru care doriți să organizați un eveniment în primul rând. Înainte de a ajunge la o resursă externă sau internă care vă va ajuta să planificați acel eveniment, doriți să fiți în măsură să împărtășiți obiectivele importante ale evenimentului. Răspundeți la întrebările dvs. relevante despre cine, ce, unde, când, de ce și cum - va fi suficient timp pentru a face ajustări mai târziu.
Odată ce v-ați definit obiectivele, vor apărea câteva idei clare despre ce temă și mesaj doriți să transmiteți la evenimentul dvs. Dar, cel mai important, veți dori să determinați ce activități și servicii aveți nevoie de resursele externe pentru a le gestiona în numele dumneavoastră.
Veți dori să determinați ce buget aveți pentru un planificator și dacă acesta vă va ajuta să selectați locația, să construiți meniurile și să faceți recomandări privind opțiunile pentru alimente și băuturi, difuzoare sursă și divertisment, să fiți la fața locului pentru nevoile zilei de producție, și / sau de a ajuta la crearea documentelor importante de comunicare, cum ar fi invitațiile și lista de invitați.
Dacă vă planificați singur evenimentul și aveți oricare dintre aceste nevoi nesatisfăcute, este posibil să doriți să angajați un planificator de evenimente pentru a gestiona aceste sarcini și responsabilități.
Utilizați sursele locale pentru a găsi un planificator de evenimente calificat
Adesea, oamenii cred că cuvântul din gură este cel mai bun mod de a angaja un planificator de evenimente pentru petrecerea aniversară, întâlnirea de afaceri pentru micul dejun, retragerea de weekend sau alt tip de eveniment și, cu siguranță, nu este probabil cea mai eficientă abordare.
Dacă încercați să găsiți cel mai bun planificator de evenimente pentru afacerea dvs., este mai bine să cercetați pe cineva care are experiență și are o reputație puternică în cadrul comunității de planificatori de evenimente. Word of mouth oferă o oportunitate pentru vânzări ușoare pentru un planificator care dorește să găsească noi clienți, dar reputația colegilor este foarte eficientă.
Indiferent dacă este vorba despre un eveniment social sau o întâlnire corporativă, în general, regulile de angajare a unui planificator de eveniment sau a unui furnizor de catering rămân aceleași: doriți să angajați pe cineva care are experiență în crearea tipului de eveniment.
Luați în considerare capitolele grupurilor de membri profesioniști sau consultați capitolul național sau local al Profesioniștilor de Întâlnire, Societății Speciale Internaționale de Evenimente, Asociația Națională a Directorilor de Catering.
De asemenea, este relevant să aflați cine publică articole în industria lor.
Dacă doriți să aflați cine are reputația de a oferi servicii sau expertiză într-o anumită piață, verificați la convenția locală și la biroul de vizitatori cât mai mulți dintre cei care planifică evenimente sunt membri activi și mențin relații cu camerele de comerț locale; un alt mod de a surcla experții este să ajungeți la departamentul de vânzări convențional hotelului - ei vor împărtăși cu dvs. în care au încredere.
Interviuri și discutarea nevoilor de eveniment cu solicitanții
Cei mai mulți planificatori de evenimente vor fi dornici să audă despre evenimentul dvs. specific, dar să le ofere detalii scurte la început și să se concentreze mai mult pe experiența lor în runda inițială de interviuri, timp în care trebuie să reduceți numărul candidaților până la trei solicitanți cei mai puternici.
Ar trebui să cereți fiecărui planificator de eveniment sau firmei sale să împărtășească informații despre afacerea lor, experiența cu evenimentele trecute și modul în care plănuiesc pentru situații neprevăzute, acordând o atenție deosebită modului de răspuns al solicitantului și întrebărilor ulterioare pe care ar putea să le aibă pentru compania dvs., evenimentul sau obiectivele sale.
Planificatorii buni vă vor purta o discuție pentru a afla despre obiectivele generale ale evenimentului, cronologia, bugetul, numărul de clienți și preferințele personale. Planificatorii buni vă vor pune întrebări despre organizația dvs. și veți afla despre obiectivele dvs. și evenimentul dvs. special - căutați aceste semne atunci când interviuți pentru a găsi candidați care se deosebesc de restul.
Deși nu este întotdeauna posibil să vă întâlniți pe cineva în timpul primei runde de interviuri, mai ales dacă programul dvs. este în afara orașului, acesta poate fi un pas important în alegerea planificatorului sau producătorului potrivit pentru evenimentul și compania dvs.
Întâlnirile față în față oferă o perspectivă dincolo de experiența sau experiența unui planificator în raportul său cu echipa din compania dvs. care va contribui la crearea acestui eveniment - veți dori să alegeți un candidat care nu numai că are o experiență excelentă pentru producând evenimente de calitate, dar și unul care se alătură echipei tale.
Restrângerea opțiunilor în jos și efectuarea unei selecții
Nu este suficient de bun pentru a vă purta instinctul intestinal, sfatul prietenilor sau chiar al colegilor și colegilor sau întâlnirea personală în persoană - acesta este evenimentul dvs. și numele și reputația dvs. vor fi asociate cu acesta - trebuie să verificați și referințele candidaților. Asigurați-vă că cereți numele clienților pe care candidații au colaborat anterior, dar, de asemenea, intrați în istoricul fiecărui planificator pentru a găsi evenimente pe care el sau ea nu le-ar fi menționat - ați putea afla că el sau ea a deranjat câteva evenimente cu un anumit client care nu nu-și face reluarea.
Odată ce ați verificat că un candidat colaborează bine cu compania dvs., demonstrează expertiza în domeniu și are o înțelegere destul de bună a evenimentului pe care doriți să-l produceți cu el sau ea, este timpul să vă restrângeți selecția la una și să ascultați ideile sale despre eveniment. Pe baza scopurilor și ideilor dvs., un planificator de evenimente bun vă va prezenta un plan care vă va ajuta să vă realizați tema - dacă este o seară și o cină privată pentru un grup intim de oameni, planificatorul ar trebui să vină la dvs. cu idei care includ multe dintre detaliile programului.
În acest moment, planificatorul evenimentului ar trebui să vă prezinte idei care vă vor face să vă simțiți ca și cum ați luat bugetul și că ați dublat valoarea acestuia. Ar trebui să fie evident în modul în care își pun viziunea pentru evenimentul dvs.
Comparând bugetul cu Planificatorul evenimentelor
Pe baza obiectivelor evenimentului dvs., este posibil să creați un sentiment general privind cât de mult va costa diferitele elemente ale programului dvs., care vor varia în funcție de tipul de eveniment pe care îl găzduiți și de ceea ce include. Mulți oameni care organizează un eveniment pentru prima dată tind să cadă în capcana dorinței de a planifica un eveniment de șampanie pe un buget de bere, motiv pentru care mulți oameni se vor întoarce la planificatorul evenimentelor pentru ajutor.
Un candidat ideal va lua bugetul pe care îi prezentați și îl transformați în ceva magic, dar acele idei vor veni la un preț și este important să cereți planificatorului să dezvăluie toate costurile sale și sursele potențiale de modul în care aceste taxe va fi acoperit și încorporat în totalul bugetului - evenimentul de planificator al evenimentului va varia de la planificator la planificator sau eveniment la compania de eveniment.
În funcție de natura evenimentului dvs., vi se va solicita să furnizați depozite, documente și contracte către planificatorul evenimentului și la locurile de întâlnire și serviciile pe care le oferă. Este un mod complet acceptabil de a trata afacerile, dar cel mai bun sfat în acest moment este să solicitați sfaturi profesionale și să nu semnați niciodată un contract care nu a fost revizuit de către propriul dvs. avocat - în special atunci când se ocupă de persoane private care nu au aceleași resurse ale unei firme mari.
Rămâi cu planificatorul tău și fii pregătit să foc și reiniți
Cele mai multe povești rele care se întâmplă în legătură cu planificarea evenimentelor sunt de obicei rezultatul unei lipse de urmărire. Planificarea evenimentului necesită coordonarea eficientă a logisticii și amânarea acesteia unei persoane terțe care poate răsturna dacă planificatorul de evenimente pe care l-ați angajat nu este pe deplin responsabil față de obiectivele și obiectivele companiei pentru eveniment.
Din acest motiv, dvs. ca manager de angajare ar trebui să lucrați îndeaproape cu planificatorul sau producătorul pentru a vă asigura că fiecare element al producției se stinge fără nici o legătură - pentru a vă asigura că locațiile și furnizorii sunt pregătiți pentru eveniment pentru a asigura efectuarea plăților pentru fiecare furnizor înainte și după. Nu trebuie să spunem că cei mai mulți planificatori de evenimente nu își îndeplinesc serviciile promise; înseamnă pur și simplu că trebuie să vă asigurați că logistica a fost confirmată.
Dacă totul merge așa cum ați planificat, veți avea un eveniment de succes și o resursă excelentă de planificator de evenimente pentru viitor, dar dacă procesul de planificare nu se desfășoară fără probleme pentru serviciile convenite în scris, atunci este important să examinați dacă proiectul este o potrivire bună cu planificatorul.
Deși este rezonabil să fii răbdător și să lucrezi prin logistică și orice eventuale neînțelegeri de-a lungul drumului, dacă nu primești serviciile pe care le dorești, atunci ar trebui să fii pregătit să discuții serioase. Dacă trebuie, fiți gata să declanșați un planificator rău și aveți o opțiune de rezervă în orice moment.