Nu începe prea devreme
Procrastination este dușmanul tău. Aceasta este una dintre cele mai frecvente greșeli de planificare a evenimentelor pe care doriți să le evitați.
Dacă nu începeți procesul de planificare a evenimentului în timp util, puteți provoca o serie de probleme pe linie. De îndată ce este selectată o dată și aveți un domeniu general al evenimentului și al bugetului, ajungeți la lucru. Hoteluri și alte locații de rezervare mod în avans atât de sigur acest lucru este în curând posibil. Dacă nu veți proceda astfel, veți limita opțiunile locației dvs. și, din păcate, veți rămâne cu orice loc disponibil. Vorbitorii invitați și divertismentul live au și rezervări cu mult înainte de data reală a evenimentului. Odată ce data evenimentului este sigură, efectuați-vă cercetările și atunci când decideți cu privire la interpreta preferată, obțineți un contract imediat.
Organizarea dvs. cu o listă de planificare a evenimentelor este o altă sarcină care ar trebui abordată imediat. Prin cartografierea tuturor etapelor din procesul de planificare a evenimentelor, determinarea momentului în care acestea trebuie finalizate și elaborarea unui orar pentru fiecare, veți avea un ghid valoros pentru a vă începe și a vă menține pe drumul cel bun.
Pornirea prea târzie este una dintre cele mai frecvente greșeli de planificare a evenimentelor.
Nu se verifică evenimentele concurente
Ați programat vreodată evenimentul dvs. doar să înveți - odată ce procesul de planificare a început și data evenimentului stabilit - că există un alt eveniment concurent în aceeași zi? Doar un singur eveniment va atrage mulțimea, astfel încât să nu-ți iei șansele și să treci degetele pe care invitații le vor alege evenimentul.
Evitați situația cu totul.
Faceți-vă diligența și verificați eventualele conflicte de evenimente înainte de a fi prea târziu. Uita-te la programul de întâlniri industrie (atât mari și mici), apropierea de sărbători, evenimente sportive majore și întâlniri locale, care pot face ravagii pentru cei care conduc la eveniment. Odată ce ați decis o dată pentru evenimentul dvs., luați cuvântul oaspeților dvs. Anunțurile "Salvați data" și listele "Evenimente viitoare" oferă celor interesați posibilitatea de a marca evenimentul dvs. în calendarele lor.
Nu Confirmarea furnizorilor
Un contract de vânzări semnate este un acord obligatoriu din punct de vedere juridic și vă oferă ceva în scris pentru a menține vânzătorul responsabil pentru serviciile pe care trebuie să le furnizeze. Cu toate acestea, nu vă face nimic în momentul evenimentului atunci când vă dați seama că vânzătorul este un non-show. Acest contract de eveniment în mână nu va servi alimente oaspeților voștri flămând sau să livreze mese și scaune într-o sală de bal goală. Confirmați cu fiecare furnizor nu o dată, dar de două ori. Da, de două ori . Confirmați primirea contractului dvs. semnat în momentul în care ambele sunteți de acord cu termenii. Confirmați încă o dată înainte de evenimentul în sine. Aceasta nu este conversația pe care o veți avea cu privire la detaliile privind livrarea sau decorarea produselor alimentare; aceasta este o urmărire specială pentru a vă asigura că evenimentul dvs. este încă în calendar.
Producătorii de evenimente rezervă mai multe evenimente și este foarte ușor ca documentele să se piardă în amestec sau să fie confundate de altcineva din companie. Prin urmare, asigurați-vă că nu se întâmplă prin a vă întoarce la ei pentru a verifica și confirma faptul că evenimentul dvs. și specificul privind data, ora și serviciile care urmează să fie furnizate sunt, de fapt, în programul lor. Și păstrați imediat acest contract furnizor.
Nu ai un "Plan B"
Având un plan de urgență este o necesitate pentru orice eveniment, dar în mod special pentru acele evenimente programate să fie organizate în aer liber. Condițiile meteorologice sunt imprevizibile și dacă un uragan, un avion greu de consiliere sau o furtună de grindină vă amenință să anulați evenimentul, aveți un plan de rezervă. Perioadele de ploaie, locațiile alternative ale evenimentului și programele de activități modificate sunt toate opțiuni dacă evenimentul în aer liber - sau o parte din acesta - trebuie mutat în interior.
În plus față de pregătirea pentru incertitudini meteorologice, alte circumstanțe neobișnuite pot fi, de asemenea, abordate înainte de timp. Intreruperile de putere pot fi diminuate prin instalarea unui generator pe site. Deplasarea în parcare poate fi mutată într-o altă locație prestabilită. Probleme cu disponibilitatea camerelor de hotel pot fi rezolvate prin păstrarea a câteva camere suplimentare în rezervă în cadrul blocului hotelier . Luați în considerare specificul evenimentului dvs. și acordați atenție acelor zone care sunt mai sensibile la problemele apărute. Planificând înainte și dezvoltând scenarii alternative, puteți evita una dintre cele mai costisitoare greșeli de planificare a evenimentelor.
Nu angaja suficient de mult ajutor
Când vine vorba de angajarea personalului evenimentului, mai mult este mai bine. Acesta vă va costa mai mulți bani, dar vă poate salva evenimentul. Imaginați-vă acest lucru: o copie de siguranță a mașinilor care așteaptă să intre într-o parcare în timp ce însoțitorii de parcare încearcă să țină pasul. O linie de clienți frustrați așteaptă să comande o băutură, pe măsură ce un server se luptă să țină pasul cu cererea. Lucrătorii înscriși la eveniment au fost copleșiți de numărul mare de oaspeți care tocmai au sosit, lăsând călătorii obosiți care așteptau prea mult timp să se conecteze. Ați primit ideea. Beneficiind de personal suplimentar la eveniment pentru a vă ajuta în timpul ocupat, a oferi servicii adiționale domeniilor aflate în dificultate, a rezolva problemele care apar sau a fi o prezență primitoare pentru oaspeții care sosesc cu întrebări vă poate ridica evenimentul de la un eveniment bun la un eveniment superb.
Atunci când angajați personalul evenimentului , căutați personalul cu experiență care lucrează la tipul de eveniment pe care îl planificați. Angajați numai personalul profesionist, foarte recomandat. Educați-i cu privire la ceea ce este vorba despre eveniment, invitații care vor participa, așteptările dvs. și cine este punctul lor de contact dacă ar avea o întrebare sau o problemă. Personalul evenimentului - chiar dacă este furnizat de un vânzător extern - reprezintă reprezentantul dvs. și afacerea dvs. de planificare a evenimentelor. O întâlnire negativă cu personalul evenimentului va trăi în memoria oaspeților și a clientului și poate acoperi chiar și cele mai bine planificate evenimente.