Producătorii de planificare de la fiecare eveniment trebuie să știe

by Rob Hard

Cei mai buni planificatori de evenimente rămân actuali cu locații de evenimente la modă în zona lor, de la hoteluri la stațiuni de restaurante . Cel mai important, stabilesc relații de lucru bune, chiar prietenoase, cu managementul vânzărilor și al gastronomiei în aceste locuri, deoarece ambele vor contribui la realizarea sau ruperea unui eveniment. Aceste relații se vor dovedi, de asemenea, valoroase pentru evenimentele viitoare și, sperăm, vă va face munca mai ușoară de a oferi un eveniment excelent.

În același scop, fiecare planificator de evenimente (independent sau angajat ca planificator de întâlniri la o organizație) ar trebui să aibă o rețea personală de vânzători și furnizori de evenimente de încredere care pot fi angajați pentru diverse evenimente.

Nu numai că această rețea va reduce timpul acordat în căutarea contractorilor, însă planificatorul de evenimente va învăța cum să lucreze cu acele companii și persoane fizice pentru a obține cele mai bune servicii pentru clientul lor. În cele din urmă, crearea de rețele este incredibil de importantă în industria de întâlniri și evenimente.

Când vine vorba de sesizări, rețeaua (sau lipsa acesteia) poate însemna diferența dintre aterizarea unui loc de muncă și vizionarea acestuia în competiție. Iată furnizorii de servicii de eveniment, furnizorii și antreprenorii pe care fiecare planificator de eveniment trebuie să aibă în rețeaua lor.

01 - Compania de management al destinației (DMC)

O companie de gestionare a destinațiilor (DMC) poate apărea pe suprafață pentru a fi un concurent al unui planificator de evenimente locale, având în vedere că se concentrează pe menținerea relațiilor cu toate locațiile locale și serviciile de ospitalitate, dar, în realitate, pot fi parteneri excelenți pentru planificatorii evenimentelor.

Când planificați evenimente din oraș sau din afara domeniului dvs. de expertiză, un bun DMC poate deveni cel mai bun prieten și cel mai apropiat aliat. Relațiile lor și cunoștințele locale extinse acoperă adesea toate aspectele planificării evenimentelor. DMC-urile sunt, de obicei, angajate pentru a ajuta la planificarea și executarea tuturor activităților din afara și în seara.

02 - Consultant în domeniul comunicațiilor

O mare cantitate de informații trebuie comunicată clienților și oaspeților, însă mulți planificatori de evenimente nu au expertiza unică pentru a produce toate materialele de comunicare, cum ar fi invitații, agende, materiale de conferință etc.

Un consultant de comunicare vă va ajuta să creați materiale șablon care să respecte eticheta și formatele adecvate pentru fiecare tip de instrument de comunicare.

Lucrul cu scriitori și designeri grafici (sau îndeplinirea acestor responsabilități direct), această persoană se va asigura că materialele includ tema evenimentului, mesajele și standardele de marcă ale clienților. Aceștia pot ajuta chiar și în producerea și imprimarea efectivă a acestor materiale.

03 - Designer de papetărie

Cu cât este mai intim un eveniment, cu atât mai multă flexibilitate cu stilul materialelor de hârtie care pot fi folosite. Magazinele de papetărie locale sau online au opțiuni incredibile, iar majoritatea lucrărilor de astăzi pot fi tipărite utilizând o imprimantă cu jet de cerneală care poate adăuga unele economii de costuri.

Încearcă să lucrezi cu proprietarul magazinului. El sau ea ar trebui să inventarieze sute de stiluri direct în magazin (și să aibă capacitatea de a comanda materiale personalizate atunci când este necesar). Un designer de papetărie va face sugestii și va ajuta să scrie și să tipărească materialele dvs.

Sfat staționar: În plus față de mai multe articole de papetărie clasice sau tradiționale și invitații, asigurați-vă că inventarul include și alte opțiuni unice, de asemenea.

04 - Distribuitor de produse promoționale

Una dintre regulile oricărui eveniment este să nu lăsați niciodată un oaspete să meargă acasă cu mâna goală. Indiferent dacă intenționați să organizați o întâlnire, un seminar, o conferință, o expoziție de comerț, o excursie de stimulare sau altele asemănătoare, rămâne un lucru obișnuit: oaspeții dvs. ar trebui să primească și să primească acasă un cadou relevant.

Produsul dvs. de promovare trebuie să vă ofere acces la insigne, note, pixuri, creioane, îmbrăcăminte, premii și orice alt element pe care dvs. sau clientul dvs. îl puteți interesa să-l oferi celor care participă la programul dvs.

Sfat pentru cadouri: Este întotdeauna cel mai bine să alegeți cadouri care să reflecte imaginea / marca organizației gazdă. Atunci când este cazul, puteți dori chiar să aveți capacitatea de a marca anumite elemente cu sigla companiei sau a asociației.

05 - Fotograf

Acesta este un element bugetat pe care mulți clienți preferă să-l evite, dar un fotograf grozav va surprinde esența unui eveniment sau a unor programe multiple de zile și va oferi oaspeților un magazin. A avea câțiva fotografi minunați în rețeaua dvs. poate fi deosebit de neprețuit atunci când sunteți angajat să planificați un eveniment mai personal ca o nuntă.

Fotograful dvs. ar trebui să mențină și o rețea de resurse, cum ar fi producția video, tehnicieni A / V și alți fotografi. Fotograful care intruchipeaza expertiza tehnica cu marketingul savvy este cel care vrei in reteaua ta. El sau ea va înțelege arta și rațiunea de afaceri pentru orice eveniment.

06 - Caterer privat

Nu orice eveniment are loc la un hotel sau restaurant unde serviciile de catering sunt furnizate automat. Întâlnirile și evenimentele interne sunt deseori planificate la organizațiile înseși, iar alimentația este comandată și livrată. Unele dintre cele mai unice locații de evenimente, cum ar fi galeriile de artă, clădirile de referință sau chiar parcurile frumoase, vor necesita, de asemenea, servicii de catering privat.

Un furnizor poate avea propriul restaurant, facilități de banchet sau magazin. În plus față de oferirea unei serii de elemente de meniu care vor face apel la experiențele culinare generale sau etnice, el sau ea ar trebui să ofere opțiuni incredibile pentru micul dejun, prânz, pauze și / sau cină.

07 - Proprietar magazin de vinuri / sommelier

Catering dvs. va avea probabil de grijă de nevoile de bar pentru evenimentul dvs., dar un planificator de evenimente va avea motivele sale proprii pentru includerea unui expert de vin în rețeaua lor.

Un bun proprietar de magazin de vin poate oferi inventar (pentru consum sau apreciere cadouri) ca o resursă directă pentru petreceri private, dar mai important, acest sommelier poate ajuta la educarea planificatorului despre vin.

Sfat pentru vin: Pentru un bonus suplimentar, dezvoltați o relație directă cu proprietarul magazinului de vin pentru a expedia inventarul direct clienților dvs. și includeți o notă personală de la dvs.

08 - Chocolatier

Similar cu un magazin de vinuri, o mare bomboană poate face într-adevăr un planificator de evenimente să arate bine. Toată lumea iubește ganachele și trufele de ciocolată.

Dacă puteți, lucrați cu o ciocolată locală care folosește toate ingredientele proaspete, dar există mulți producători de ciocolată gourmet care se vor livra direct la evenimentul dvs. MarieBelle New York creează ciocolată frumos afișate.

Sfaturi pentru ciocolata: Daca vrei cu adevarat sa fii fantezist, o bomboana mare poate include o imagine personalizata pe bomboane sau chiar sa creeze o sculptura de ciocolata sau o piesa centrala. De asemenea, nu este o idee proastă să întrebați persoana dvs. de contact pentru a vă păstra cardurile de vizită personale în magazin pentru livrarea personalizată către clienți.

09 - Florist

Aranjamentele florale mari vor adăuga culoare, sofisticare și parfum într-o cameră. Multe evenimente vor încorpora aranjamente florale ca parte a decorului evenimentului, cum ar fi elementele centrale ale mesei.

Un florar bun va oferi diferite idei care să abordeze tema, culorile și bugetul pentru evenimentul dvs. El va sfătui, de asemenea, ce flori se vor menține cel mai bine pentru durata și temperatura evenimentului dvs. (de exemplu, evenimente în aer liber) și sezonul.

10 - Partener de închiriere de partid

Deși cele mai multe locații vor menține relații direct cu o firmă de furnizare a locurilor de închiriere, este util ca planificatorii de evenimente să aibă relații proprii cu furnizorii de locații de încredere.

Un eveniment grozav poate include orice număr de articole pentru decorațiuni, lenjerii de pat, pardoseală, iluminat, echipament audio / vizual, tacâmuri, sticlă, recuzită, corturi etc. O companie bună de închiriere a partidelor va oferi toate acestea și multe altele. Furnizorul dvs. de închiriere de petreceri poate fi, de asemenea, o resursă excelentă pentru a ajuta la brainstorming cele mai bune modalități de a susține tema evenimentului dvs.

11 - Biroul pentru convenții și vizitatori (CVB)

Un birou de conferințe și vizitatori (CVB) va furniza informații valoroase despre destinația evenimentului, serviciile și facilitățile acestuia. Un CVB va economisi timp și energie pentru orice planificator de întâlniri atunci când este nevoie de cercetare locală. Unele CVB-uri oferă chiar și instrumente online pentru planificatori pentru a solicita informații de la hoteluri participante și alte servicii și locații.

CVB este responsabil pentru promovarea destinației locale și poate furniza în general informații despre istoricul și caracteristicile unice ale unei destinații. Planificatorii de evenimente ar trebui să ajungă la CVB și personalul său ca o resursă pentru informații detaliate despre călătoriile și turismul local.