Nu treceți cu vederea acest instrument neprețuit pentru succesul evenimentului
Indiferent dacă sunteți doar începători în afaceri de planificare a evenimentelor sau sunteți un planificator de eveniment condus, sunt șanse să cunoașteți o listă de verificare a planificării evenimentelor sau să fiți cel puțin auzit referindu-vă la un curs de planificare a evenimentelor sau o adunare a industriei. Există un motiv pentru asta. Lista de verificare a planificării evenimentelor este cel mai bun prieten al planificatorului, un instrument neprețuit pentru gestionarea cu succes a evenimentelor.
Notă: o listă de verificare a planificării evenimentelor este, de asemenea, cunoscută ca un program de reparații sau o cale critică.
Planificarea evenimentului vizează planificarea. Chiar și ideea celei mai creative a evenimentului va fi flop dacă nu este bine planificată și executată. Iată în cazul în care vine o listă de verificare a evenimentului. Acesta este ghidul dvs. de a rămâne organizat și pe sau înainte de programul atunci când jonglează misterios de responsabilități și detalii asortate în planificarea unui eveniment de succes. Și este deosebit de util atunci când gestionați mai multe evenimente. Uitarea unei sarcini mici sau întârzierea într-un singur termen poate duce la un efect de domino: alte aspecte aparent fără legătură cu evenimentul dvs. pot începe să se prăbușească unul câte unul.
Deci, nu vă bazați pe memoria dvs., note lipicioase sau scribble pe tampon pentru a vă menține afacerea de planificare a evenimentelor fără probleme. Învățați să creați o listă eficientă de planificare a evenimentelor și va deveni în curând cel mai bun prieten al dumneavoastră.
Înainte de a începe
Pentru a începe, ștergeți ceva din programul dvs. pentru a vă concentra asupra evenimentului pe care îl planificați.
Apoi, goliți mintea. Serios. Nu priviți la telefon sau răspundeți la un e-mail. Trebuie să vă imaginați acest eveniment de la început până la sfârșit fără întrerupere sau distragere a atenției, astfel încât să puteți planifica în mod eficient toate sarcinile care trebuie îndeplinite.
Pregateste-te
Gândiți-vă la evenimentul pe care îl planificați și scrieți toate detaliile care sunt confirmate: numele clientului și informațiile de contact, data evenimentului, locația, numărul participanților etc.
Scoateți un calendar și marcați data evenimentului în acest calendar cu litere aldine. Colectați orice alte materiale relevante - fotografii ale locației, lista de furnizori de servicii de contact, care fac parte din acest eveniment.
Du-te înapoi
Modul de a începe să scrieți o listă de verificare a planificării evenimentelor este să lucrați înapoi.
Oaspeții experimentează un eveniment ca întrunire de o zi sau de mai multe zile, cu totul întâmplă o dată. Ca un spectacol live care apare pe scenă și este executat frumos. Planificatorii evenimentelor văd evenimentele ca o serie de evenimente mai mici care se potrivesc împreună ca niște piese de puzzle care să culmineze în evenimentul final. Deci, ca planificatori, începem de la început. Care este câteva săptămâni sau luni înainte de a avea loc un eveniment real.
Începeți de la început
Atunci când decideți de unde să începeți în scris lista de verificare a planificării evenimentelor, gândiți-vă la stabilirea unei fundații solide pentru evenimentul dvs. Înainte de a selecta schemele de culori și de a comanda flori, trebuie să abordați elementele de bază. De la semnarea contractelor la negocierea unui bloc de camere, totul trebuie scris pe lista dvs. de verificare, indiferent cât de mare sau mică. Cheia este să vă ocupați mai întâi de toate sarcinile care pot fi finalizate în avans pentru a permite mai mult timp în programul dvs. pentru elementele de rezolvat care apar mai aproape de data evenimentului.
Câteva exemple de elemente care trebuie incluse pe lista de verificare a planificatorului de evenimente:
- Semnează contracte (cu client, locație, furnizori etc.).
- Confirmați data și ora cu locul de desfășurare
- Închirierea de divertisment (bandă, difuzor etc.)
- Secure blocul hotelier
- Invitații prin poștă
- Selectați meniul
- Închiriați personalul de așteptare
- Confirmați numărul de invitați
- Mergeți prin site
- Confirmați configurarea camerei
Permiteți timp suplimentar
Cu fiecare articol din lista de verificare a evenimentului, adăugați timp suplimentar. În cazul în care data de a expedia efectiv invitațiile este 15 martie, puneți un articol pe lista dvs. pentru a avea invitațiile pregătite pentru trimitere la 8 martie, cu o săptămână înainte. Asta vă dă un timp mai îndelungat, dacă ceva nu se va întâmpla cu invitațiile sau dacă sunteți în spatele programului din alt motiv.
Includeți mementouri pe lista dvs. de verificare
Nu este suficient să scrieți un "contract de semnătură cu un furnizor de servicii de catering" pe lista dvs. de verificare și apoi să o închideți la completare.
Va trebui să vă asigurați că distribuitorul a primit o copie a contractului și ți-a returnat și o copie semnată. Deci, pentru fiecare element mare pe care îl adăugați la lista dvs. de verificare, includeți un memento. De exemplu, "Urmăriți cu un furnizor de servicii: un contract." Adăugați un alt mesaj, mai târziu memento care citește "Contractul semnat primit de la furnizor". Nu este neobișnuit să abordați o sarcină și să o considera că a fost făcută când a fost într-adevăr finalizată numai de partea dumneavoastră.