Abilități trebuie să fiți un planificator de evenimente
Cei mai de succes planificatori de evenimente au un set de instrumente pline cu un set de competențe impresionant. Dintre acestea, acestea sunt primele 5 abilități de planificare a evenimentelor pe care le veți atinge în mod regulat și cele care vă pot aduce succesul.
5 Abilități de planificare a evenimentelor de care aveți nevoie
Foarte organizat
În planificarea evenimentului, succesul este în detalii. Și sunt mulți dintre ei! Urmărirea numeroaselor sarcini, vânzătorii multiple și schimbarea constantă a listelor de lucru simultan - păstrând în același timp clientul fericit - poate fi o provocare pentru unii și descurajarea altora. Fiind foarte organizat este o necesitate pentru planificarea de succes a evenimentului. Pentru cei care fac și gestionează liste pentru a-și păstra viața personală fără probleme, organizarea lor poate veni în mod natural. Pentru alții care se luptă să-și amintească termenele limită sau pentru a alege curățarea chimică, organizarea poate necesita mai mult efort.
Planificatorii evenimentelor pot gestiona un eveniment la un moment dat sau pot fi în faza de planificare a mai multor evenimente simultan.
Unele evenimente, cum ar fi conferințele anuale, necesită mai mult de un an de planificare, astfel încât planificatorii evenimentelor trebuie să rămână organizați pe parcursul unei lungi călătorii.
Instrumentele organizaționale pentru planificatorii de evenimente abundă, de la software-ul care urmărește înregistrarea la șabloane pentru formulare și foi de calcul. O listă de verificare a planificării evenimentelor personalizată pentru fiecare eveniment este unul dintre cele mai valoroase instrumente de planificare a evenimentului, indiferent de capacitatea dvs. organizațională naturală.
Deci, aflați un sistem organizațional care funcționează pentru dvs. deoarece aceasta este una dintre cele mai importante abilități de planificare a evenimentelor pe care le puteți avea.
Arătos
Ce au în comun toate evenimentele? Oameni! Cu cine interacționați și lucrați în procesul de planificare a evenimentelor? Oameni! Planificatorii de evenimente de succes sunt personibili, angajați, conversați și bine ascultători. Planificarea evenimentelor este o profesiune foarte socială, deoarece rezultatul final - evenimentul în sine - este un grup de oameni, mari sau mici. Înțelegerea oamenilor și bucurarea de a vorbi cu ei fac parte din slujbă. Acest lucru nu înseamnă că, în calitate de planificator de evenimente, vă veți petrece cea mai mare parte a zilei la prânzul clienților și la cocktail-uri la evenimentele sociale. Deloc. Planificarea evenimentelor este o muncă grea și o mare parte din acestea sunt cheltuite la un birou cu un telefon sau un computer. Dar faptul de a fi personibili este o necesitate în abordarea uneia dintre aceste sarcini comune de planificare a evenimentelor:
- Negocierea cu hoteluri
- Discutarea meniurilor cu administratorii de catering
- Întâlnire cu furnizorii
- Adaptarea ideilor de eveniment la un client potențial
- Networking oricând și oriunde
- Supervizarea personalului evenimentului
- Lucrul dvs. și interacțiunea cu invitații și lucrătorii
La urma urmei, în viața de zi cu zi, majoritatea dintre noi amintesc persoanele plăcute și de ajutor cu care interacționăm și că interacțiunea poate face o experiență mult mai plăcută pentru ambele părți.
Știind cum să te referi la diferite personalități, cum să te conectezi cu cineva cu care vrei să faci afaceri și să fii cineva care face o impresie pozitivă sunt cheia succesului, deci ia în considerare una din acele abilități esențiale de planificare a evenimentelor. Nimeni nu vrea să lucreze sau să asiste pe cineva cu care este greu de vorbit, greu de înțeles sau nepoliticos și neprofesional în vreun fel.
Communicator excelent (care include ascultarea!)
Competențele excelente de comunicare sunt esențiale în multe profesii. În planificarea evenimentului, comunicarea necorespunzătoare poate duce la numeroase probleme atât pentru planificatorul evenimentului, cât și pentru client, iar o simplă neînțelegere poate avea rezultate catastrofale. Capacitatea de a comunica în mod eficient gândurile și ideile este o abilitate foarte practică, care este folosită zilnic de planificatorii evenimentelor de toate nivelurile de experiență.
Iată câteva exemple de utilizare a acestor abilități de planificare a evenimentelor la planificarea evenimentelor:
Comunicare scrisă:
- scrierea de propuneri de eveniment pentru un client potențial
- creând materiale pentru a-ți comercializa firma
- încheierea de contracte cu clienții și vânzătorii
- redactarea de note vă mulțumesc vorbitorilor invitați și VIP-urilor
Comunicare verbala:
- capacitatea de a explica scopul și scopul unui eveniment
- comunicând eficient ideile dvs. unui supervizor, client sau vânzător
- înțelegerea și prelucrarea informațiilor furnizate, cum ar fi preocupările unui client sau întrebările unui furnizor de servicii de catering
- negocierea cu pricepere a tarifelor hoteliere, a detaliilor contractului sau a extraselor de la un furnizor
creator
Planificatorii de evenimente de succes au idei. Multi. Și cu acea creativitate, abilitatea de a transforma ideea în ceva tangibil. Ei pot lua o viziune și o pot aduce la viață. De la dezvoltarea unei tematici unice pentru ca o petrecere să vină cu o soluție de decorare la prețuri accesibile, care să întrunească un buget mic, creativitatea este esențială atunci când planificați un eveniment.
Creativitatea intră, de asemenea, în joc atunci când se confruntă cu problemele inevitabile care apar în timpul evenimentului cel mai sârguincios, planificat profesional. În acest scenariu, creativitatea se formează sub forma soluționării problemelor. Fiind capabil să gândească creativ pentru a dezvolta soluții la probleme poate avea un impact pozitiv asupra succesului evenimentului.
multitasker
În diferite etape ale procesului de planificare a evenimentelor, există numeroase sarcini care sunt gestionate. Este posibil să negociați un contract de hotel, întâlniți cu clientul pentru a discuta vorbitori potențiali, rezervarea unui furnizor de servicii de catering, intervievarea vânzătorilor de chirie și explorarea opțiunilor de divertisment. Și asta este doar pentru un eveniment. Adăugați simultan mai multe evenimente în etapele de planificare, iar rezultatul este un act de jonglare. Planificatorii de evenimente de succes trebuie să știe cum să efectueze multitasking în mod eficient și să păstreze multe aspecte ale evenimentului care se deplasează simultan, fără ca oricare dintre aceste sarcini să cadă pe marginea drumului.
Succesul constă în capacitatea de a prioritiza și de a vă concentra asupra fiecărei sarcini în ordinea prioritară, fără a vă distrage de alte lucruri care trebuie să vă mențină sau să vă coplesiți de numeroasele lucruri care necesită atenția voastră. Starea calmă, focalizată și flexibilă sunt atributele multitaskerului de succes.