Seminarul este probabil cel mai frecvent eveniment organizat de planificatori. Cele mai multe seminarii sunt programate fie ca o zi ½ sau întreaga zi. Pentru cei care doresc să creeze o listă de verificare pentru planificarea unui seminar , următoarele oferă o structură la nivel înalt pentru planificarea și executarea unui seminar.
Și pentru cei care planifică o conferință de mai multe zile sau multi-sesiune, luați în considerare o abordare similară. Cu toate acestea, lista dvs. de planificare a seminarului va fi pur și simplu mai lungă.
01 - Confirmarea scopului evenimentului
- Cine este publicul?
- Care este subiectul seminarului?
- Unde ar trebui localizată?
- De ce vor participa oamenii?
- Care este agenda seminarului?
02 - Consultați Ghidul specificațiilor evenimentului Apex
Consiliul Concurenței din Industrie a stabilit o serie de instrumente care ar trebui privite ca o sursă excelentă de bune practici care vor ajuta evenimentul sau planificatorul de întâlniri să urmărească detaliile pentru planificarea evenimentelor. Cu ajutorul instrumentelor de descărcare gratuite, acesta va ajuta orice planificator de evenimente să creeze o listă de detalii relevante. Aceasta include, dar nu se limitează la:
- Profilul evenimentului (data, ora, locația, contactele etc.)
- Organizator evenimente / informații de contact gazdă
- Informații de contact ale furnizorului
- Profilul participantului
- Spațiu necesar
- Mancare si bautura
- Cerințe A / V
- Funcția / configurarea camerei
03 - Creați un profil de eveniment
Odată ce un planificator are unele dintre întrebările de bază din jurul evenimentului acoperit, este timpul să cercetăm posibile locații pentru întâlnire. Este important să lucrați îndeaproape cu organizatorul / gazda evenimentului pentru a determina tipul de locație și unde seminarul poate fi cel mai convenabil atât pentru organizator, cât și pentru oaspeți (lista de idei poate fi nesfârșită):
- Hotelul local
- Facilități locale de conferințe
- Spațiu restaurant privat
- Muzeul clubului privat / galerie de artă
04 - Nevoi seminariale și propuneri de întâlnire.
Majoritatea locațiilor sunt bucuroase să ofere o estimare pentru un eventual seminar. Contactul de catering sau vânzări va necesita următoarele informații BEO :
- Data (datele) posibil (e) pentru eveniment
- Numărul de participanți
- Stilul de configurare a camerei (clasă, formă u, etc.)
- Timpul evenimentului (cont pentru setare / rupere)
- Alimente și băuturi
- A / V nevoile (inclusiv ecrane, microfoane, etc)
- Setarea camerei
Sfat: angajați un tehnician A / V pentru a fi dedicat evenimentului dvs. de la hotel.
05 - Confirmarea și / sau dezvoltarea agendei
Este esențial ca planificatorul evenimentului să colaboreze îndeaproape cu organizatorul / gazda evenimentului, deoarece agenda evenimentelor se va schimba frecvent de la conversația inițială până la ziua efectivă a evenimentului. Planificatorul evenimentului trebuie să fie gata să ajusteze planul și să lucreze îndeaproape cu locul de desfășurare pentru a vă asigura că totul se desfășoară fără probleme.
06 - Confirmați acordul BEO
Odată ce planificatorul cunoaște numărul vizat de participanți și cerințele logistice pentru seminar, el sau ea ar trebui să asigure spațiul evenimentului și cerințele aferente. Majoritatea acordurilor ar trebui să permită planificatorului să reducă / să crească cerințele privind alimentele și băuturile până la un anumit număr de zile înainte de eveniment. Cu toate acestea, multe acorduri vor limita cât de mult le va permite unui grup să reducă cantitățile, deci evaluează bine.
07 - Creați evenimente de comunicare și materiale
Acesta este un element pe care unii planificatori îl pot implica, în timp ce alții nu pot. În esență, unii planificatori de întâlniri vor fi responsabili pentru fiecare dintre următoarele:
- Crearea invitațiilor la evenimente
- Agenda de imprimare și alte materiale
- Asigurarea cadouri / tombola participantului
- Producerea insignei de nume
- Indicatori de transport maritim și afișaje
08 - Lucrați îndeaproape cu gazda evenimentului pentru a finaliza logistica
Înainte de eveniment, există câțiva pași importanți pe care un planificator de întâlniri le completează înainte de eveniment. Aceasta include confirmarea următoarelor:
- Vorbitorii evenimentului
- Cerințe de eveniment A / V
- Numărul participanților la eveniment
- Gazdă roluri și responsabilități
- Materialele de eveniment necesită (verificați de mai multe ori)
09 - Setarea evenimentelor
Asigurați-vă că permiteți timp în programul BEO pentru configurarea evenimentului și este recomandat să ajungeți cu aproximativ două ore înainte de eveniment.
Sfat: Dacă seminarul este programat dimineața, adresați-vă contactului de vânzări pentru a permite grupului dvs. să se stabilească cu o noapte înainte (dar nu lăsați nimic valoros pe site-ul public).
Toate materialele de eveniment, manuale, semne, afișaje, cadouri, tabele de înregistrare , ecusoane de nume și multe altele trebuie să fie pregătite pentru eveniment.
Atenție: difuzoarele modifică uneori diapozitivele cu o noapte înainte și oferă noi prezentări care trebuie adăugate punctului de alimentare cu 10 minute înainte de eveniment.
10 - Executarea evenimentului
După ce ați pregătit, este timpul pentru seminar. Asteptati-va la urmatoarele:
- Unii participanți vor sosi întotdeauna devreme.
- Unii participanți vor veni întotdeauna târziu.
- Există frecvent un fel de defecțiune tehnică.