Modul în care inițiativa APEX a schimbat planificarea evenimentului corporativ

Push Original pentru standardizarea comunicării în industria evenimentelor

Una dintre cele mai frecvente solicitări dintre organizatorii evenimentului și planificatorii întâlnirilor este software-ul standardizat de planificare a evenimentelor pentru a ajuta la comunicarea dintre profesioniștii din industrie și eficiența generală. În timp ce un sistem sau un software complet standardizat și prescris nu a fost încă adoptat în întreaga industrie, CIC a lansat o inițiativă care a oferit o direcție fără precedent planificatorilor de evenimente, profesioniștilor din industrie și, în cele din urmă, ceea ce este cunoscut sub numele de APEX.

Schimbul de Practici Acceptate de CIC

APEX reprezintă "Schimbul de practici acceptate", lansat pentru a uni întreaga industrie a reuniunilor, convențiilor și expozițiilor, o inițiativă a Consiliului Industriale al Convenției (CIC) pentru a dezvolta și implementa standarde voluntare pentru software-ul de planificare a evenimentelor și alte instrumente. În ciuda caracterului său voluntar, a fost un schimbător de jocuri în industrie.

Mai mult de 2500 de membri ai industriei din 60 de orașe din SUA și Canada au participat la discuții practice și peste 350 de profesioniști din industrie au fost implicați ca voluntari profesioniști începând cu 2001. Prin colaborare, cei implicați în APEX speră să definească în întreaga industrie acceptată practici care ar defini standarde pentru software-ul de planificare a evenimentelor și alte instrumente. Această inițiativă a evoluat în cele din urmă în crearea instrumentelor de planificare a evenimentelor APEX, care includ o serie de resurse pentru planificatorii evenimentelor și dezvoltarea continuă a noului software de planificare a evenimentelor.

Instrumente și resurse APEX

Începând cu anul 2001, inițiativa APEX a fost singura forță la nivel mondial și coerentă pentru a dezvolta standarde pentru instrumentul de planificare a evenimentelor. În cele din urmă, a dus la elaborarea unor instrucțiuni, șabloane și orientări privind cele mai bune practici pe care mulți planificatori de evenimente le folosesc în prezent într-o formă. Toate resursele sunt încă disponibile pentru utilizare online sau disponibile pentru descărcare în format Microsoft Word de formate PDF.

Toate uneltele sunt disponibile gratuit.

1. Glosarul privind industria online APEX
   Acest instrument interactiv, online, este o referință cuprinzătoare pentru terminologia, jargonul și acronimurile utilizate în întreaga întâlnire și industria evenimentelor. Aceasta face ca o resursă excelentă să asigure coerența termenilor și se dovedește a fi un instrument util de instruire pentru noii angajați.
2. Ghidul ESG (Ghidul specificațiilor evenimentelor)
   Planificatorii de evenimente au folosit termenul "CV" pentru a specifica specificațiile întâlnirii. Acronimul ESG (care reprezintă ghidul specificațiilor evenimentului) a înlocuit acest termen după lansarea APEX cu un instrument standard folosit pentru a pregăti și a împărtăși instrucțiuni și detalii complete pentru evenimente de toate mărimile.
3. APEX Locuințe și înregistrare
   Aceste practici acceptate au fost elaborate pentru colectarea, raportarea și recuperarea datelor complete privind locuințele și înregistrările pentru întâlniri, convenții și alte evenimente. De asemenea, sa dovedit a fi o resursă pentru abordarea problemelor legate de locuințe, cum ar fi furnizorii de locuințe, problemele legate de internet, locuințele internaționale și dezvăluirea informațiilor.
4. Șablonul PER (raportul post-eveniment)
   Înlocuind rapoartele vechi "istoric", raportul post-eveniment sau PER este încă evenimentul și formatul acceptat al industriei de întâlniri pentru colectarea, stocarea și distribuirea datelor corecte și detaliate ale rapoartelor post-evenimente despre evenimente de toate tipurile (deși există versiuni noi în diverse programe).

1. Șabloane de solicitare de propuneri (RFP)
   Împreună cu un document publicat de CIC în colaborare cu delegații APEX și Asociația Global Business Travel Association (GBTA), CIC oferă în continuare formate RFP standard care abordează informațiile de bază și nevoile unice pentru o varietate de nevoi RFP diferite, printre care: compania de administrare, antreprenorul de servicii, facilitatea unică, transportul, programul de funcționare și setarea funcțiilor. Aceste șabloane facilitează solicitarea informațiilor corecte, compararea răspunsurilor și luarea deciziilor în cunoștință de cauză.

Planificarea resurselor și software-ul

Scopul inițiativei APEX a Consiliului Industriei a fost de a schimba în mod fundamental modul în care profesioniștii au comunicat în cadrul întâlnirilor și evenimentelor industriei, de la planificatorii evenimentelor până la furnizori, furnizori, contractori și alți profesioniști în domeniul serviciilor de eveniment.

Înainte de APEX, orientările sale standardizate, cele mai bune practici și, în cele din urmă, instrumentele și resursele sale online, comunicarea a fost principala provocare pentru profesioniștii din industrie.

Multe lucruri s-au schimbat de la începutul anilor 2000. În timp ce ideea pentru APEX și aceste obiective a început încă din 1997, CIC sa concentrat în principal pe etapa conceptuală din 2000-2004 așteptând lansarea până în 2004 și 2005. De la lansarea standardelor și instrumentelor APEX, multe alte resurse și evenimente au fost dezvoltate programe de planificare, dar nici o autoritate nu a ignorat CIC în a prescrie standardele de practică din industrie.