Începeți cu elementele de bază
Cele mai bune idei încep cu o bază solidă, deci este important să configurați cadrul evenimentului înainte de a privi prea departe.
Lucruri precum datele, orele și itinerariile trebuie completate înainte de a vă deplasa la detalii complexe.
Alege locul potrivit
Veți avea un timp mai ușor de a găsi o cameră pentru un grup mai mic, dar pragurile de capacitate vor fi mai stricte. În cazul în care evenimentul dvs. se extinde de la 50 de persoane la 100, ar putea fi necesar să vă mutați într-o cameră mai mare, în funcție de capacitățile locației dvs. În general, este mai ușor să meargă mai mic într-un vârf, deci magazin pentru o cameră care poate găzdui cea mai mare proiecție de prezență.
Faceți o strategie de marketing
Chiar dacă găzduiți un "eveniment gratuit", trebuie să îl prezentați într-un mod care încalcă înregistrările . Oamenii vor să știe cum vor beneficia de ocazie, iar felul în care vorbești invitațiile și materialele de marketing poate avea un impact mare asupra faptului dacă acestea vor apărea sau nu. În timp ce evenimentul dvs. pare să fie interesant pentru dvs., provocarea reală este și îndemnarea altora.
Buget pe persoană
Dezavantajul pentru evenimentele mici este acela că acestea costă în mod obișnuit mai mult pe persoană, deoarece prețurile hoteliere și de catering scad în creștere. Pentru a face lucrurile și mai complicate, o scădere cu 20% a numărului pentru un eveniment mic are potențialul de a afecta statutul dvs. de stabilire a prețurilor în grup. Având în vedere acest lucru, doriți să calculați costurile pe persoană la cea mai mică cifră proiectată.
Dacă faceți acest lucru cu exactitate, atunci marja de profit va crește de fapt pentru fiecare persoană pe care o adăugați peste proiecție.
Jucați la punctele forte
Grupurile mici oferă mai multe oportunități pentru discuții organizate, deci folosiți acest lucru în avantajul dvs. atunci când planificați itinerariul. Nu este deloc distractiv să fiți "vorbit" toată ziua, de aceea multe evenimente mici oferă sesiuni de grup sau opțiuni de breakout. Chiar și proiectele de grup pot fi integrate în circumstanțele potrivite. Gândiți-vă la modalități de a vă implica participanții la acest dialog, deoarece acest lucru va crește rata de reținere a fiecărei prezentări.
Includeți sesiunile de întrebări și răspunsuri și formularele de feedback
Cel mai bun mod de a face un salt la planificarea evenimentului următor este să ascultați feedback-ul de la cel actual. Lăsați mult timp pentru întrebări la sfârșitul fiecărui segment. Puteți, de asemenea, să pregătiți întrebări din partea personalului dvs. pentru a începe conversația. Formularul de feedback este suficient de simplu pentru a include în pachetele dvs. de informații, dar asigurați-vă că îi instruiți pe participanți cu privire la modul în care doriți să le trimiteți.
Adăugați Networking după evenimente
O bună funcție de rețea poate aduce o valoare extraordinară tuturor participanților. Dacă ați fi eficienți în stimularea dialogului dintre participanți, atunci toată lumea ar trebui să știe câte ceva între ei până la sfârșitul zilei.
Vă ajută întotdeauna să faceți alimente disponibile la o funcție ca aceasta și chiar ați putea dori să recrutați angajamente înainte de ziua evenimentului. După cum se spune, nimic nu atrage o mulțime ca o mulțime, deci să fie proactiv în promovarea tuturor funcțiilor post-eveniment.
Evenimentele mici au potențialul de a fi o experiență bogată și plină de satisfacții pentru toată lumea, dar trebuie să planificați fiecare minut cu publicul în minte. Vestea bună este că devine mai ușoară de fiecare dată pentru că veți înțelege exact ceea ce speră invitații dvs.