Cum funcționează modulul Achiziții în SAP?
Întreprinderile de orice dimensiune utilizează funcția lanțului de aprovizionare pentru a achiziționa produse fie pentru fabricarea produselor finite, fie pentru furnizarea de servicii. Înainte ca un departament de achiziții să achiziționeze materiale în SAP, infrastructura unică a departamentului trebuie să fie configurată.
Pentru a proiecta o structură care să răspundă cel mai bine nevoilor unei afaceri, trebuie să înțelegeți structura organizațională SAP și deciziile pe care un departament de achiziții trebuie să le ia.
SAP achiziționarea structurii organizaționale
Fiecare departament de achiziții este unic, dar structura organizatorică definită în SAP va permite unei companii să adopte cele mai bune practici pentru a maximiza beneficiile sistemului.
- Organizația de achiziție - Acesta este cel mai înalt nivel al infrastructurii de cumpărare. O organizație de achiziție este definită ca un grup de activitate de cumpărare care este asociat cu toată sau o anumită parte a întreprinderii.
Dacă o companie are un număr mare de locații care sunt independente din punct de vedere geografic, fiecare zonă poate avea propria organizație de achiziții. Cu toate acestea, o afacere mică cu una sau două locații poate utiliza o singură organizație de cumpărare.
- Grupul de achiziții - grupul de achiziție poate fi definit ca o persoană sau un grup de persoane care se ocupă cu anumite produse sau grupuri de produse care sunt achiziționate prin intermediul organizației de achiziție.
În cadrul organizațiilor mai mari există adesea grupuri de profesioniști de achiziții în departamentul de achiziții care lucrează cu anumiți furnizori sau tipuri de furnizori.
Documentele de achiziție
Există o serie de documente de achiziție care sunt utilizate de departamentele de achiziție din SAP.
- Solicitarea de achiziție - Dacă un produs este necesar prin procesul de planificare a producției, poate fi generată o solicitare de cumpărare. Produsele și serviciile care nu fac parte din procesul de planificare pot fi solicitate manual folosind o solicitare de cumpărare.
O solicitare poate fi creată de utilizatori autorizați și fie vor solicita articole dintr-un catalog bazat pe web, fie prin introducerea solicitărilor direct în sistemul SAP . Dacă se ridică o solicitare pentru un element care nu a fost cumpărat înainte, se poate crea o cerere de ofertă și se poate trimite vânzătorilor existenți sau noi.
- Cerere de ofertă - Dacă produsul nu poate fi cumpărat de la furnizorul contractat sau prețul și calitatea nu sunt acceptabile, departamentul de achiziții poate trimite furnizorilor noi sau existenți o cerere de ofertă (RFQ).
Furnizorul poate revizui RFQ-ul și poate trimite cel mai bun preț și condiții pentru ele.
- Ofertă - Atunci când furnizorul trimite înapoi cotațiile, acestea pot fi introduse în SAP și apoi departamentul de achiziții poate revizui și compara.
Pot fi negocieri cu furnizorii pentru cea mai bună ofertă, unde departamentul de achiziții va încerca să obțină timpi de livrare mai favorabili, reduceri sau costuri de transport.
- Comanda de aprovizionare - este un document comercial eliberat vânzătorului de către un departament de achiziții, care identifică produsul sau serviciul necesar, cantitățile și prețul negociat pe care furnizorul și departamentul de achiziții au convenit-o.
Este posibil să configurați sistemul astfel încât un furnizor să recunoască faptul că a primit comanda de achiziție.
De asemenea, este posibil să se solicite furnizorilor să trimită o notificare avansată de expediere, astfel încât să poată fi știut când trebuie livrate elementele .
- Contracte - În loc de o singură comandă de achiziție cu un furnizor, este posibil să se creeze un contact în care vânzătorul este de acord să trimită o anumită cantitate de articole într-o anumită perioadă de timp.
De asemenea, contractul poate fi un contract de valoare în loc de o cantitate; contactul este pentru o cantitate totală de bunuri cumpărate într-o anumită perioadă.
- Acord de planificare - Acest acord cu vânzătorul înseamnă că va exista un contract de furnizare a articolelor la intervale regulate pe o perioadă de timp.
Funcția SAP Purchasing a fost proiectată astfel încât utilizatorii săi să poată ajuta organizațiile să le ofere clienților comenzile pe care aceștia le doresc, atunci când acești clienți doresc aceste comenzi - și să realizeze acest lucru, făcând cât mai puține resurse din inventar.
Acest articol de achiziții SAP a fost actualizat de Gary Marion, Expert în Logistică și Supply Chain.