Alegeți tema și locația dvs.
Acest pas reprezintă cele două variabile pe care audiența dvs. va dori să le cunoască înainte de orice altceva.
"Unde și de ce" a întâlnirii va avea un impact instantaneu asupra celor care vor fi invitați și dacă vor participa sau nu.
Locul pe care îl alegeți influențează întâlnirea generală și afectează alte decizii ale omului pe care trebuie să le faceți atunci când planificați evenimentul.
Identificați participanții
O mare parte a unei întâlniri concentrate și productive evită distragerile, ceea ce înseamnă limitarea invitaților la factorii de decizie de top. Există o tendință în cultura corporativă de a include toate părțile afiliate în comunicare, dar puteți stimula producția prin eliminarea asociaților care ar putea încetini progresele înregistrate în discuțiile inopinate. În loc să inviți participanți fără drept de vot, încurajați participanții cheie să discute cu subordonații lor înainte de a veni la întâlnire.
Oferiți trei date și ore
Fiți atenți la modul în care solicitați informații despre disponibilitatea fiecărui participant. Este ușor să deschideți o "cutie a Pandorei" de probleme atunci când vine vorba de programarea unei date reciproc avantajoase pentru întâlnirea dvs.
O modalitate de a evita acest lucru este de a oferi câteva date și momente, apoi cereți fiecărei persoane care lucrează cel mai bine. Dacă ești norocos atunci una dintre date se va potrivi pentru toată lumea. În caz contrar, nu vă fie teamă să întrebați pe cei care le depășesc dacă își pot ajusta calendarul pentru a se adapta majorității.
Creați un itinerar
Este esențial să existe un program pentru ce subiecte va fi discutat împreună cu cine va conduce fiecare segment al întâlnirii.
Planificatorii ar putea avea nevoie să solicite sfaturi de la directorii de top pentru a crea cu exactitate un itinerar. Odată ce primul proiect este finalizat, acesta trebuie trimis spre aprobare grupului.
Discutați despre nevoile de prezentare
Există o mulțime de modalități diferite de a prezenta idei grupului și fiecare vorbitor programat va avea propria lor preferință. Funcționalitatea PowerPoint, accesul la internet și panourile de culoare albă reprezintă doar câteva dintre componentele pe care ar trebui să le aranjați. Fiți proactiv în solicitarea acestor detalii și urmați-le pentru a le confirma cu câteva zile înainte de întâlnire.
Programați Catering
Cheia pentru comanda alimentelor pentru întâlniri mici este menținerea funcționalității meniului. Nu doriți ca cateringul să interfereze cu orice aspect al afacerii la îndemână, astfel încât să evitați mesele prea formale, dacă este posibil. Dacă se solicită un prânz jos, încercați să rezervați o cameră adiacentă pentru masă, astfel încât participanții să se poată întoarce la întâlnire cât mai curând posibil.
Trimiteți detalii finale
Aproximativ șapte zile înainte de eveniment doriți să trimiteți o copie finală a itinerariului și detalii despre fiecare participant. Aceasta ar trebui să includă tot ceea ce a fost comandat pentru această zi. De asemenea, includeți indicații de orientare, informații de parcare, numere de cameră și contacte de urgență.
Dacă lucrați cu directori, copiați asistenții administrativi și pe e-mail.
Ziua întâlnirii
În calitate de planificator de întâlniri, este de datoria dumneavoastră să vă asigurați că evenimentul este lansat cu succes. Desigur, veți dori să ajungeți la fața locului devreme pentru a inspecta camera și pentru a vă întâlni cu coordonatorii de catering și A / V. În funcție de locație, ați putea dori, de asemenea, să postați semne de semnătură, astfel încât toată lumea să își găsească drumul spre cameră.
Și acolo aveți - opt pași relativ simpli pentru a planifica o mică reuniune de succes.
Executarea fiecărui pas va lua în mod evident timp și diligență din partea dvs., dar comunicarea planurilor dvs. participanților este jumătate din luptă. Cu cât mai mulți oameni știu la ce să se aștepte de la întâlnire, cu atât vor fi mai pregătiți să ajungă la afaceri.