Înregistrările corporative sunt acele înregistrări pe care o corporație din SUA trebuie să le păstreze pentru a arăta că funcționează în modul solicitat de Serviciul de venituri interne și de legile statului în care este încorporată afacerea (formată ca entitate de afaceri corporatistă).
De ce sunt necesare înregistrările corporatiste?
Înregistrările corporative sunt necesare pentru a arăta că societatea funcționează în mod corespunzător, conform cerințelor serviciului intern de venituri, pentru a arăta că societatea este o entitate separată și pentru a menține scutul corporativ de la răspundere.
Ce este o carte de înregistrări corporatiste?
Unele corporații au o "carte" de înregistrări corporale care include toate documentele necesare. În alte cazuri, înregistrările corporative sunt păstrate online sau într-un cabinet de dosare. Înregistrările trebuie să se găsească într-un singur loc și să fie disponibile dacă Serviciul intern de venituri auditează compania dvs.
De asemenea, puteți păstra înregistrările companiei "în cloud", dar aceste înregistrări pot include informații confidențiale și procese brevetate, deci asigurați-vă că serverul este sigur. Susan Ward, Expert Small Business-Canada, are un articol extraordinar despre managementul documentelor care vă poate ajuta în acest proiect.
Cum sunt create înregistrările corporatiste? Cine păstrează înregistrările corporatiste?
Recordurile corporative sunt generate de consiliul de administrație al companiei dvs. Consiliul de administrație creează documente precum articolele de înființare ale societății dvs. și rapoartele anuale. De asemenea, consiliul de administrație creează și editează documente precum mișcările și procesele-verbale în cursul reuniunilor consiliului de administrație.
Secretarul corporativ este de obicei desemnat să păstreze toate înregistrările corporative. Desigur, toate înregistrările trebuie să fie semnate, iar toate acțiunile întreprinse trebuie să aibă documentație. În cazul în care societatea are acțiuni de acțiuni, secretarul corporativ (de obicei, biroul acestei persoane) ține evidența înregistrărilor privind proprietatea asupra stocului.
Secretarul corporativ solicită, de asemenea, să se rotească la fiecare ședință de consiliu, menționând ce membri ai consiliului sunt prezenți și absenți.
Păstrarea unei înregistrări a rezoluțiilor consiliului
Consiliile de administrație aprobă politicile generale și rezoluțiile (deciziile) și nu se implică în procesul decizional zilnic al afacerii. Una dintre cele mai importante activități ale unui consiliu corporativ este de a face rezoluții. Rezoluțiile sunt, în principiu, documente care înregistrează deciziile consiliului. Rezoluțiile corporative pot fi soluționate pe mai multe aspecte, printre care:
- Înregistrări ale tranzacțiilor majore ale societății
- Aprobări ale contractelor
- Evidența vânzării sau achiziționării de bunuri imobile (terenuri și clădiri)
- Închirierea sau concedierea unui număr mare de angajați
- Extinderea pe o piață nouă sau o nouă locație
Toate aceste decizii, și mai mult, trebuie înregistrate.
Ce alte înregistrări trebuie incluse?
- Statutul dvs. și orice articole care modifică acest document. Aceste articole sunt depuse împreună cu statul dvs., dar mai aveți nevoie de o copie a originalului și a tuturor modificărilor.
- Actul de afaceri . Statutele sunt principiile directoare care guvernează activitatea consiliului de administrație al corporației. Statutele includ îndatoriri ale ofițerilor , informații despre întâlnirea anuală și modul în care consiliul stabilește politica și voturile.
- Proces-verbal al tuturor reuniunilor acționarilor și ale directorilor, inclusiv reuniunea anuală
- Rapoarte anuale
- Un registru de stocuri pentru urmărirea tranzacțiilor pe acțiuni și a acțiunilor.
- Rezolvarea afacerilor și a impozitelor
- Angajarea și numirea unor rezoluții
- Director Rezoluții privind conflictele de interese
- Rezoluții pentru împrumuturile către și de către corporație
- Rezoluții privind beneficiile angajaților și planurile de pensii
- Rezoluții dividende bursiere
Respectați legea statului în formarea consiliului dvs. și păstrarea înregistrărilor
Pe măsură ce formați compania dvs., va trebui să verificați cu statul dvs. să vă asigurați că urmați regulile de stat pentru organizarea și funcționarea corporației dvs. Toate statele au reglementări specifice care guvernează corporațiile. Consultați-vă cu secretarul de stat al statului sau cu avocatul dvs. pentru mai multe informații.
Înapoi la lista de verificare Startup Corporation