Pentru multe întreprinderi, departamentul de contabilitate nu primește prea multă atenție decât dacă ceva nu merge bine. Cu toate acestea, există multe de câștigat de la departamentul de plăți de conturi, care este bine condus. Dimpotrivă, există o mulțime de probleme care pot veni de la unul care doar se limpezează. Acest departament are adesea un efect enorm asupra fluxului de numerar al unei întreprinderi și există oportunități care pot fi obținute sau pierdute pentru a profita de acordurile de plată cu furnizorii.
Un departament bine plătit pentru conturi de plată trebuie să poată beneficia de reduceri de volum și de reduceri anticipate de plată, precum și de a determina cel mai bun mod de a păstra cele mai multe fonduri disponibile unei companii pentru alte cheltuieli și investiții. De asemenea, acest departament ar trebui să poată garanta că furnizorii își îndeplinesc obligațiile în baza acordurilor și contractelor, astfel încât, dacă nu sunt respectate standardele de volum sau de calitate, problemele sunt soluționate și se iau măsuri corective adecvate.
Probleme comune legate de conturile de plată
Deși există numeroase oportunități de reducere a costurilor și de eliberare a numerarului, există și o serie de obstacole cu care se confruntă întreprinderile atunci când încearcă să atingă aceste obiective. Studiul de optimizare a plăților pentru contabilitatea din 2014 a constatat că procesarea hârtiei era una dintre cele mai mari surse de probleme pentru multe organizații, având în vedere că timpul necesar pentru a face față facturării pe suport de hârtie reprezintă cea mai mare problemă.
Alte surse importante de îngrijorare au fost:
- Asigurarea plăților la timp
- Îmbunătățirea procesului de aprobare a facturilor
- Obținerea celor mai bune condiții de plată cu furnizorii și asigurarea respectării obligațiilor de ambele părți
- Confruntarea cu o varietate de sisteme de contabilitate și facturare a furnizorilor
- Înregistrarea și verificarea securității datelor și a tranzacțiilor
Multe dintre problemele enumerate sunt înrăutățite sau create de dependența de facturarea pe suport de hârtie. Documentele pierdute reprezintă o problemă frecventă în multe organizații, ceea ce duce la plăți întârziate sau pierdute. În plus, în timp ce o serie de companii sunt interesate să-și digitizeze documentele, majoritatea furnizorilor încă trimit facturi pe hârtie sau le trimit prin fax.
Cele mai multe întreprinderi mici își gestionează propriile conturi de plăți și multe dintre acestea se fac manual. Deoarece puțini furnizori au trecut la facturarea electronică, majoritatea organizațiilor cheltuiesc cantități mari de forță de muncă introducând manual datele și creând copii digitale ale documentației.
Folosirea documentației de hârtie încetinește frecvent procesul de aprobare a facturii, deoarece copiile trebuie făcute și livrate membrilor corespunzători ai conducerii pentru revizuire. Atunci când documentele nu sunt ușor accesibile sau disponibile într-un format digital, este o provocare să analizăm datele și să ne asigurăm că se obțin cele mai bune acorduri de plată și că sunt îndeplinite obligațiile. În timp, acordurile de reducere rapidă a plăților se pot pierde cu ușurință dacă întreprinderile nu pot efectua plăți atunci când sunt necesare, astfel încât problemele legate de documentele de birou pot fi costisitoare.
Îmbunătățiri și optimizare
Datorită faptului că o serie de aspecte legate de buna funcționare a departamentelor de plată a conturilor provin din aceleași cauze principale, există și câteva ajustări pe care organizațiile le pot face, care vor avea grijă de multe probleme în același timp. Trei dintre cele mai eficiente modalități prin care companiile își pot raționaliza procesele departamentelor care trebuie plătite sunt:
- Utilizați recunoașterea caracterelor obiect pentru a digitiza hârtiile
- Profitați de portalurile online accesibile furnizorilor
- Creați fluxuri de lucru pentru gestionare
OCR
Deși multe companii utilizează în mod obișnuit scanerele pentru a crea copii digitale ale documentelor, aceasta implică, în general, numai crearea unei imagini a unui document care este salvat pe un computer. Aceasta înseamnă că informațiile trebuie încă introduse manual într-o bază de date, astfel încât, în timp ce pierderea înregistrărilor este mai puțin probabilă, este totuși consumatoare de timp.
Obiectul de recunoaștere a caracterelor, sau OCR, implică scanarea unui document și preluarea datelor din acesta. Aceste date pot fi adăugate automat într-o bază de date sau într-o foaie de calcul. Procesul OCR ajută la reducerea problemei erorilor de introducere manuală a datelor și permite introducerea informațiilor imediat ce documentele sunt primite. OCR durează aproximativ același timp pentru un angajat ca scanarea unui document pentru a crea un fișier imagine și, în general, nu necesită pași suplimentari. Per Gartner, există organizații care pot posta 80% sau mai mult din facturile lor fără ca un angajat să fie implicat direct.
Portalul furnizorilor
Îmbunătățirea procesului de introducere a facturilor și a datelor într-un sistem centralizat poate permite companiilor să creeze sau să profite de un portal online care permite unei companii și furnizorilor acesteia să urmărească comenzile, să privească facturile și să vadă când se efectuează plățile. Punerea la dispoziție a acestor date unui număr de persoane dintr-o organizație poate ajuta la asigurarea unei supravegheri adecvate a departamentului de plăți contabile și poate contribui la accelerarea procesului de aprobare a facturilor. Permițând furnizorilor să acceseze portalul le permite acestor companii să trimită facturi și să urmărească plățile, precum și să fie conștienți de orice probleme legate de livrările primite sau problemele legate de facturare.
Stabilirea fluxurilor de lucru și a proceselor
Cu toate acestea, o organizație decide să gestioneze eforturile de gestionare a datelor, este important să existe un proces stabilit pentru gestionarea conturilor și a plăților. Acest lucru permite companiilor să se asigure că operațiunile funcționează și să găsească alternative dacă sunt greoaie sau duc la erori sau întârzieri. Potrivit Deloitte, aceste procese ar trebui să detalieze ce face departamentul de plăți la primirea facturii, cum sunt introduse și împărtășite datele și ce proces este pentru aprobarea facturilor. Ar trebui, de asemenea, să existe orientări pentru a stabili cele mai bune modalități de a se ocupa de plata diferitelor tipuri de furnizori.
În timp ce mulți furnizori oferă reduceri pentru plată în termen de 30 sau 90 de zile, este posibil să nu merite reducerea, dacă acest lucru inhibă fluxul de numerar al unei organizații. De asemenea, este esențial să existe o modalitate de a verifica dacă atât compania, cât și furnizorii respectă prescripțiile unui contract sau al unui acord. Stabilirea fluxurilor de lucru pentru a rezolva aceste probleme poate ajuta organizațiile să facă alegerile corecte.
Atunci când furnizorii nu livrează la timp, în cantități suficiente sau în cantități adecvate de stocuri, este posibil ca firmele să nu plănuiască să plătească facturi înainte de rezolvarea acestor probleme. Un flux de lucru poate fi esențial în stabilirea a ceea ce trebuie făcut atunci când apar aceste probleme. În plus, plățile către furnizori trebuie, de asemenea, să fie făcute la timp pentru a preveni pierderea de reduceri sau pentru suportarea de penalități pentru întârzierea efectuării plăților. Fiecare acord de furnizor trebuie să fie documentat și actualizat pe măsură ce lucrurile se schimbă, iar procesele ar trebui să asigure că fiecare cont este gestionat corespunzător.
Crearea fluxurilor de lucru poate ajuta, de asemenea, o companie:
externalizarea
Digitizarea înregistrărilor, implementarea OCR și utilizarea unui portal la care au acces furnizorii nu pot fi ceva necesar pentru întreprinderile mai mici, însă organizațiile nu ar trebui să presupună că costul va împiedica o afacere să profite de ele. În timp ce costul înființării și menținerii sistemelor electronice poate fi prohibitiv pentru multe organizații mici și mijlocii, deseori nu este necesar să se facă acest lucru intern. Există o varietate de furnizori terți pe care organizațiile le pot externaliza. Organizațiile pot beneficia de asistență externă pentru orice, de la crearea unui proces OCR în scopul de a ajuta o companie să creeze fluxuri de lucru pentru analizarea contractelor furnizorilor.
În timp ce organizațiile ar putea să nu fie capabile să pătrundă singure costurile implementării unei varietăți de sisteme IT , deținerea de către un terț a acestora este adesea foarte accesibilă. Întreprinderile vor trebui să compare costurile de utilizare a părților externe pentru a dezvolta aceste sisteme împotriva potențialelor economii și a valorii de eliberare a numerarului, dar externalizarea permite organizațiilor să profite de tehnologia și sistemele care în mod normal ar fi prea scumpe.
- Asigurați-vă că sunt create comenzi de achiziție pentru fiecare comandă nouă
- Verificați dacă facturile corespund produselor primite și respectă contractele contractuale
- Verificați înregistrările pentru a vă asigura că plățile sunt efectuate, că sunt efectuate la timp și că nu sunt duplicate
- Determinați cea mai bună metodă de plată a facturilor, cum ar fi prin EFT sau cărți de credit, pentru a reduce comisioanele