Care sunt opțiunile pentru crearea unui sistem de conducere pentru afacerea mea?
Forța de muncă a companiei devine din ce în ce mai mobilă, mai mulți angajați conducând zilnic pentru afaceri.
Aveți două alternative pentru afacerea dvs .: un program de flote de mașini deținute de companie sau un program de rambursare pentru angajații care conduc propriile mașini.
Un program de flote (mașini deținute de companie) este o opțiune atrăgătoare pentru angajatorii care au nevoie de transport pentru anumite funcții, cum ar fi camioanele de serviciu, camionetele, vehiculele de transport sau cele cu alte cerințe de echipament. Programul de flote vă oferă controlul și supravegherea afacerii dvs., cum ar fi asigurarea și întreținerea autovehiculului și capacitatea de a alege caracteristicile vehiculului pe care compania le consideră importante. Acestea includ caracteristici precum branding-ul corporativ, elementele de siguranță și telematică pentru a obține informații 24/7 despre locul în care sunt localizate și sunt conduse vehiculele.
Un program de rambursare pentru angajații care conduc propriile mașini este utilizat de către companiile care nu au nevoie de vehicule de specialitate sau camioane pentru angajații lor, cum ar fi vânzări și servicii de afaceri.
Rambursarea oferă flexibilitate și alegere lucrătorilor, necesită o administrare internă mai mică și nu necesită cheltuieli anterioare sau scurgeri de capital.
Ce este important în a decide care sistem să folosească?
Indiferent de modelul - flota sau rambursarea - trebuie să rambursați angajații în mod corespunzător pentru utilizarea în scopuri comerciale asociate cu vehiculele lor sau să vă confruntați cu consecințele, cum ar fi audituri IRS costisitoare sau, mai rău, procese de acțiune de tip clasic .
Pentru un program de flote, întrebați-vă scopul principal al programului - ca un avantaj al angajaților sau pentru a vă oferi nevoile de transport ale afacerii dvs. Dacă obiectivul dvs. principal este de a oferi un instrument de afaceri, acesta vă va permite să reduceți cheltuielile flotei prin recuperarea costurilor asociate utilizării personale a vehiculelor de către angajați.
Cu un program de rambursare, puteți alege fie o indemnizație de mașină fixă, un program de cenți per mile, fie o rată de kilometraj standard IRS pentru a rambursa lucrătorii lor. Dar toate aceste trei optiuni pot determina companiile sa piarda mii de dolari pe angajat in fiecare an, deoarece nu controleaza cu exactitate costurile individuale ale unui sofer, cum ar fi preturile variabile ale gazului si numarul de mile condus.
Ce este FAVR și de ce este cea mai bună alternativă pentru rambursarea kilometrajului?
FAVR este o procedură de venit IRS care rambursează angajaților scutite de impozit pentru costurile fixe și variabile asociate conducerii pentru afaceri. Costurile fixe pot include taxe de asigurare, licență și înregistrare, în timp ce costurile variabile includ combustibil și întreținere.
FAVR este soluția cea mai exactă de rambursare deoarece oferă o rambursare personalizată fiecărui angajat mobil, pe baza costurilor locale și a kilometrajului de afaceri, care pot varia de la o lună la alta.
Dar, înregistrarea exactă a tuturor costurilor fixe și variabile poate fi complexă pentru administrare - motiv pentru care majoritatea angajatorilor nu o folosesc.
Mulți angajatori optează în schimb pentru alocații simple pentru mașini plate ca o abordare "unică pentru toți" (500 de dolari pe lună pentru fiecare angajat, de exemplu). Dar această metodă nu ia în considerare faptul că nici două călătorii de afaceri nu sunt la fel, deci nici doi angajați nu ar trebui rambursați aceeași sumă. Rambursarea unui program de cenți pe milă este mai corectă, dar nu este exactă.
De ce rata de kilometraj standard IRS nu este cea mai bună alternativă?
Cele mai multe companii utilizează rata de kilometraj pentru afaceri IRS pentru a calcula ceea ce ar trebui să fie plătit fiecare angajat individual. Dar rata IRS nu este o rată necesară de rambursare deoarece se bazează pe costurile medii naționale de operare a unui vehicul în cursul anului precedent .
Rata IRS este o medie de timp a costurilor utilizând datele anilor anteriori și nu o rată reală de rambursare. Angajații ar putea cheltui mai mult pe călătorie decât vor fi rambursați sau ar putea fi rambursați în exces dacă prețurile gazului au scăzut - și nu s-ar face ajustări în ceea ce sunt plătite pentru că se bazează pe numerele de anul trecut.
Ce se întâmplă în majoritatea companiilor atunci când vine vorba de indemnizații de mașini plate și de rambursare?
Indemnizațiile pentru mașini plate nu sunt corecte atunci când vine vorba de rambursarea angajaților care locuiesc în diferite locații. De exemplu, un angajat poate locui într-o zonă în care prețurile la gaze sunt cu 12 cenți mai ieftine decât prețurile din următorul oraș peste locul în care locuiește un alt angajat. De asemenea, costurile fixe ale călătoriilor de afaceri , cum ar fi prețul primelor de asigurare auto și taxele, diferă considerabil în funcție de locație.
Alte costuri de conducere variază de asemenea. De exemplu, primele de asigurare auto variază foarte mult de stat, de la 825 dolari în Charlotte, Carolina de Nord până la 3.150 de dolari în Detroit, Michigan. Taxele pentru același sedan de 21.000 de dolari costă 249 USD în Nevada, dar pot costa până la 1.689 USD în Rhode Island. Costurile anuale de reparații nu sunt aceleași în fiecare stat, fie, în medie, 393 dolari în New Jersey, dar numai 270 dolari în Vermont. Plata aceleiași rate forfetare angajaților care locuiesc în diferite locații ignoră complet aceste variații.
Deoarece indemnizațiile pentru autoturisme sunt tratate ca și compensații, ele sunt impozabile atât pentru angajatorul care plătește taxele FICA ( taxe de securitate socială și Medicare), cât și pentru angajatul care plătește atât FICA, cât și impozitele pe venit. Aceasta înseamnă că societatea plătește suma alocației pentru automobile plus contribuția fiscală asociată FICA, în timp ce angajatul primește acasă suma alocată pentru autoturisme, mai puțin impozitele pe venit și contribuția FICA. Într-un mod de rambursare fără taxe ca "FAVR", angajatul "ia acasă" exact suma pe care angajatorul o rambursează.
Ce greseli fac companiile în ceea ce privește taxarea pentru utilizarea personală a unui vehicul de flotă?
Unii angajatori permit angajaților lor să folosească vehiculele de flotă deținute de companie ca un avantaj pentru utilizarea personală a acestora. Dar, ați fi surprins de cât de multe companii nu își dau seama că această utilizare personală este impozabilă angajatului. De asemenea, companiile nu au o modalitate bună de a calcula suma pe care fiecare șofer trebuie să o plătească pentru această prestație impozabilă.
Adesea organizațiile percepe o sumă forfetară pentru a acoperi utilizarea personală a tuturor șoferilor lor, indiferent de câte mile personale conduc. Acest lucru se poate dovedi a fi un mare avantaj monetar pentru angajații care folosesc destul de mult vehiculele de flotă pentru uz personal. Dar angajații care conduc vehiculele flotei strict pentru uz comercial și își păstrează propriile mașini pentru uz personal în afara condițiilor de muncă pot fi supraîncărcate în mod incorect.
Ce se întâmplă dacă o afacere nu își rambursează cu exactitate angajații?
Rambursarea necorespunzătoare a lucrătorilor pentru cheltuielile de conducere legate de afaceri costă multe companii de mii de dolari în fiecare an (aproximativ 3.000 de dolari pe angajat în fiecare an, calculat de Motus). Cu toate acestea, acest lucru nu este nimic în comparație cu costurile proceselor de acțiune de clasă. În ultimii ani, muncitorii și-au dat în judecată angajatorii pentru suma de 7 milioane dolari SUA pentru a compensa practicile inechitabile de rambursare. În statul California, aceste procese se transformă rapid în regulă, nu în excepție, deoarece secțiunea 2802 din Codul muncii din California este deosebit de strictă.
Codul California asigură că "Un angajator va despăgubi angajatul pentru toate cheltuielile sau pierderile suferite de salariat în consecință directă a îndeplinirii îndatoririlor sale". Acest lucru a fost interpretat în mod obișnuit de angajatori ca fiind limitat la costurile echipamentelor sau instrumentelor utilizate la locul de muncă, dar este acum folosită din ce în ce mai mult în cazurile de rambursare a kilometrajului (exemplu Radio Shack și Toys "R" Us).
Programele de flotă vin, de asemenea, cu propria lor set de provocări atunci când vine vorba de a acoperi cu exactitate angajații înapoi pentru utilizarea personală a acestor vehicule. Utilizarea personală a vehiculelor companiei trebuie să fie documentată corespunzător, iar angajații să fie debitați pentru uz personal. Costurile cu kilometraj personal raportate le plasează companiilor la riscul unor auditări IRS costisitoare și pot costa compania în returnări nereușite.
Care sunt unele resurse care pot ajuta afacerea mea?
Afacerea dvs. poate utiliza aceiași tehnologie care împuternicește noul loc de muncă digital să-și urmărească cheltuielile de kilometraj pentru afaceri. Aici sunt cateva exemple:
- Dispozitive inteligente cu funcții GPS pentru colectarea și stocarea informațiilor despre călătoriile de afaceri ale angajaților
- Aplicații mobile pentru a automatiza urmărirea kilometrajului angajat și pentru a gestiona cu exactitate afacerea exactă a fiecărui angajat, naveta și mile personale.
Cu aplicațiile și aplicațiile mobile potrivite, puteți elimina sarcinile manuale pentru ca șoferii să crească productivitatea, să reducă costurile și să asigure respectarea IRS - toate în timp ce câștigă o perspectivă asupra comportamentului de conducere și a eficienței forței de muncă mobile.