Descrierea de bază a unui grefier de introducere a datelor este o poziție care a implicat introducerea și actualizarea informațiilor dintr-o bază de date a companiei. Aceasta poate însemna modificarea manualului companiei, scanarea documentelor care trebuie păstrate în dosar sau actualizarea conturilor clienților.
Dar, pentru multe locuri de muncă, introducerea datelor este doar o parte a postului grefierului.
Introducerea responsabilităților de date
Dacă doriți să intrați într-o companie ca administrator de date, va trebui să știți cum să tastați și să cunoașteți tastatura Mac și PC. În funcție de companie, este posibil să răspundeți la telefoane, scanarea documentelor și alte activități de asistență la birou.
Aceasta este, de obicei, o poziție la nivel de intrare, pe care scala salarială tinde să o reflecte. Grefierii de introducere a datelor au nevoie de o cunoaștere limitată a sistemelor și procedurilor de birou, iar în timp ce va trebui să aveți un bun simț al etichetării și al îmbrăcămintei adecvate de birou, probabil că nu vi se va cere să luați decizii pe scară largă.
Asta nu înseamnă că trebuie să vă așteptați ca această slujbă să fie plictisitoare sau că este neimportantă. În multe moduri, funcționarii sunt gărzile companiei, care decid ce apeluri trec și care sunt trimise la mesageria vocală. Dacă se dublă ca recepționer de birou, vor fi primul punct de contact al companiei pentru mulți oameni.
Cum se încadrează funcționarii de introducere a datelor în ierarhia de birou
Grefierii se așteaptă să fie supravegheați de un administrator de birou sau de un administrator senior. Deși vor varia de la o companie la alta, sarcinile pe care un funcționar le va avea tendința de a rămâne destul de consecvente, în funcție de nevoile companiei.
Într-o companie mică, nevoile de intrare a datelor pot fi minime, deci funcționarii pot fi lucrători cu fracțiune de normă sau lucrători cu alte atribuții conexe, cum ar fi recepționerul sau secretarul.
Atunci când se află într-un birou de dimensiuni medii, mai mult de un funcționar este probabil necesar, iar pozițiile pot fi parțiale sau cu normă întreagă.
Poziția unui funcționar de introducere a datelor într-o organizație mare este de obicei bine definită în ceea ce privește responsabilitățile și sarcinile. În mod ideal, dar nu întotdeauna, va exista un lanț clar de comandă și rezultatele așteptate vor fi comunicate în mod clar.
Aptitudini necesare pentru grefierii de introducere de date
În locurile de muncă americane, majoritatea candidaților pentru introducerea datelor vor avea nevoie de abilități puternice de matematică și engleze - atât scris, cât și vorbit - pentru a fi luate în considerare pentru ocuparea forței de muncă. Probabil că veți avea nevoie să știți cum să utilizați programe comune precum Microsoft Word și Excel și ar trebui să cunoașteți utilizarea e-mailului într-un cadru profesional.
Deoarece funcționarii de introducere a datelor folosesc adesea mai multe pălării, majoritatea se așteaptă să aibă abilități puternice pentru serviciile clienților și abilitatea de a efectua mai multe sarcini.
Educatie si antrenament
Din nou, acest lucru va varia în funcție de mărimea și natura companiei și de domeniul specific, însă există anumite posturi de grefieri care necesită puțin mai mult decât o diplomă de liceu și o experiență la locul de muncă. Unele companii pot solicita o diplomă de asociat sau chiar o diplomă de licență, în funcție de sarcinile pe care persoana va trebui să o îndeplinească.