Sfaturile de mai jos vă vor ajuta să vă ajustați abilitățile de comunicare, astfel încât să economisiți timp, să reduceți stresul și să deveniți mai productivi prin comunicarea eficientă în fiecare interacțiune pe care o aveți în afacerea dvs. mică.
Limitați distragerile și ascultați
Ascultarea este cheia comunicării eficiente, dar nu este întotdeauna ușoară. O modalitate de a deveni un ascultător mai bun este să încercați să limitați distragerile în timpul conversațiilor, ceea ce face dificilă auzirea și absorbția a ceea ce spun ceilalți. Acest lucru poate însemna închiderea clientului dvs. de e-mail, oprirea soneriei telefonului sau închiderea ușii la birou. Făcând aceste lucruri mici, vă asigurați că persoana cu care vă vorbiți are atenția deplină.
De asemenea, este important să limitați distragerile interne, adică tot ce se întâmplă în mintea ta. Când aveți mai multe subiecte de abordat în timpul unei întâlniri sau o conversație care trece prin ele pentru a obține toate ideile dvs. poate fi tentantă, dar acest lucru provoacă confuzie și poate face ca cealaltă persoană să simtă că contribuția lui sau ei nu este importantă.
Încetiniți-vă și amintiți-vă că comunicarea este o stradă cu două sensuri. Stabiliți o dă-și-a lua, care permite ambelor părți să aibă cuvântul lor.
Fii receptiv
Unul dintre cele mai grave lucruri pe care le puteți face atunci când apare un conflict sau cineva are o plângere cu privire la afacerea dvs., produsele, serviciile etc. este ignorat. În cele mai multe cazuri, ar trebui să se emită imediat un răspuns, chiar dacă este doar o scurtă afirmație că veți examina problema.
Dacă așteptați până când veți avea toate informațiile necesare înainte de a ajunge la petrecerea nefericită, ei vor ajunge nu numai nefericiți, ci și acum supărați. Păstrați liniile de comunicare deschise în toate situațiile, fiind cât mai receptiv posibil și asigurându-vă că oamenii care vă ajung să vă simțiți ca problema lor să fie importantă pentru dvs.
Întrebați întrebările corecte
Atât de multă comunicare se bazează pe obținerea informațiilor de care aveți nevoie și de multe ori acest lucru înseamnă că trebuie să întrebați cele mai potrivite întrebări. Există indicii despre întrebările pe care ar trebui să le întrebați în fiecare parte a conversației pe care o aveți. Trebuie să puteți să ascultați și să vă abțineți de la acele indicii pentru a afla care întrebări vor dezvălui informațiile de care aveți nevoie.
Luați în considerare cazul unui angajat care nu a îndeplinit obiective și este, în general, nefericit la locul de muncă. Dacă nu puneți întrebările potrivite, este posibil să nu ajungeți niciodată la rădăcina problemei, care poate fi orice, de la problemele personale până la subconștient.
Faceți cât mai mult de întâlniri
Întâlnirile sunt notorii pentru a fi pierderi de timp dacă nu sunt bine planificate și bine organizate. Dacă sunteți organizatorul, primul lucru pe care ar trebui să-l faceți pentru a respecta timpul tuturor și pentru a vă face întâlnirea cât mai eficient posibil este să-l programați în avans.
Apoi, faceți timp pentru a pregăti o agendă care să contureze punctele de interes și stabilește o structură pentru întâlnire.
Iată câteva sfaturi utile pentru întâlniri inteligente care vă vor ajuta să vă asigurați că întâlnirile dvs. sunt productive:
- Confirmați orele de întâlnire în fusurile orare corespunzătoare cu una sau două zile înainte de întâlnire.
- Atribuiți un moderator de întâlnire care să gestioneze întâlnirea și să se asigure că participă la agendă.
- Încurajați contribuția și întrebările tuturor celor prezenți la întâlnire.
- Luați note sau alocați pe altcineva să noteze, pentru a captura detaliile importante ale întâlnirii.
Combinarea metodelor de comunicare
Comunicarea "față în față" sau "voce-la-voce" este excelentă pentru a elimina provocările provocate frecvent de e-mail. Dar poate crea mai multe întrebări și confuzii dacă toate părțile implicate nu se află pe aceeași pagină.
Chiar dacă cea mai mare parte a comunicării dvs. are loc prin telefon sau la evenimente de rețea , puteți crea e-mailuri sumare care să contureze ceea ce a fost discutat, ce pasi următori sunt și cine este responsabil pentru ce. Poate fi o modalitate excelentă de a combina diferite metode de comunicare pentru o comunicare mai eficientă (și mai puțin confuză) înainte.
Concentrați-vă pe Serviciul Clienți
Un serviciu bun pentru clienți depinde de comunicarea bidirecțională. Adesea atunci când apar conflicte cu clienții, cheia spre rezoluție comunică pentru a descoperi problema, continuând apoi să comunice până când se identifică o soluție.
O modalitate de a menține relații pe termen lung cu clienții dvs. este prin menținerea liniilor deschise de comunicare. Înseamnă a cere informații despre cum merg lucrurile și cum se simt cu privire la produsele și serviciile pe care le oferiți. Se poate realiza la sfârșitul unui proiect, în timpul conversațiilor de zi cu zi, cu un focus grup sau prin sondaje formale.
Utilizați Feedback-ul primit
Dacă deja comunicați cu clienții dvs., probabil veți primi feedback în mod regulat, chiar dacă nu îl solicitați prin metode formale. Poate fi o mină de aur de informații utile despre modul în care afacerea, produsele și serviciile dvs. sunt percepute de clienți și potențiali clienți. Pentru a fi eficient, totuși, trebuie să utilizați aceste date pentru a vă schimba și îmbunătăți procesele. Creați un proces pentru colectarea feedback-ului pe care îl primiți într-un singur loc, apoi lăsați-l pe lună sau două pentru a analiza datele și pentru a crea un plan pentru implementarea și urmărirea îmbunătățirilor.
În cele din urmă, comunicarea eficientă poate fi una dintre cele mai importante abilități pe care le folosiți în afacerea dvs. Dacă abilitățile dvs. de comunicare pot utiliza unele reglaje fine, aveți nevoie de timp pentru a analiza modul în care comunicați și rezultatele comunicării. Apoi, concentrați-vă asupra modurilor în care o puteți îmbunătăți în timp. S-ar putea să vă surprindeți cât de mult vă schimbă relațiile cu personalul, clienții și colegii în bine.