Planificatorii evenimentului și întâlnirilor trebuie să contribuie sau să scrie scrisori și materiale de invitație formale pentru întâlniri, călătorii de stimulare și alte programe pe care le organizează. Nu trebuie să pară o sarcină copleșitoare, dar este important să urmați anumiți pași pentru a urma eticheta de invitație adecvată și pentru a evita lipsa detaliilor importante pentru oaspeții dvs.
Iată cum:
Creați o temă de eveniment. Înainte de a scrie scrisori și materiale de invitație formale, planificatorii trebuie să se asigure că au o temă atrăgătoare pentru program. Următoarele întrebări vă vor ajuta să începeți procesul de brainstorming: este o conferință educațională, un seminar sau o excursie de stimulare? Unde este ținută? Ce este unic despre acea destinație sau locație? Care este programul dur al evenimentului? Care sunt câteva dintre scopurile programului? De ce ar dori un participant să participe? Aceste întrebări vă vor ajuta să stabiliți o mare temă de eveniment.
Creați o invitație electronică. Multe scrisori de invitație formale și materiale pentru evenimente majore au fost transferate acum la sistemele de înregistrare online datorită volumului de logistică a evenimentului important care trebuie capturat în timpul procesului RSVP: scrierea oricărui nume, informații de contact, cerințele dietetice, accesul la dizabilități, detalii despre program, informații despre activități și multe altele. Notă: Evenimentele mai puțin complicate pot utiliza o singură pagină web sau o imagine grafică trimisă prin e-mail pentru a transmite detalii despre eveniment și contacte RSVP.
Creați o invitație tipărită. În funcție de natura programului sau a evenimentului dvs., eticheta invitației vă poate sugera că trebuie să scrieți scrisori și note de invitație formale pentru a le permite oaspeților dvs. să știe că vă prețuiți cu adevărat prezența. Acest lucru este diferit de materialele evenimentului; în schimb, luați în considerare o carte de invitație simplă, care oferă oaspeților dvs. informații valoroase, inclusiv gazda și titlul, tema evenimentului, data (datele) și / sau ora (e) și un contact RSVP.
Scrierea invitațiilor la evenimentul oficial. Ca parte a invitației electronice, trebuie să evidențiați informații la nivel înalt despre program și eveniment. De exemplu, dacă aceasta este o excursie de stimulare sau o conferință de mai multe zile, veți dori să includeți următoarele: destinația, locația principală a hotelului / conferinței, subiectul principal, vorbitorii (inclusiv bios), programul, activitățile, logistica și detalii despre înregistrare. Scrisorile și materialele de invitație trebuie să ofere oaspeților un motiv pentru a participa și să includă întotdeauna o chemare la acțiune.
Eticheta de invitație începe cu prezentarea destinației / locației. Când scrieți scrisori și materiale de invitație formale, este întotdeauna mai sigur să presupuiți că nimeni nu a fost la locul în care găzduiți programul. Aceasta înseamnă că trebuie să scrieți o scurtă trecere în revistă a destinației și / sau a hotelului / instalației / locului în care se desfășoară programul. Dacă planificați un eveniment de mai multe zile, păstrați aceste informații la un nivel cât mai ridicat posibil, dar asigurați-vă că există suficiente informații pentru a le oferi oaspeților informații personale despre locație și de ce ar trebui să investească timpul acolo cu dvs.
Eticheta de invitație necesită programarea evenimentului. Dacă planificați un eveniment de mai multe zile, cum ar fi un program de stimulare, materialele de invitație ar trebui să includă cât mai multe detalii posibil, astfel încât oaspeții să își poată planifica în mod corespunzător timpul cu dvs. Înseamnă că invitația dvs. ar trebui să identifice metodele de sosire și orele la care se așteaptă să participe, orele pentru întâlniri de afaceri și activitățile (și alegerile de activități), informații despre mese și informații despre plecare.
Eticheta de invitație necesită descrieri de activități. Atunci când scrieți scrisori și materiale de invitație formale, oferiți o imagine de ansamblu a diferitelor activități pentru a ajuta oaspeții să determine mai bine ce se potrivește cu interesele lor. Este programul dvs. de golf un eveniment de 1/2 zi sau întreaga zi? Care este "clasa" fluviului care pluteste? Care este altitudinea în care găzduiți evenimentul și cât de mare vă va lua programul de ciclism montan? Care este durata de timp pentru o clasă de pictură și ce vor învăța?
Eticheta de invitație necesită informații despre întâlnirea logistică. Din nou, presupunând că găzduiți un program de mai multe zile, oaspeții trebuie să primească detalii despre fiecare dintre următoarele elemente:
- Rezervări de zbor
- Înregistrarea evenimentului
- Rezervări camere
- Transferuri de la aeroport
- Cod vestimentar
- Vreme
- Proceduri de check-in
- Elemente ne-rambursabile
- Gazdă contacte personal
Elaborarea agendei finale a evenimentului. Acest lucru va arăta diferit decât materialele inițiale de invitație, dar ar trebui să fie oferit oaspeților invitați la sosire sau chiar înainte de a participa la un eveniment. Ar trebui să includă un oră cu ora (este bine să combinați orele) prezentarea generală a ceea ce este programat când și unde. Dacă aveți mai multe piste educaționale programate simultan, este util să evidențiați aceste piese în grupuri, astfel încât participanții să știe ce subiecte sunt programate când și unde.
Creați scrisoarea de întâmpinare a evenimentului. Mulți planificatori se luptă cu ce informații ar trebui sau nu ar trebui să includă în scrisori de bun venit. Cel mai bun sfat este să păstrați simplu mesajul de întâmpinare și să îi spuneți oaspeților că sunt bineveniți și apreciați. Eticheta de invitație sugerează că scrisoarea trebuie semnată de gazda oficială a evenimentului.
Unul dintre cele mai uitate elemente de invitație pentru eveniment este anunțul de plecare. Ca parte a scrisorii de primire și a oricărui cadou de sosire, este important să anexați detalii despre modul în care oaspeții vor pleca.
Creați cărți de meniu. Fie că plănuiți un mic dejun, prânz sau cină, oaspeții apreciază întotdeauna că văd cărți de meniu care conturează elemente de meniu pentru fiecare curs al mesei. Le oferă acestora ceva de spus atunci când se întâlnesc cu alții la masă și permite personalului de așteptare să obțină rapid opțiuni de meniu de la oaspeți, ajutând la menținerea programului pe drumul cel bun. Notă: Dacă planificați o surpriză specială în timpul mesei, cum ar fi un desert tematic pentru divertisment unic, este util să păstrați acele elemente în afara meniului pentru a spori efectul special.
Creați cărți cu notă de apreciere. Indiferent dacă este un cadou de sosire sau un cadou de pernă, fiecare cadou de apreciere ar trebui să aibă cartea de notă cadou. Este o oportunitate de a întări mesajele "mulțumesc" și de ai face pe oaspeți să se simtă mai speciali. Este util să includeți formularea și mesajele care reflectă tema evenimentului în sine.
Creați anunțuri individuale de plecare.
În ziua anterioară plecării, trimiteți anunțuri camerelor de oaspeți care le reamintesc când vor pleca, inclusiv numărul zborului și ora de plecare. Oferă posibilitatea de a remedia eventualele erori de ultim moment care ar putea fi trecute cu vederea în timpul programării logisticii.
Sfaturi:
- Asigurați-vă că aveți un designer de grafică excelent și un proces de înregistrare online. Provocarea încă este astăzi că există multe sisteme diferite de înregistrare a evenimentului online , dar ele necesită fie o mulțime de personalizare, fie utilizarea unor sisteme terțe sunt încă considerate un pic mai scumpe pe bază de invitație. De aceea mulți planificatori se bazează încă pe instrumentele și resursele lor de origine.
- Găsește-ți un magazin de papetărie excelent. Deși organizațiile se deplasează din ce în ce mai mult la utilizarea formelor electronice de comunicare, aceasta încă nu înlocuiește impactul pe care invitațiile imprimate și materialele de eveniment le oferă. Căutați papetărie care să vă mulțumească tema evenimentului și să schimbe stilurile de hârtie și dimensiuni pentru a crea mai mult interes și dramă. Oaspeții dvs. vor observa efortul.
- Creați un șablon și reproduceți de acolo. Planificatorii ar trebui să creeze scrisori și materiale de invitație pentru șabloane și să actualizeze pur și simplu evenimente noi din șabloanele programelor și evenimentelor anterioare. Desigur, ar trebui să fie selectate și utilizate noi articole de papetărie, grafică, text etc., deci există o anumită cantitate de personalizare necesară de fiecare dată.