Înainte de a începe să scrieți manualul, o notă de precauție:
Asigurați-vă că aveți un avocat care este un expert în domeniul dreptului muncii revizuit manualul dvs. pentru a fi sigur că nu există nimic în ea care ar putea provoca probleme. Plătirea unui avocat care să ofere această recenzie vă poate salva de a include ceva care ar putea fi înțeles greșit de un cititor.
Introducerea în manualul dvs. de angajați este mai mult decât câteva cuvinte despre compania dvs.
Acesta vă permite angajaților dvs. să înțeleagă importanța manualului și include o zonă pentru angajați să semneze pentru a recunoaște că au citit manualul. Iată mai multe informații despre ce include secțiunea Introducere:
- Istoria afacerii dvs.
Pe scurt, descrie-ți afacerea, inclusiv cum a început și evenimentele importante din istoria sa. - Declarația de intenție sau declarația de misiune.
Dacă ați creat o viziune sau o declarație de misiune pentru afacerea dvs., discutați-o aici. Afirmând că viziunea dvs. îi ajută pe angajați să vadă în ce credeți și îi încurajează să lucreze pentru compania dvs. - Scrisoare de bun-venit
Includeți o scrisoare de bun venit, vorbind direct angajaților și lăsându-i să știe cât de importantă credeți că sunt pentru organizație. - Declarația "Nu este un contract"
În scrisoarea dvs. de întâmpinare sau într-o declarație separată, furnizați o declarație care permite angajaților să știe că nu li se oferă nici o garanție:"Acest manual nu constituie un contract de muncă și nici nu oferă nici o garanție de angajare".
- O pagină de semnături
Includeți o declarație conform căreia toți noii angajați trebuie să semneze manualul pentru a arăta că au citit documentul și l-au înțeles.
Introducerea este o parte importantă a manualului dvs. pentru angajați. Asigurați-vă că avocatul dvs. revizuiește această secțiune, în special.
Crearea unui manual de angajați
Prima secțiune majoră a manualului pentru angajați conține politici ale angajaților.
Aceste politici oferă angajaților informații despre așteptările dumneavoastră.
Beneficiile angajatului
Ultima parte a Ghidului dvs. pentru angajați descrie beneficiile și timpul pe care îl oferiți angajaților:
- Participarea și Punctualitatea
Includeți o secțiune care să precizeze că angajații sunt așteptați să lucreze în fiecare zi și la timp. Definiți "absența excesivă" și "întârzierea" obișnuită. - Pauze, ore de prânz, salon personal
Fie ca angajații să poată lua pauze în orice moment sau dacă există timpi de întrerupere specifici? Ce zici de prânz? Descrieți protocoalele de utilizare a salonului de personal. - Software de calculator și documente
Asigurați angajaților conștienți de legile privind drepturile de autor referitoare la documente. Ce documente nu pot fi copiate? Ce copii pot fi produse de software? Unde sunt licențele software și ce spun ei? - Confidențialitatea; cadouri
Politicile de stat referitoare la chestiuni de afaceri și proceduri de proprietate. Angajații nu ar trebui să ia cadouri de la clienți, cu excepția jetoanelor foarte mici. - Disciplina / terminare
Descrieți procedurile de disciplină, inclusiv avertismente, scrise și orale. Includeți un proces de apel, chiar și pentru un birou mic, deci angajații simt că au "undeva să meargă". Descrieți circumstanțele în care angajarea poate fi anulată. Cât de mult este anunțat? Cum se plătește vacanța acumulată?
- Consumul de alcool și droguri; politica de fumat
Afirmă că utilizarea de droguri sau de alcool în incintele companiei este cauza unei concedieri imediate. Permiteți fumatul în incinta companiei? - Declarația EEOC
Nu faceți nicio discriminare împotriva oricui din nici un motiv; puteți discuta, de asemenea, cazarea pentru respectarea religiilor și politicile privind solicitanții și angajații cu dizabilități. - Egalitatea de remunerare
Evaluați salariul angajatului în funcție de nivelul poziției și de performanța, nu de factori externi, cum ar fi sexul. - evaluări
Spuneți angajaților cum și când efectuați recenzii de performanță. - Statutul angajatului (cu normă întreagă, cu jumătate de normă, de probă).
Descrieți orele săptămânale necesare pentru angajarea cu normă întreagă (32? 35? 40?). Angajații cu normă întreagă au beneficii (cum ar fi asigurarea de sănătate) pe care cei cu fracțiune de normă nu le utilizează? Partenerii temporari primesc o vacanță plătită?
- hărțuială
Menționați că societatea dvs. nu tolerează acest lucru, fie între angajați, fie prin implicarea clienților. Discutați despre modul în care trebuie tratate reclamațiile de hărțuire. - Politici de angajare
Descrieți modul în care faceți publicitate o poziție, intern și extern, și procesul de interviu. - Biroul de îm
Poate doriți să includeți o declarație generală despre aderarea la politicile de îmbrăcăminte, inclusiv păr, machiaj, bijuterii. Dacă angajații sunt obligați să poarte uniforme specifice, cine plătește pentru acestea? Cine plătește pentru curățenie? Limba greșită sau abuzivă poate fi "cauza justă" pentru terminare. - Orientarea / instruirea noilor angajați
Descrieți programul companiei dvs. de formare și orientare la locul de muncă. Este plătit timpul de orientare? - Perioade de plată / foi de timp / salarii / ore suplimentare
Cât de des sunt plătiți angajații? (La fiecare două săptămâni sau de două ori pe lună sunt tipice.) Subliniați faptul că foile de timp / cărțile de timp trebuie să fie întreținute de toți angajații; când trebuie să se întoarcă? Afirmă că salariile includ informații privind deducerile, informații anuale. Stat atunci când angajații sunt eligibili pentru ore suplimentare. - Parcare pentru angajați
Descrieți parcarea și orice restricții privind utilizarea acesteia. Angajații au nevoie de un card de parcare pentru a intra în loturi? Cum sunt monitorizate loturile? - Apeluri telefonice personale și vizitatori
Descrieți politicile privind vizitatorii și apelurile telefonice personale. - Perioadă de probă
Este o idee bună să includeți o perioadă de timp, de obicei nu mai mult de 90 de zile, în timpul căreia un nou angajat este evaluat și angajarea este "temporară" sau "la voință". Puteți ajusta plata după această perioadă de probă, pentru a oferi un stimulent unui nou angajat. De obicei, angajații de probă nu primesc beneficii, dar veți plăti salariați de probă pentru concediile plătite care se încadrează în perioada de probă? Angajații de probă încep să acumuleze timp în calculul plăților pentru concedii în această perioadă? - Demisii
Solicitați ca un angajat care dorește să vă demisioneze să vă dea o notificare cu cel puțin două săptămâni înainte. - Vreme zile
Descrieți cum și când veți notifica angajații dacă afacerea este închisă pentru vreme rea. Includeți o declarație cu privire la modul în care veți trata un timp de lucru al angajatului pentru vreme când afacerea rămâne deschisă. - Perioadele de așteptare
Trebuie angajații să aștepte un anumit timp pentru a primi beneficii? Angajații de probă încep să acumuleze (acumulează) prestații? - Plata timp liber (vacanțe, zile personale, timp bolnav)
Această secțiune este tratată într-o varietate de moduri. Nu există nicio lege federală care să impună să plătiți un salariat pentru o perioadă de vacanță, inclusiv vacanțe, concedii, timp personal sau timp bolnav, deși "timpul liber" este ridicat pe lista așteptărilor angajaților. Angajații au opțiunea de a lua timp liber fără plată. Orice timp plătit va afecta în mod direct productivitatea și serviciul clienți. O modalitate de a face față acestei situații este de a oferi un beneficiu total de "timp liber plătit" care se acumulează în timp, până la un maxim de ore "x". Timpul plătit poate fi utilizat în orice scop. Această procedură recompensează angajații care lucrează în fiecare zi, oferindu-le posibilitatea de a lua vacanțe sau ocazional zile personale. Solicitați angajaților să programe PTO în avans, cu excepția bolilor. După ce ați terminat această secțiune, sunteți aproape gata să îi arătați angajaților. Dar înainte de a face acest lucru, duceți-l la avocatul dvs. sau la un avocat care este expert în dreptul muncii pentru revizuire.
- Vacante.
Descrieți eligibilitatea pentru concediu; cât timp un angajat trebuie să muncească pentru a avea dreptul să ia o vacanță? Cum se determină lungimea? Cum se plătesc vacanțele? Ce se întâmplă dacă cineva pleacă; primește plata pentru timpul de vacanță neutilizat? Majoritatea angajatorilor nu permit angajaților să primească plăți în loc să ia concediu, din mai multe motive. Nu permiteți unui angajat să efectueze o vacanță în anul următor; toată lumea ar trebui să ia o vacanță în fiecare an. Când angajații trebuie să își anunțe planurile de vacanță? Cine are prioritate în programare? - Sărbătorile.
Nicio lege federală nu necesită plata concediilor; dacă biroul este închis, nu trebuie să plătiți pentru acest timp. Ce vacanță plătită oferiți? Listează sărbători specifice pentru fiecare an. Puteți decide să schimbați sărbătorile de la an la an, dar, de obicei, va trebui să păstrați același număr. Trebuie angajații să lucreze cu o zi înainte și o zi după o sărbătoare pentru a primi plăți de vacanță? Nu trebuie să plătiți salariați cu fracțiune de normă pentru vacanțe, chiar dacă angajații cu normă întreagă le primesc. Dacă decideți să închideți biroul într-o anumită zi și să nu plătiți angajații, trebuie să le dați înștiințare în avans. - Timp bolnav / Zile personale
Cele mai multe birouri mici consideră că este o mare povară să plătească angajații pentru o perioadă suplimentară de timp, atât în ceea ce privește personalul, cât și costul financiar. Poate doriți să oferiți angajaților un număr limitat de zile plătite personal / bolnav pe an, știind că le vor lua probabil, indiferent dacă au nevoie sau nu. Poate doriți să desemnați aceste zile colectiv ca fiind "zile personale", inclusiv zile bolnave; nu face pe oameni sa minta despre a fi bolnav pentru a obtine o zi libera. Nu permiteți angajaților să transfere aceste zile într-un alt an; le folosiți sau le pierdeți. Poate angajații să ia ½ zile sau un anumit număr de ore, mai degrabă decât o zi întreagă? Angajații cu jumătate de normă nu sunt, de obicei, eligibili pentru timpul bolnav. Descrieți procedura de solicitare a zilelor personale / medicale. - Obligatia juriului
Sunteți obligat să acordați angajaților un concediu în cazul în care un angajat primește o citație pentru comisia de juriu. Cum te descurci cu asta? Îi veți plăti în acest timp? Vrei să le solicite să se întoarcă în plata comisioanelor pentru juriu sau poate să o păstreze? Când trebuie să raporteze înapoi la muncă ("când instanța nu este în sesiune" este comună)? Asigurați-vă că luați în considerare scenariul "cel mai rău caz" din această secțiune. - Frunze de absență
Deși nu trebuie să oferiți concediu neplătit, vă recomandăm să luați în considerare această dispoziție, în special pentru angajații valoroși. Care este timpul maxim în care cineva poate să-și ia concediu fără plată și să se asigure încă o poziție la revenirea la serviciu? Dacă asigurați asigurarea, persoana poate continua această asigurare dacă plătește primele? Ce se întâmplă atunci când angajatul se întoarce; primește prima poziție? - Concediu militar
Legea privind uniformizarea serviciilor din 1994 pentru ocuparea forței de muncă și reabilitarea forței de muncă impune angajatorilor să depună eforturi rezonabile pentru a recalifica sau a îmbunătăți aptitudinile angajaților care se reîntoarce la datorie militară. Ce se întâmplă cu angajații care merg la tabăra de vară sau pentru alte obligații militare pe termen scurt? Cum va fi tratată returnarea lor?
După ce ați terminat această secțiune, sunteți aproape gata să îi arătați angajaților. Dar înainte de a face acest lucru, duceți-l la avocatul dvs. sau la un avocat care este expert în dreptul muncii pentru revizuire.
Disclaimer: Nu sunt un avocat și nu ofer consultanță juridică. Acest articol este furnizat pentru informații și nu trebuie să se bazeze pe acesta. Consultați un avocat pentru acest document și toate documentele de acest tip.