Ce trebuie să știți pentru a evita confuzia clienților
Este la fel de frustrant pentru profesioniștii condusi cu clienții care înțeleg greșit serviciile oferite.
"Managementul evenimentului" și "planificarea evenimentelor" sunt frecvent aruncate în jurul valorii de interschimbabil, chiar dacă acestea sunt două lucruri foarte diferite. Destul de simplu, planificarea și gestionarea nu sunt la fel. În timp ce seturile de competențe ale acestor două funcții se suprapun, acestea sunt două funcții distincte. Creează probleme pentru cei care se ocupă de clienți care gândesc greșit că au nevoie de un manager de evenimente atunci când ceea ce au nevoie este un planificator de evenimente. Și pentru acei clienți care au impresia că toți managerii de evenimente se ocupă și de planificarea evenimentelor. Deci, să clarificăm confuzia, deoarece este important ca tu și clienții tăi să aibă aceeași înțelegere.
Planificarea evenimentului
Să începem cu planificarea evenimentelor . Cuvântul cheie operativ aici este planificarea . Toate evenimentele - de la dușurile de mireasă până la sărbătorile de naștere de la vârstele de naștere până la întâlnirile mari - încep cu un plan de un fel.
Discuțiile inițiale cu clienții cu privire la ideile de eveniment, temele, datele dorite și orientările bugetare fac parte din procesul de planificare a evenimentelor.
Planificarea evenimentului începe de la început , începând de la etapele foarte timpurii ale conceptului și continuă până în momentul în care are loc evenimentul real. Și, sincer, pentru câteva săptămâni de la eveniment, planificatorii evenimentului înfășoară detalii și gestionează elementele de urmărire.
Planificarea evenimentului implică o colaborare strânsă cu clientul pentru a proiecta un eveniment care să reflecte viziunea clientului asupra adunării și să îndeplinească obiectivul evenimentului. Clienții care angajează un planificator de evenimente angajează pe cineva să planifice toate aspectele evenimentului, inclusiv detaliile aferente și elementele de acțiune și să vadă evenimentul până la finalizarea acestuia.
Responsabilitățile de planificare a evenimentelor pot include, dar nu se limitează la:
- selectând o temă globală pentru eveniment
- dezvoltarea unui buget
- selectând un loc de întâlnire
- negocierea contractelor hoteliere
- angajarea în afara furnizorilor
- planificarea meniului
- angajarea unui furnizor de servicii de catering
- aranjarea difuzoarelor sau divertismentului
- coordonarea transportului
- alegerea schemei de culori
- în curs de desfășurare invitații
Planificarea evenimentelor este tot ceea ce se întâmplă în realizarea unui eveniment. Această funcție intră sub umbrela mai mare a managementului evenimentelor.
Management de evenimente
Fiecare tip de eveniment este alcătuit din numeroase părți care se potrivesc împreună ca un puzzle. Toate aceste piese vin împreună pentru a crea un eveniment. Evenimentele de succes au toate aceste piese conexe care se reunesc la momentul potrivit și locul potrivit, fără probleme și în mod eficient și în conformitate cu planul. Acest proces se numește gestionarea evenimentelor. Este, în mod simplu, un management de proiect al evenimentului în sine.
Gestiunea evenimentelor implică crearea, coordonarea și gestionarea tuturor componentelor diferite ale unui eveniment, precum și echipele de persoane responsabile pentru fiecare aspect. Unele aspecte ale gestionării evenimentelor pot include, dar nu se limitează la:
- rezervând o locație pentru un eveniment
- coordonarea furnizorilor externi
- elaborarea unui plan de parcare
- elaborarea planurilor de urgență pentru situații de urgență
- asigurarea conformității cu standardele de sănătate și siguranță
- gestionarea personalului responsabil pentru fiecare funcție
- supravegherea executării unui eveniment
- monitorizarea evenimentului
- rezolvarea situațiilor evenimentului la fața locului
Manageri de evenimente și planificatori de evenimente colaborează
Definirea acestor două funcții este dificilă deoarece, nu numai că acestea sunt strâns legate, responsabilitățile se suprapun adesea. Planificatorii de evenimente individuale pot oferi servicii de gestionare a evenimentului, iar managerii de evenimente pot oferi și planificarea evenimentelor.
Totul depinde de planificatorul individual sau echipa de management al evenimentului corporativ, locul de desfășurare și evenimentul în sine.
Este important să înțelegeți diferențele dintre cele două și să determinați ce servicii veți oferi. De exemplu; Dacă oferiți servicii de planificare a evenimentelor pentru un eveniment la scară largă, veți lucra cu un manager de evenimente care vă va coordona serviciile cu cele ale managerului de catering, a echipei audiovizuale etc. Definiți-vă rolul și serviciile pe care le veți oferi și veți comunica în mod clar acestea pentru clienții potențiali pentru a evita orice confuzie în timpul procesului de planificare.