De fapt, puteți fi întrebat dacă sunteți un planificator de petreceri sau un planificator de întâlniri. În cazul profesiei de planificare a evenimentelor, titlurile de locuri de muncă sunt la fel de diverse și numeroase ca și serviciile oferite și uneori este dificil să se descrie și să se diferențieze unul de altul.
Poate fi o provocare atunci când pregătiți un portofoliu de planificare a evenimentelor, căutați un loc de muncă sau când lucrați cu un client care nu are înțelegerea corectă a funcției și responsabilităților dvs. de muncă.
Gestionarea evenimentului în funcție de planificarea evenimentului
În timp ce este foarte strâns legată, gestionarea evenimentului și planificarea evenimentelor sunt două funcții foarte diferite. Diferența esențială constă în aceste două cuvinte: management și planificare. În termeni foarte simpli, managerii de evenimente gestionează evenimentul și planificatorii evenimentelor planifică evenimentul.
Acestea fiind spuse, event managerii pot planifica, de asemenea, aspecte ale evenimentelor, iar planificatorii evenimentelor pot gestiona anumite componente ale procesului de planificare a evenimentelor. Manageri de evenimente și planificatori de evenimente lucrează alături, iar responsabilitățile lor se pot suprapune.
Pentru a face lucrurile și mai confuze, planificatorii individuali de evenimente oferă adesea servicii de gestionare a evenimentelor, iar managerii de evenimente pot oferi și servicii de planificare a evenimentelor. Dacă toate acestea vă scarpină capul, atunci să începem prin a examina cu atenție gestionarea evenimentului.
Managementul evenimentelor implică managementul de proiect
Gestiunea evenimentelor implică crearea și dezvoltarea de evenimente la scară largă, care pot include conferințe, convenții, concerte, târguri, festivaluri și ceremonii. Gestiunea evenimentelor implică identificarea publicului țintă, formularea conceptului de eveniment, planificarea logisticii generale a evenimentului și desfășurarea managementului de proiect al evenimentului în ansamblul său - inclusiv gestionarea echipelor de persoane responsabile pentru fiecare funcție, buget și supravegherea execuției a evenimentului.
Manageri de evenimente supraveghează, de asemenea, serviciile tuturor furnizorilor și profesioniștilor din exterior, care includ planificatorii evenimentului.
Responsabilitățile specifice ale unui manager de evenimente pot include:
- Selectarea și rezervarea locurilor
- Coordonarea furnizorilor externi
- Angajarea difuzoarelor sau divertismentului
- Asigurarea transportului și parcării
- Obținerea permiselor necesare și asigurarea corespunzătoare
- Responsabilitatea pentru respectarea standardelor de sănătate și siguranță
- Elaborarea planurilor de urgență pentru situații de urgență
- Criza și managementul situației la eveniment
- Proiectarea unui plan de securitate
- Monitorizarea evenimentului
Această listă nu este completă. În funcție de sfera evenimentului și de ceilalți profesioniști angajați, responsabilitățile legate de locul de muncă pot varia.
Rolul serviciilor de gestionare a evenimentelor
Firmele de administrare a evenimentelor sunt adesea angajate pentru a planifica și executa întâlniri de afaceri la scară largă și evenimente speciale. În timp ce nunți și concerte sunt evenimente comune pentru un profesionist de management al evenimentelor, evenimente sportive, reuniuni și petreceri mari sunt, de asemenea, ocazii care pot beneficia de gestionarea evenimentului.
Entitățile guvernamentale, organizațiile nonprofit, asociațiile și corporațiile folosesc toate companiile de gestionare a evenimentelor pentru a coordona evenimente importante și întâlniri. Funcția de gestionare a evenimentelor poate fi găsită adesea în cadrul unui departament de marketing corporativ sau de relații publice sau ca parte a activității lor personale speciale.
Abilități de reușită
Ca și în cazul majorității funcțiilor de planificare a evenimentelor, managementul evenimentelor necesită abilități organizaționale excelente pentru a reuși. Abilitatea de a multitasc și jongla mai multe părți în mișcare este esențială și, împreună cu această organizație de top vine nevoie de abilități eficiente de gestionare a timpului.
A fi capabil să prioritizeze și să rămână în sarcină este ceea ce duce la un eveniment de succes. Gestionarea evenimentului începe cu procesul de creare a viziunii pentru eveniment și apoi prin trecerea la execuție, ceea ce necesită creativitate și flexibilitate.
Deoarece managementul de proiect este un element cheie și implică gestionarea nu numai a funcțiilor, ci și a echipelor de oameni, aptitudinile interpersonale sunt, de asemenea, importante. Interacțiunea cu indivizii de la toate nivelele unei organizații face parte din slujbă și are abilități de comunicare stelare, fiind confortabilă și personalizabilă, va face un drum lung în dezvoltarea acestor relații.