Economisiți timp, bani și dureri de cap prin evitarea acestor greșeli comune
Deși poate fi util să procesați rapid tranzacțiile cu un program software de contabilitate de mare putere, plătiți pentru a corecta greșelile este ceva pe care doriți să-l evitați. Este adesea faptul că știind ce greșeli să căutați face diferența între plăți pentru a repara o eroare și pentru ao obține drept prima dată. Puteți chiar să economisiți timp și bani pentru afacerea dvs. mică, evitând greșelile comune pe care proprietarii de afaceri mici le fac atunci când își păstrează evidențele contabile . Iată cinci greșeli contabile comune pe care proprietarii de afaceri le fac și câteva sugestii cu privire la modul de remediere a acestora:
01 - Înregistrarea accidentală a tranzacțiilor într-o perioadă anterioară
Analiza bilanțului perioadei anterioare pentru modificări
Dacă ați înregistrat tranzacții într-o perioadă anterioară, Bilanțul se va schimba. Prin urmare, puteți verifica Bilanțul perioadei anterioare pentru a vă asigura că nu sa modificat de la ultima închidere a cărților. Dacă sa schimbat, va trebui să investighezi.
02 - Sold incorect în soldul activelor sau pasivelor
Conturile de active ar trebui să aibă solduri debitoare, în timp ce conturile de datorii ar trebui să aibă solduri de credit. Cele mai frecvente cauze ale unui sold incorect în aceste conturi de bilanț sunt postarea intrărilor în contul incorect, clasificarea greșită a conturilor și duplicarea intrărilor de ajustare.
Verificați bilanțul dvs. pentru erori
Verificați bilanțul pentru a vă asigura că activele și datoriile au soldurile corecte. Dacă există un cont cu un sold incorect, puteți extrage detaliile acelui cont pentru a găsi intrările care au provocat eroarea. Acest control ar trebui efectuat cel puțin lunar.
03 - Sold incorect în venituri sau balanță de cheltuieli
Conturile de venituri trebuie să aibă solduri de credite, iar conturile de cheltuieli să aibă solduri debitoare. Unele cauze ale acestei erori sunt înregistrarea intrărilor în contul incorect, conturile greșite de clasificare și duplicarea înregistrărilor de ajustare, ceea ce reprezintă aceleași motive pentru a avea solduri incorecte în conturile din Bilanțul contabil.
Verificați declarația dvs. de venit pentru erori
Verificați declarația dvs. de venit pentru a vă asigura că veniturile și cheltuielile au soldurile corecte. Dacă există un cont cu un sold incorect, puteți extrage detaliile acelui cont pentru a găsi intrările care au provocat eroarea. Acest control ar trebui efectuat cel puțin lunar.
04 - Cheltuieli de clasificare
Sistemele de contabilitate pentru întreprinderi mici economisesc timp, deoarece intrările pot fi postate rapid și ușor. La introducerea informațiilor este de asemenea ușor să alegeți contul de cheltuială greșit sau descrierea cheltuielilor. Cheltuielile de clasificare a cheltuielilor nu înseamnă doar că sistemul contabil poate să nu reflecte corect ceea ce se întâmplă în afacerea dvs., dar poate provoca dureri de cap reale dacă raportarea financiară și fiscală nu este exactă.
Priviți periodic declarațiile dvs. de cheltuieli
Atribuiți-i pe cineva să-ți scaneze periodic cheltuielile pentru a te asigura că datele sunt rezonabile. De exemplu, dacă se înregistrează o cheltuială pentru mese în contul de cheltuieli de leasing , acesta va ieși, de obicei, din cauza descrierii intrărilor. O altă indicație a faptului că cheltuielile pot fi clasificate greșit sunt diferențele inexplicabile între buget și conturi.
05 - Nu caută ajutor atunci când este nevoie
Ați auzit expresia "penny wise and dollar poor" în ceea ce privește persoanele care vor petrece câteva ore din timpul lor pentru a salva câțiva dolari. Trebuie să vă dați seama că treaba voastră este de a vă conduce afacerea - se construiește un contractor, vopsele de pictor și un agent imobiliar vinde. Uneori nu merită timpul să petreceți ore după ore, trecând peste detaliile înregistrărilor dvs. contabile sau cercetarea modului de corectare a unei erori pe care ați făcut-o.
Înclinați-vă pe un profesionist profesionist contabil
Dacă puteți să faceți mai mult decât veți cheltui, ținând cont de alte probleme decât problemele contabile, atunci ar trebui să luați în considerare externalizarea problemei unui profesionist contabil sau contabil.
06 - Nu se salvează facturile
Dvs. ați înregistrat cu îndârjire toate cheltuielile dvs. în evidențele dvs. contabile. Declarația dvs. de cheltuieli este o operă de artă, fără erori sau omisiuni. Apoi, sunteți solicitat de IRS; fără chitanțe, declarațiile dvs. de cheltuieli sunt inutile.
Păstrați facturile
Salvați încasările sau faceți copii scanate ale tuturor.
07 - Nu reușesc să programeze copii de rezervă
Multe întreprinderi mici se bazează pe software pentru a face munca contabilă pentru ele, dar nu iau în considerare accidentele sau erorile sistemului. O singură problemă vă poate șterge fișierele.
Programați copii de rezervă de rutină
Programați backup-urile săptămânale automate folosind spațiul de stocare în cloud sau un server specific rezervat acestei sarcini.
08 - Nu personalul de formare
Indiferent cât de puternic este software-ul dvs., personalul dvs. are nevoie de instruire pentru a fi eficient. Un membru al personalului instruit necorespunzător vă poate distruge înregistrările accidental, aruncând toate cheltuielile și foaia de profit.
Realizați cursuri de formare regulate
În timpul procesului de îmbarcare, organizați sesiuni cuprinzătoare de instruire și dispuneți de răcoritoare trimestriale pentru a vă asigura că întreg personalul poate intra și poate rula informațiile cu exactitate.