Documente și înregistrări valoroase

Multe companii stochează documente critice în incinta lor. Exemple sunt contractele de leasing, polițele de asigurare , licențele de afaceri, dosarele medicale ale pacienților și autorizațiile de construire. Termenul de asigurare pentru astfel de documente este documente și înregistrări valoroase .

Ca și clădirile și mobilierul de birou, documentele valoroase pot fi deteriorate sau distruse de un incendiu sau de un alt pericol. Aceste documente sunt importante, deci va trebui să le restaurați sau să le reproduceți.

Înlocuirea acestor elemente poate necesita mult timp și este costisitoare. Din fericire, vă puteți proteja afacerea împotriva acestor costuri prin achiziționarea de documente valoroase și asigurarea înregistrărilor.

Înțeles Valuable Papers

Semnificația exactă a documentelor și înregistrărilor valoroase poate varia de la o politică de proprietate la alta. Unele politici definesc acest termen în mod specific. Definiția poate include documente sau înregistrări scrise, tipărite sau înscrise, inclusiv cărți, hărți, filme, desene, fapte, ipoteci și manuscrise.

Alte politici oferă o descriere amplă a termenului și nu o definiție. De exemplu, politica privind proprietățile ISO afirmă că documentele valoroase includ, dar nu se limitează la, articole precum cărți de cont, fapte, manuscrise, rezumate, desene și sisteme de indexare a cărților. Indiferent cât de valoroase documente și înregistrări sunt descrise în politică, acest termen nu este destinat să includă banii și titlurile de valoare.

Ce este acoperit?

În conformitate cu multe politici de proprietate comercială , costul de înlocuire sau de restaurare a informațiilor cu privire la documentele și înregistrările valoroase este inclus în secțiunea "Proprietate neacoperită".

Cu toate acestea, aceste costuri pot fi acoperite, cel puțin într-o oarecare măsură, într-o secțiune intitulată Extensii de acoperire.

Acoperirea hârtiilor valoroase se aplică costului pentru înlocuirea sau restabilirea informațiilor pierdute despre înregistrări, indiferent dacă există sau nu duplicate. De exemplu, să presupunem că doriți să extindeți un depozit pe care îl dețineți.

Închiriați un arhitect pentru a realiza desene cu trei configurații posibile pentru clădirea dvs. Desenele au fost în posesia ta pentru o săptămână, când sunt distruse de o tornadă. Nici tu, nici arhitectul nu aveți copii. Pentru a înlocui desenele, trebuie să plătiți arhitectului pentru a le recrea. Costul pentru înlocuirea desenelor ar trebui să fie acoperit de documentele dvs. valoroase și asigurarea înregistrărilor.

Când un document este distrus, este posibil să îl puteți reconstrui din alte documente pe care le aveți la dispoziție. De exemplu, să presupunem că registrul dvs. contabil a fost distrus de un incendiu. Din fericire, sunteți în stare să vă reconstruiți înregistrările contabile utilizând fișierele clientului și înregistrările vânzătorului. Asigurările dvs. valoroase privind documentele și înregistrările ar trebui să acopere costul materialelor goale (un nou registru contabil) și costul forței de muncă pentru a recrea datele contabile.

Rețineți că multe politici de proprietate nu oferă acoperire cu risc pentru documente și înregistrări valoroase. În schimb, astfel de înregistrări sunt acoperite numai pentru pericolele numite. Exemple de pericole care sunt acoperite în mod obișnuit includ incendiu, fulgere, explozie, vânt, grindină și prăbușire .

Ce limită aveți nevoie?

Acoperirea documentelor și a înregistrărilor valoroase este supusă unui sublimit.

Dacă apare o pierdere, asigurătorul dvs. nu va plăti mai mult decât sublimitul indicat în politica dvs. Acest sublimit poate fi la fel de mic ca $ 2,500. Pentru a vă proteja afacerea împotriva pierderilor, este posibil să trebuiască să cumpărați o acoperire suplimentară.

Atunci când alegeți o limită, ia în considerare tipurile de documente care sunt expuse riscului. Cât va costa să le înlocuiți? Va trebui să angajați personal temporar? Câte ore va dura pentru a reproduce înregistrările? Va trebui să obțineți originale? Vor fi recreate lucrările originale (cum ar fi desenele arhitecturale citate mai sus)?

Acorduri valoroase

Dacă politica dvs. privind proprietățile comerciale nu acoperă lucrări valoroase, aceste articole pot fi asigurate printr- o aprobare . În general, aprobarea oferă o acoperire identică sau chiar mai largă decât cea inclusă într-o politică de proprietate tipică. Unele aprobări acoperă lucrări valoroase pe baza unei riscuri mai degrabă decât a unei riscuri numite.

Aceasta înseamnă că acoperă daunele asupra bunurilor acoperite cauzate de orice risc care nu este exclus în mod specific.

Nu există acoperire pentru înregistrările electronice

Majoritatea politicilor (și atestărilor) care acoperă lucrări valoroase precizează în mod specific că nu există acoperire pentru documente valoroase care există ca date electronice . Cu alte cuvinte, documentele electronice nu sunt considerate documente valoroase.

Multe întreprinderi țin înregistrări importante în formă electronică. Din păcate, politicile privind proprietățile oferă în general o acoperire foarte mică pentru daunele cauzate de datele electronice . Vă puteți proteja firma împotriva pierderilor care implică deteriorarea fișierelor electronice prin achiziționarea de acoperire electronică de procesare a datelor .