Formularul I-9 este, de asemenea, baza pentru verificarea ulterioară de către angajator, utilizând sistemul E-Verify .
Înainte de a începe să completați formularul I-9
Aveți copii ale Formularului I-9 pe loc înainte de a începe să vă angajați primul angajat. Asigurați-vă că aveți cea mai recentă versiune a formularului I-9. Formularul actual, cu data expirării 31.03.2016, trebuie utilizat de angajatori pentru a verifica încadrarea în muncă după data de 7 mai 2013.
Copii ale formularului I-9 (format PDF) sunt disponibile de pe site-ul US Customs Services and Immigration Services (USCIS). Acest formular poate fi completat online, apoi tipărit pentru semnături.
Formularul I-9 trebuie completat la momentul angajării și tu (angajatorul) trebuie să păstreze toate formularul I-9 pentru toți angajații. Dacă formularul este completat complet și ați acceptat documentele prezentate de angajat, puteți să-i declanșați pe angajat dacă aflați că angajatul și-a exprimat greșit statutul de eligibilitate în muncă sau dacă formularele prezentate de angajat nu sunt valabile .
Completarea secțiunii 1 - Informarea și atestarea angajaților
Secțiunea 1 este completată de angajat. Angajatul trebuie să includă numele, prenumele, adresa și data nașterii. Angajatul trebuie să includă numărul de securitate socială, dar acest număr este opțional, cu excepția cazului în care compania dvs. utilizează sistemul E-Verify.
Angajatul apoi atestă statutul său - unul dintre următoarele:
cetățean al Statelor Unite
cetățean non-cetățean al Statelor Unite
Permanent rezident legal (inclusiv Alien #)
Alienul autorizat să lucreze (inclusiv Alien # sau Admitere #) până la (include data de expirare, dacă este cazul)
Cineva poate asista angajatul în completarea Secțiunii 1 a Formularului I-9. Secțiunea de pregătire și / sau de certificare a traducătorului trebuie completată de ajutor. Asigurați-vă că ați tipărit numele și adresa asistentei.
Completarea secțiunii 2: Revizuirea și verificarea angajatorilor
Secțiunea 2 este completat de angajator. Trebuie să examinați documentele necesare pentru a verifica atât (a) identitatea, cât și (b) eligibilitatea angajatului pentru a lucra. Rețineți că documentele din lista A, cum ar fi un pașaport american, verifică atât identitatea și eligibilitatea pentru muncă. Documentele din lista B verifică identitatea și documentele din lista C verifică eligibilitatea pentru muncă. Trebuie să aveți un document de la FIECARE din lista B și lista C dacă nu aveți un document din lista A.
Documente acceptabile
O listă de documente acceptabile este inclusă în formularul I-9. Puteți găsi mai multe informații despre documentele acceptabile, inclusiv exemple de documente, în Manualul pentru Angajatori USCIS.
O notă despre cardurile de securitate socială: Nu puteți accepta un card de securitate socială laminat sau un card de securitate socială care afirmă că "nu este valabil în scopuri de angajare". Tipăriturile de la Administrația de securitate socială care prezintă informații de securitate socială pentru un angajat nu sunt înlocuiri acceptabile pentru un card de securitate socială.
Documentele prezentate pentru verificare trebuie să corespundă statutului de eligibilitate atestat de angajat. Dacă documentele prezentate nu corespund statutului atestat de angajat, nu le puteți accepta. De exemplu, dacă un angajat atestă că este cetățean american, dar vă arată o "carte verde", nu puteți accepta documentul.
Datele de expirare a documentelor
Unele documente, cum ar fi pașaportul sau autorizația de muncă, au date de expirare. Documentele care au expirat nu sunt acceptabile pentru verificare. Dacă un document expiră în viitor, trebuie să îl acceptați, însă notați data de expirare în sistemul dvs. de păstrare a evidenței angajaților. Dacă un document expiră și angajatul nu furnizează un document nou care să indice o dată de expirare viitoare, acel angajat nu mai este eligibil să lucreze în SUA. Dacă compania dvs. este inspectată, vi se poate aplica amenzi și sancțiuni pentru continuarea angajării acestei persoane .
Documente originale numai
Toate documentele prezentate trebuie să fie originale. Fotocopiile nu sunt acceptabile. Dacă aveți o întrebare dacă un document este o copie, căutați o ștampilă sau un sigiliu de la o agenție guvernamentală din SUA sau de la o entitate guvernamentală de stat, județ sau municipală.
Dacă un document are un nume diferit de numele dat de angajat pe I-9, puneți întrebări. Diferențele slabe de ortografie ale denumirilor sunt acceptabile atâta timp cât documentul pare a fi autentic și se referă la persoană.
După ce revizuiți documentele și stabiliți în mod rezonabil că acestea sunt atât (a) autentice (nu copiază sau altfel discutabile) și (b) se referă la angajatul numit, trebuie să atestați sub sancțiunea pedepsei că, din câte știți , angajatul este autorizat să lucreze în SUA Includeți data la care angajatul a început să lucreze pentru compania dvs. Semnați, data, imprimați numele și titlul și includeți adresa firmei.
Secțiunea 3 Actualizarea și re-verificarea
Secțiunea 3 este utilizată pentru a actualiza informațiile privind documentele care au expirat și care permite adăugarea unei noi date de expirare a documentului în formular.
Păstrarea copiilor de documente
Dacă compania dvs. utilizează sistemul E-Verify, păstrați fotocopii ale tuturor documentelor. Dacă nu utilizați E-Verify, nu este necesar să păstrați copii ale documentelor. Dacă păstrați copii, faceți acest lucru pentru TOȚI angajați.
După ce Formularul I-9 este finalizat - Ce trebuie să faceți
Dumneavoastră, ca angajator, trebuie să păstrați o copie a unui formular I-9 completat pentru toți angajații. Nu aveți nevoie să trimiteți acest document unei agenții guvernamentale din SUA.
Detaliile din acest articol au fost furnizate pentru a vă ajuta ca angajator în înțelegerea cerințelor de completare a formularului I-9. Nu sunt intenționate să fie incluse. Asigurați-vă că ați citit întregul document I-9 pentru a vă asigura că completați acest document complet și corect.
Corectarea greșelilor
Eroare corectă pe Formularul I-9 în același fel a fost ca și în cazul altor documente importante. Nu utilizați whiteout sau încercați să ștergeți greșeala. Procedura standard pentru corectarea greșelilor în documentele importante este:
- Linia prin informații incorecte (asigurați-vă că informațiile pot fi citite)
- Fa schimbarea
- Data și inițierea modificării.
Sfaturi pentru completarea formularului I-9
- Dvs., în calitate de angajator, puteți desemna un angajat sau altcineva pentru a completa părțile angajatorului din formularul I-9. Dar, spune INS, "dacă altcineva îți completează formularul I-9 în numele tău, el sau ea trebuie să-și asume responsabilitățile I-9."
Un angajat poate primi ajutor în completarea Secțiunii 1. Asigurați-vă că asistentele completează blocul "Preparer and / or Translator Certification" și au semnul angajatului. Mai multe informații - răspunsuri la întrebări despre formularul I-9
Vedeți acest articol cu răspunsuri la întrebările frecvente despre formularul I-9 și verificarea eligibilității pentru angajare- Sunteți obligat să protejați informațiile private furnizate de angajați în formularul I-9 și documentele justificative. Utilizați aceste informații doar pentru scopurile I-9 și depozitați documentele într-o locație sigură și sigură, cum ar fi un dulap de fișiere blocat la care doar câteva persoane de încredere au cheia.
- Unele agenții americane de ocupare a forței de muncă pot verifica eligibilitatea pentru angajare și pot certifica angajații pe care îi trimit. Asigurați-vă că obțineți și păstrați o copie a certificării de la statul dvs. în acest caz.