Sfaturi pentru creșterea participării la evenimente corporative
Cea mai importantă etapă pentru depășirea temerilor legate de lipsa de participare la un eveniment sau de sporirea listei RSVP este de a recunoaște că oamenii se bucură cu adevărat de participarea la seminarii bine organizate și alte evenimente. Participând la întâlniri de afaceri, participantul primește șansa de a învăța noi informații și de a interacționa cu colegii și liderii din domeniu. Dar întâlnirile cele mai de succes depășesc keynotes-urile și prezentările inspirate; ele creează un mediu cald și prietenos pentru toată lumea - ceea ce le face mai plăcute. Iată cum puteți planifica un eveniment de afaceri plăcut, care va atrage o prezență importantă.
01 - Creați o Agendă Mare
- 8:00 am Sosiri și mic dejun
- 8:45 am Mesaj de întâmpinare
- 9:00 am Speaker principal
- 10:00 am Pauză
- 10:15 am Discuții pe panou
- 11:30 Închidere Comentarii
02 - Fii sensibil la calendar și ceas
- Participanții preferă programe de dimineață pentru seminarii
- Participanții preferă evenimente de apreciere imediat după lucru
- Martea și joia sunt zile de întâlnire populare
- Evitați să organizați întâlniri în zilele de vineri, dacă este posibil
- Evitați programarea întâlnirilor în zilele de sărbătoare și în ajunul sărbătorilor
- Fii sensibil la cerințele de călătorie ale participantului pentru eveniment
La fel de important este stabilirea reputației pentru începerea la timp și finalizarea la timp - în special pentru evenimentele anuale sau repetate.
03 - Identificați o locație unică și convenabilă
- Selectați un loc care este aproape de majoritatea participanților
- Selectați un loc unde participanții se vor bucura
- Selectați un loc cu experiență la găzduirea unor evenimente similare
Pentru mai multe sfaturi despre alegerea unei locații, asigurați-vă că verificați Ghidul Planificatorului de evenimente pentru planificarea locației.
04 - Compilați o listă de oaspeți potrivită
O întâlnire de afaceri, o conferință sau un seminar nu ar trebui privită ca un efort de corespondență directă cu rata RSVP 1-3%. Prefer coaching-ul clienților pentru a genera liste specifice de participanți vizați - oameni care chiar doresc să participe cu speranță cu rate RSVP de 50% sau mai bine.
Un gând final cu privire la participanți: Încercați să invitați persoane la aceeași întâlnire.
05 - Invita, invita, invita!
Este important să generați entuziasm în jurul evenimentului. Invitațiile tipărite tradiționale sunt potrivite, dar devine norma de a căuta, de asemenea, e-mailuri și chiar și mass-media sociale în funcție de audiența dvs. Încercați această abordare:
- Menționați evenimentul pentru oaspeții pe care dvs. sau echipa dvs. îi cunoașteți personal înainte de a trimite invitații.
- Trimiteți o salvare a datei la începutul procesului de planificare (pe suport de hârtie sau electronic).
- Trimiteți o invitație detaliată, inclusiv documente importante (agendă sau electronică) cu o solicitare RSVP.
- Transmiteți invitația detaliată din nou cu o notă personalizată prietenilor sau cunoștințelor personale (electronice). *
- Urmăriți-vă cu oaspeții confirmați cu 1-2 zile înainte de evenimentul programat (electronic sau telefonic).
* De asemenea, puteți alege să apelați oficial oaspeții și să extindeți o invitație personală la eveniment.
06 - Nu subestimați puterea invitațiilor personale
Pentru anumite evenimente, este util să împărțiți această responsabilitate. Lista de oaspeți a unui eveniment este adesea compilabilă din listele de contacte care sunt întreținute de o varietate de persoane, iar acei indivizi care au cea mai apropiată relație cu invitații ar trebui să extindă o invitație directă la proprii lor oaspeți.
07 - Stabilirea unei reputații pentru a oferi programe excelente
Cheia aici este de a ajuta clientul să-și stabilească reputația pentru a oferi programe de afaceri excelente. Simplu, cum pare, dacă cineva sa bucurat de participarea la ultimul dvs. eveniment, este mai probabil să participe la programe viitoare - și poate chiar să aducă un prieten sau coleg.
08 - Trimiteți urmărirea comunicărilor și mulțumiri participanților
Notă de mulțumire și comunicare ulterioară este ceva pe care multe organizații de multe ori o ignoră, dar cei care nu se bucură de avantaje.