Cum să măriți participarea la seminarii și evenimente de afaceri

Sfaturi pentru creșterea participării la evenimente corporative

Cea mai importantă etapă pentru depășirea temerilor legate de lipsa de participare la un eveniment sau de sporirea listei RSVP este de a recunoaște că oamenii se bucură cu adevărat de participarea la seminarii bine organizate și alte evenimente. Participând la întâlniri de afaceri, participantul primește șansa de a învăța noi informații și de a interacționa cu colegii și liderii din domeniu. Dar întâlnirile cele mai de succes depășesc keynotes-urile și prezentările inspirate; ele creează un mediu cald și prietenos pentru toată lumea - ceea ce le face mai plăcute. Iată cum puteți planifica un eveniment de afaceri plăcut, care va atrage o prezență importantă.

  • 01 - Creați o Agendă Mare

    Odată ce gazdele înțeleg că oamenii se bucură de participarea la evenimente, este important să creați un program care merită să participați. Ordinea de zi ar trebui să se concentreze pe o singură temă pentru a nu copleși participanții, dar ar trebui să aibă o varietate suficientă pentru a menține interesul participanților. De exemplu, următorul program de seminar de jumătate de zi analizează nevoile participanților la întâlniri de la alimente pentru a le rupe la prezentări:
    • 8:00 am Sosiri și mic dejun
    • 8:45 am Mesaj de întâmpinare
    • 9:00 am Speaker principal
    • 10:00 am Pauză
    • 10:15 am Discuții pe panou
    • 11:30 Închidere Comentarii
  • 02 - Fii sensibil la calendar și ceas

    În ciuda celei mai bune agende, participanții la eveniment au preferințe cu privire la momentul în care doresc să participe la astfel de programe și când nu. În unele industrii sezoniere, este uneori o chestiune de nu poate, de asemenea. Luați în considerare următoarele aspecte atunci când programați datele și orele pentru evenimentul dvs.:
    • Participanții preferă programe de dimineață pentru seminarii
    • Participanții preferă evenimente de apreciere imediat după lucru
    • Martea și joia sunt zile de întâlnire populare
    • Evitați să organizați întâlniri în zilele de vineri, dacă este posibil
    • Evitați programarea întâlnirilor în zilele de sărbătoare și în ajunul sărbătorilor
    • Fii sensibil la cerințele de călătorie ale participantului pentru eveniment

    La fel de important este stabilirea reputației pentru începerea la timp și finalizarea la timp - în special pentru evenimentele anuale sau repetate.

  • 03 - Identificați o locație unică și convenabilă

    Cele mai multe întâlniri de afaceri sunt organizate în hoteluri și acest tip de loc de întâlnire nu este atât de unic. Puteți alege să rupeți mucegaiul și să găsiți un spațiu extraordinar pentru hotel sau puteți recunoaște că toate hotelurile nu sunt create egale și găsiți un hotel minunat. Principalul punct aici este să selectați o locație unde oaspeții dvs. vor dori să meargă. La urma urmei, ei vor face un ocol din rutina lor și vor să se bucure de eveniment. Luați în considerare următorii factori:
    • Selectați un loc care este aproape de majoritatea participanților
    • Selectați un loc unde participanții se vor bucura
    • Selectați un loc cu experiență la găzduirea unor evenimente similare

    Pentru mai multe sfaturi despre alegerea unei locații, asigurați-vă că verificați Ghidul Planificatorului de evenimente pentru planificarea locației.

  • 04 - Compilați o listă de oaspeți potrivită

    Întâlnirile reușite au un subiect sau un mesaj specific și un public țintă pentru acel mesaj. Este important să compilați o listă de clienți care include participanții potriviți, chiar dacă acestea sunt clasate în ordinea importanței. Prea des, gazdele vor compila o listă principală de oaspeți potențiali numai pentru a deschide apoi întâlnirea la mase. Acest lucru va funcționa numai dacă încercați să umpleți locurile pe baza jocului numerelor.

    O întâlnire de afaceri, o conferință sau un seminar nu ar trebui privită ca un efort de corespondență directă cu rata RSVP 1-3%. Prefer coaching-ul clienților pentru a genera liste specifice de participanți vizați - oameni care chiar doresc să participe cu speranță cu rate RSVP de 50% sau mai bine.

    Un gând final cu privire la participanți: Încercați să invitați persoane la aceeași întâlnire.

  • 05 - Invita, invita, invita!

    Una dintre cheile pentru a obține o mare participare la evenimentul dvs. este prin invitarea oamenilor devreme și urmărirea. Aceasta înseamnă trimiterea memento-urilor celor care nu au primit RSVP și confirmări pentru cei care au. Trimiterea unui memento al evenimentului chiar înainte de eveniment către oaspeții confirmați nu este, în general, o idee proastă.

    Este important să generați entuziasm în jurul evenimentului. Invitațiile tipărite tradiționale sunt potrivite, dar devine norma de a căuta, de asemenea, e-mailuri și chiar și mass-media sociale în funcție de audiența dvs. Încercați această abordare:

    1. Menționați evenimentul pentru oaspeții pe care dvs. sau echipa dvs. îi cunoașteți personal înainte de a trimite invitații.
    2. Trimiteți o salvare a datei la începutul procesului de planificare (pe suport de hârtie sau electronic).
    3. Trimiteți o invitație detaliată, inclusiv documente importante (agendă sau electronică) cu o solicitare RSVP.
    4. Transmiteți invitația detaliată din nou cu o notă personalizată prietenilor sau cunoștințelor personale (electronice). *
    5. Urmăriți-vă cu oaspeții confirmați cu 1-2 zile înainte de evenimentul programat (electronic sau telefonic).

    * De asemenea, puteți alege să apelați oficial oaspeții și să extindeți o invitație personală la eveniment.

  • 06 - Nu subestimați puterea invitațiilor personale

    O invitație fizică - fie ea tipărită sau electronică - este plăcută, dar nu ar trebui privită ca o înlocuire a invitației personale adresate prietenilor, colegilor sau cunoștințelor (cu excepția cazului în care, bineînțeles, planificați un simpozion sau o convenție mare cu 500 sau mai mulți participanți). Acesta este pasul care face ca mulți gazde să se oprească ... nu vor să ridice telefonul, dar pot însemna diferența dintre rata mare a RSVP-urilor (cu rate scăzute de neprevăzute) și o scădere mai puțin decât cea ideală.

    Pentru anumite evenimente, este util să împărțiți această responsabilitate. Lista de oaspeți a unui eveniment este adesea compilabilă din listele de contacte care sunt întreținute de o varietate de persoane, iar acei indivizi care au cea mai apropiată relație cu invitații ar trebui să extindă o invitație directă la proprii lor oaspeți.

  • 07 - Stabilirea unei reputații pentru a oferi programe excelente

    Toată lumea a participat la conferințe bune și la conferințe proaste. Același lucru este valabil și pentru seminarii și alte evenimente de apreciere. Norocos pentru planificatorii evenimentului, oamenii se bucură adesea de întâlnirile la care participă.

    Cheia aici este de a ajuta clientul să-și stabilească reputația pentru a oferi programe de afaceri excelente. Simplu, cum pare, dacă cineva sa bucurat de participarea la ultimul dvs. eveniment, este mai probabil să participe la programe viitoare - și poate chiar să aducă un prieten sau coleg.

  • 08 - Trimiteți urmărirea comunicărilor și mulțumiri participanților

    Deoarece oamenii participă la întâlniri pentru a aduna informații noi, mulți participanți apreciază primirea de materiale suplimentare și materiale care ar putea fi menționate de prezentatori și de alți oameni din cadrul organizației dvs. Urmărirea este o oportunitate excelentă de a împărtăși aceste informații și de a le mulțumi mesajelor celor care au participat la eveniment.

    Notă de mulțumire și comunicare ulterioară este ceva pe care multe organizații de multe ori o ignoră, dar cei care nu se bucură de avantaje.