Cu toate acestea, în timp ce planificarea evenimentelor este critică dacă doriți ca evenimentul să meargă fără probleme, doriți rezultate din toate eforturile.
De aceea, organizația dvs. ar trebui să recruteze un "comitet gazdă".
Ce este un Comitet gazdă?
Un "comitet gazdă" este diferit de un comitet tradițional de planificare a evenimentelor. În loc de oameni care planifică, planifică sau se pregătesc activ pentru evenimentele de zi sau de seară, comitetul gazdă este o echipă care utilizează rețelele sale pentru a se asigura că evenimentul este un succes. Unii membri ai comitetului gazdă pot alege să:
- Încurajați-i pe prietenii, familia sau colegii să cumpere bilete
- Colectați elementele de licitație de la companiile locale
- Faceți conexiuni furnizorilor pentru premii uși sau catering
Desigur, există nenumărate moduri în care un comitet gazdă poate face evenimentele tale caritabile mai bune decât oricând . Gândiți-vă că un comitet gazdă este gazda unei petreceri; cineva care invită cei mai buni oaspeți, știe pe cine să cheme pentru mâncare sau decor și vă poate conecta cu oameni care fac evenimentul un succes total.
Deoarece un comitet gazdă poate crește fondurile primite la un eveniment sau poate obține mai multă atenție din partea mass-media, găsirea și recrutarea persoanelor potrivite este vitală.
Cine să aleagă pentru comitetul dvs. gazdă
Un comitet gazdă cu adevărat util nu va include marketingul plătit sau planificatorii evenimentelor. În schimb, aceștia ar trebui să fie membri extrem de implicați în echipa existentă, baza donatorilor sau voluntari cu conexiuni și dorința de a ajunge la un loc.
Comitetul dvs. gazdă poate varia de la câțiva oameni la zeci.
Cu cât mai mulți oameni din comitetul tău, cu atât mai mult impactul pe care îl pot face în mod colectiv asupra succesului evenimentului tău.
Puteți găsi membrii comitetului gazdă aproape oriunde, inclusiv:
- Un membru al consiliului sau un președinte din cadrul organizației dvs.
- Voluntari care sunt foarte implicați în comunitate
- Un donator care are legături cu întreprinderile locale
- Un donator sau un membru al consiliului de administrație care are contacte extinse în demograful dvs. ideal
- Voluntari care cunosc vânzătorii sau proprietarii de locații
- Celebrități locale sau naționale care adesea susțin cauza dumneavoastră
Odată ce ați localizat persoane fizice doriți să vă înscrieți în comisia gazdă; este timpul să le recrutați.
Cum să recrutezi un comitet gazdă
Căutați și conectați-vă cu persoanele care ar face membrii excelenți ai comitetului gazdă. Totuși, nu cereți cuiva să se afle într-un comitet gazdă. O invitație formală este cea mai bună modalitate de a recruta membrii comisiei.
În cadrul unei invitații la comitetul gazdă, este important să includeți:
- Informații complete despre eveniment și organizația dvs. (data și locația)
- Informații despre scopul evenimentului (strângerea de fonduri pentru o anumită cauză)
- Exemple privind modul în care un membru al comitetului gazdă ar putea contribui
- O dată pentru a răspunde sau a vă conecta cu echipa
- Un "avansat" vă mulțumim că le-ați lăsat să știe că sunteți încântați să le invitați
- Numele / persoana de contact și informațiile de contact
Asigurați-vă că membrii potențiali știu că implicarea lor va fi recunoscută și apreciată și că ei pot avea un impact semnificativ prin aderare.
Dacă vă întrebați cum să redactați scrisoarea de invitație a comisiei de gazdă, există o mulțime de exemple pe site-urile Web nonprofit. Dacă sunteți în căutarea unui șablon ușor de utilizat, copiați și inserați șablonul de mai jos și introduceți informațiile în fiecare dintre paranteze.
[Data]
Dragă [Introduceți numele]:
Vă scriu pentru a vă informa despre un eveniment interesant pe care [Numele organizației dvs.] intenționează să îl [Luna] în [Insert City].
În [Luna + An (dacă este diferită de cea actuală)], [Organizația] aduce [Event Name] în [City] pentru a crește gradul de conștientizare cu privire la [cauză / problemă socială / programe / inițiative / eforturile].
[Adăugați informații relevante despre eveniment / obiectiv / temă].
Evenimentul va avea loc în [City] la [Event Venue (dacă aveți)] la [data și ora].
[First Name], ne-ar plăcea ajutorul dvs. pentru a face acest eveniment - și alții ca acesta - un succes. Dacă doriți să participați la acest eveniment, precum și la evenimente viitoare, am fi foarte recunoscători dacă ați accepta această invitație formală de a participa la comitetul nostru gazdă.
Există câteva modalități simple de a vă implica:
- Distribuiți-vă numele sau numele organizației dvs. ca membru al comitetului nostru gazdă
- Invitați colegii, prietenii și vecinii să cumpere un [tabel / bilet] la evenimentul (evenimentele)
- Alăturați-vă la eveniment
- [Inserați o solicitare specifică în funcție de starea persoanei, conexiuni.]
Ne-ar plăcea, de asemenea, dacă ați considerat că vă găzduiți propria masă și îi invitați pe prieteni și colegi la o seară de distracție. Sprijinul vostru generos ne va ajuta să răspândim cuvântul despre [cauza] și să facem un impact real.
Un membru al [Organizației] vă va contacta în cadrul [Introduceți intervalul de timp] pentru a discuta detaliile comisiei noastre gazdă și pentru a discuta despre implicarea dvs., dacă vă interesează.
Așteptăm cu nerăbdare să colaborăm cu dvs. pentru a face succesul evenimentului [Event Name] și al viitoarelor evenimente! Vă mulțumim pentru considerația și sprijinul generos.
Cu sinceritate,
[Numele dumneavoastră]
[Poziția în organizație]
[Numele Organizatiei]
[Numar de contact]
După ce ați recrutat Comitetul gazdă
Odată ce ați invitat membrii comitetului selectat, veți primi anumite scrisori de acceptare sau apeluri. Cu toate acestea, înainte de a intra în detaliile evenimentului sau ce doriți să facă, programați o scurtă întâlnire cu comitetul. Fără a cere nimic de la ei, lăsați-i:
- Contactați-vă unul pe celălalt
- Discutați despre modul în care sunt implicați în organizația dvs.
- Consultați materialele sau prezentările despre cauza / lucrarea dvs.
- Creați idei despre modul în care ar dori să contribuie
De acolo, îi puteți lăsa să-și cunoască obiectivele de strângere de fonduri și cum doriți să le vedeți să colaboreze (invitarea de contacte sau contactarea pentru articolele licitate). Ele pot fi împărțite și în "subcomitete" dacă aveți un grup mare
Desigur, nu este de datoria comitetului gazdă să planifice și să execute evenimentul. O comisie gazdă ar trebui să colaboreze cu voluntarii sau cu comitetul de planificare a evenimentelor pentru a vinde bilete, să se asigure că sunt revendicate noi sponsorizări de evenimente , elementele de licitație sunt abundente și că noaptea va fi un hit pentru participanți.
Recunoașterea eforturilor Comitetului gazdă
După încheierea evenimentului, membrii comisiei gazdă ar trebui să fie primii care vă mulțumesc, atât la eveniment, cât și cu o scrisoare scrisă mulțumită în ziua următoare. Cu cât implicați mai mult comitetul dvs. gazdă, cu atât mai mult vor fi dispuși să găzduiască în viitor.
Găsiți persoanele din cadrul organizației sau comunității care vă pot ajuta să găzduiți următorul eveniment. Ar putea face o mare diferență în ceea ce privește suma pe care o ridicați și programele pe care le puteți sprijini.