Cheltuieli de afaceri

Cheltuielile obișnuite și necesare pentru afacerea dvs. sunt, în general, deductibile din punct de vedere fiscal

Fiecare afacere implică cheltuieli. Contractorii independenți , consultanții și persoanele independente plătesc pentru software, calculatoare sau călătoresc din propriul buzunar pentru a-și ușura munca. Pentru întreprinderile încorporate , posibilitatea de a deduce cheltuielile va reduce impozitele pe afaceri. Pentru proprietarii unici , posibilitatea de deducere a cheltuielilor reduce atât impozitul pe venit regulat, cât și taxa pe cont propriu. Linia de fund?

Urmărirea tuturor cheltuielilor dvs. de afaceri va duce mult la reducerea datoriilor fiscale.

Ce este o cheltuială legitimă?

Definiția de bază este că o cheltuială trebuie să fie "obișnuită și necesară" pentru comerțul sau profesia dvs. Această definiție vine direct din codul fiscal (secțiunea 162 privind Codul privind veniturile interne, a se vedea și regulamentul privind trezoreria, secțiunea 1.162-1). "O cheltuială obișnuită", spune IRS în Publicația 535, Cheltuieli de afaceri, "este una comună și acceptată în industria dvs. O cheltuială necesară este una utilă și potrivită pentru comerțul sau afacerea dvs.".

Facem cinci distincții atunci când analizăm cheltuielile. Noi separăm cheltuielile personale de cheltuielile de afaceri. Separă cheltuielile de afaceri în trei tipuri largi: costul bunurilor vândute, cheltuielile de capital și cheltuielile deductibile. Unele cheltuieli ar putea fi deductibile doar parțial sau nu pot fi deduse. Astfel, cele cinci distincții sunt:

  1. Cheltuieli personale
  2. Cheltuieli de afaceri
  3. Costul bunurilor vândute
  4. Cheltuieli de capital
  5. Cheltuieli deductibile

Separarea cheltuielilor personale

Problemele apar atunci când o cheltuială poate fi parțial personală și parțial legată de afaceri. Un exemplu comun: o persoană liberă ar putea folosi o cameră în casa ei ca birou. În această situație, am măsura pătratul din birou și din întreaga casă și vom găsi procentajul.

Acest procent ar fi apoi utilizat pentru a măsura partea de afaceri a cheltuielilor partajate, cum ar fi chiria, asigurarea și utilitățile. Partea de afaceri a acestor cheltuieli ar deveni parte din deducerea biroului de la domiciliu , în timp ce restul cheltuielilor ar avea un caracter personal.

Regula generală: "În general, nu puteți deduce cheltuielile personale, de viață sau de familie. Cu toate acestea, dacă aveți cheltuială pentru ceva ce este folosit parțial pentru afaceri și parțial pentru scopuri personale, împărțiți costul total între părțile comerciale și cele personale. Puteți deduce partea de afaceri "(IRS, Publicația 535, Cheltuieli de afaceri, secțiunea privind cheltuielile personale versus cele de afaceri).

Sfat de contabilitate: ține evidența tuturor cheltuielilor. Astfel, puteți să vă revizuiți cheltuielile și să întrebați contabilul dvs. dacă vreuna dintre ele ar putea fi dedusă din impozit.

Costul bunurilor vândute

Costul bunurilor vândute este cheltuieli pentru inventar și lucruri legate de inventar. Producătorii, angrosiștii și comercianții cu amănuntul urmăresc costul produselor pe care le produc sau le cumpără pentru a fi revândute.

Regula generală: "Dacă afacerea dvs. produce produse sau le cumpără pentru a fi revândute, trebuie să evaluați în general inventarul la începutul și sfârșitul fiecărui an fiscal pentru a determina costul bunurilor vândute.

Unele dintre cheltuielile dvs. de afaceri pot fi incluse în calcularea costului bunurilor vândute "(IRS, Publicația 535, Cheltuieli de afaceri, secțiunea privind costul mărfurilor vândute).

Pentru explicații detaliate, consultați Publicația 334, Ghidul fiscal pentru întreprinderile mici, capitolul 6, Cum să calculați costul bunurilor vândute. Consultați și secțiunea despre inventare din Publicația 538, Perioadele și metodele de contabilitate.

Cheltuieli de capital

Unele cheltuieli sunt înregistrate ca active și costurile recuperate în timp prin amortizare. Astfel de cheltuieli se numesc active de capital deoarece costurile acestora sunt capitalizate ca active ale activității, iar costul este dedus pe o perioadă de timp prin amortizare. Exemple de cheltuieli de capital includ calculatoarele, mobilierul, echipamentele și bunurile imobile.

Regula generală: "trebuie să valorificați trei tipuri de costuri: costurile de înființare a afacerii, activele de afaceri și îmbunătățirile". (Publicația 535).

Urmărirea cheltuielilor de afaceri

Personal, folosesc un software de contabilitate full-featured pentru a-mi urmări veniturile și cheltuielile. Dar, din nou, sunt un contabil și mă simt confortabil folosind programe precum Quickbooks și Sage Peachtree. Recomand aceste programe companiilor mici. Folosind un software de contabilitate full-featured vă va ajuta să monitorizați sănătatea companiei dumneavoastră.

Programele de contabilitate full-feature pot lua ceva timp să vă obișnuiți. Și este ușor să fii frustrat cu toate funcțiile și utilitățile.

Ca un bonus suplimentar, programele software de impozitare mai bune vă permit să importați date din Quicken sau Money. Pentru a vă face procesul de pregătire fiscală cât mai lină posibil, vă recomand să petreceți ceva timp asigurându-vă că categoriile dvs. de cheltuieli sunt configurate corect. Puteți adăuga, șterge și modifica categorii în toate programele de finanțe personale și contabilitate. Având categorii intuitive și ușor de reținut, veți putea genera rapoarte semnificative. Majoritatea programelor vă vor permite să conectați categoriile la anumite elemente rând din formularele fiscale. Setarea acestui lucru poate duce mult la reducerea timpului pe care îl cheltuiți pentru pregătirea impozitelor.

Toate programele contabile pe care le-am menționat pot genera rapoarte de profit și pierderi (numite declarații de venit ale contabililor). Aceste rapoarte vă ajută să analizați modul în care desfășoară activitatea dvs. independentă, dacă sunteți profitabil și cum vă cheltuiți banii. Dacă vă decideți să angajați un contabil fiscal, având aceste rapoarte pentru a accelera pregătirea declarațiilor dvs. fiscale.