Obligații impozabile
Acest articol vă oferă câteva aspecte legate de conducătorii auto angajați ai mașinilor de serviciu.
Numai utilizarea de afaceri este deductibilă
Indiferent cine conduce o mașină sau care deține o mașină, numai utilizarea în scopuri comerciale a acestei mașini este deductibilă ca o cheltuială pentru afaceri. Oricine conduce mașina trebuie să păstreze o evidență bună a timpului de conducere pentru uz comercial.
Evenimentul de afaceri trebuie să fie înregistrat în ziua în care a avut loc și trebuie să includă detaliile privind scopul, data și locația sau kilometrajul.
Puteți oferi angajaților o indemnizație auto
Cele mai multe întreprinderi oferă angajaților o alocație pentru a le rambursa pentru cheltuiala de a conduce o mașină în scopuri comerciale. Alocația poate fi acordată în plus față de furnizarea mașinii angajatului.
Această indemnizație nu este un avantaj impozabil angajatului, atâta timp cât este dat printr-un plan responsabil. Un plan responsabil este un set de proceduri pe care afacerea dvs. le stabilește în mod corespunzător pentru a ține cont banii acordați angajatului. IRS dorește să vă asigure că nu acordați beneficii angajaților, ci că acestea sunt cheltuieli legitime de afaceri plătite de angajat și rambursate de dvs.
Trebuie să utilizați un plan responsabil IRS
Practic, pentru a avea un plan responsabil, cheltuielile auto trebuie să aibă un scop legitim al afacerii, angajatul trebuie să vă furnizeze înregistrări adecvate care să ateste utilizarea afacerii și sumele cheltuite, iar angajatul trebuie să returneze orice rambursări în exces într-o perioadă rezonabilă de timp.
Ajutorul pe care îl acordați angajaților poate fi determinat utilizând fie rata standard IRS (diferită în fiecare an), fie cheltuielile reale. Metoda pe care o utilizați depinde de dvs., cu anumite limitări.
Dacă nu stabiliți și nu utilizați un plan responsabil, orice indemnizație sau rambursare pe care le oferiți angajaților pentru conducere este impozabilă acestora și trebuie să includeți sumele de rambursare în salariu și să retineți impozitele.
Folosirea de către angajat a unei mașini este un beneficiu pentru condițiile de lucru
Un beneficiu al condiției de muncă, conform IRS, este "proprietatea și serviciile pe care le oferiți unui angajat astfel încât angajatul să își poată îndeplini funcția". Această prestație este exclusă din venitul angajatului, presupunând că salariatul ar putea lua deducția printr-o declarație fiscală personală. În cazul unei mașini de serviciu. Amintiți-vă că aceasta este doar utilizarea în scop de afaceri a mașinii care este (a) permisă ca o cheltuială pentru afaceri și (b) nu este impozabilă salariatului ca beneficiu.
Dar folosirea de către angajați a mașinii din motive personale nu este deductibilă ca cheltuială pentru afaceri, fie pentru angajat, fie pentru afacerea dvs. Iată cum funcționează acest lucru:
Utilizarea personală a unei mașini de societate este o prestație impozabilă
Practic, orice îți dai angajații este o prestație impozabilă. Dacă acordați unui angajat utilizarea unei mașini, utilizarea personală de către angajat este considerată de către IRS ca fiind un avantaj neperformant.
Intuit Payroll spune: "O parte din valoarea mașinii este considerată parte din compensația totală a angajatului în scopuri fiscale." Trebuie să țineți cont de valoarea acestei beneficii și să o arătați pe salariul angajatului și, desigur, să rețineți impozitele federale și de stat și impozitele FICA (taxe de securitate socială și Medicare) din această sumă, la fel ca și alte plăți și beneficii.
Mașinile sunt listate în proprietatea unei afaceri
O notă finală: Vehiculele comerciale se află într-o clasă specială de proprietăți pentru scopuri de afaceri. Acestea sunt considerate proprietăți enumerate, care includ proprietăți care pot fi folosite atât din motive de afaceri, cât și din motive personale.
Indiferent dacă dați mașina unui angajat sau îl folosiți singur, dacă mașina este folosită mai puțin de 50% din timp în scopuri de afaceri, puteți deduce totuși utilizarea în scopuri comerciale, dar trebuie să utilizați o depreciere pe linie dreaptă.
Dacă decideți să dați o mașină companiei unui angajat
Să examinăm un exemplu pentru a vedea cum funcționează toate acestea:
Afacerea ta închiriază o mașină și o dă Mary să o folosească pentru a conduce afacerea.
Mary trebuie să păstreze o evidență bună despre împărțirea între afaceri și utilizarea personală și să furnizeze companiei dvs. rapoarte detaliate. În acest scop, să presupunem că conduce 50% pentru afaceri și 50% pentru uz personal.
Indiferent cine conduce mașina, contractul de închiriere este în numele companiei, astfel încât plata în leasing este deductibilă ca o cheltuială de afaceri, dar numai în măsura în care este utilizată în scopuri comerciale. (În cazul în care mașina este cumpărată, amortizarea din mașină este deductibilă, din nou numai pentru partea comercială a utilizării acesteia.)
Dacă îi rambursezi pe Maria pentru cheltuielile de conducere ale afacerii ei, nu trebuie să consideri această rambursare impozabilă dacă ai un plan responsabil, așa cum este descris mai sus.
Dar, valoarea mașinii pentru timpul personal de conducere trebuie inclusă în venitul Mariei (și se aplică reținerile). În cazul în care contractul de leasing lunar pe mașina de conducere a companiei Mary este de 500 de dolari, trebuie să includeți 250 USD pe lună în salariul ei.
De ce este important să păstrați înregistrări bune privind utilizarea în scopuri comerciale
După cum puteți vedea din discuția de mai sus, este foarte important ca șoferul mașinii companiei să țină evidențe excelente pentru a dovedi cantitatea de conducere în afaceri.
Această dovadă este necesară:
- Astfel, puteți rambursa cheltuielile de conducere ale angajaților și nu trebuie să le includeți în salariul angajatului
- Pentru a dovedi utilizarea în scopuri comerciale, nu trebuie să includeți această parte din valoarea mașinii în salariul angajaților,
- Deci, puteți deduce mai multe cheltuieli de depreciere și
- Deci, puteți utiliza mai mult din valoarea mașinii pentru celelalte cheltuieli de afaceri.
Mai multe informații în publicațiile IRS
- Publicația IRS 535 - Deducerea cheltuielilor de afaceri
- Publicația IRS 15-B - Ghidul fiscal al angajatorului privind avantajele Fringe
- Publicația IRS 463 - Cheltuieli de călătorie, divertisment, cadou și mașină
- Taxa fiscală IRS 510 - Utilizarea în scopuri comerciale a unei mașini
Disclaimer: Acest articol este doar pentru informare generală. Nu intenționează să fie consultanță fiscală sau juridică. Consultați-vă cu consultanții fiscali și financiari înainte de a le oferi angajaților cheile pentru mașinile companiei.