Cum să pregătiți o propunere de planificare a evenimentelor
În plus, planificatorii evenimentului au nevoie de anumite abilități de afaceri pentru a conduce eficient o afacere de planificare a evenimentelor.
Unul dintre aceștia este să știi cum să pregătești o propunere de planificare a evenimentelor, un pas important în marketingul serviciilor și asigurarea afacerii clientului.
De ce am nevoie de o propunere de planificare a evenimentelor?
Iată un scenariu familiar pentru un planificator de evenimente: aveți o întâlnire de afaceri cu un client potențial pentru a discuta despre un eveniment viitoare.
A mers bine. Dvs. ați detaliat experiența dvs., serviciile de planificare a evenimentelor pe care le furnizați și ați explicat modul în care sunteți un bun meci pentru ceea ce clientul caută. Ai scuturat mâinile, le-ai mulțumit pentru timpul lor și apoi ... ce? Următorul pas este să urmăriți și să trimiteți clientului o propunere detaliată de planificare a evenimentelor.
Ce este exact o propunere de planificare a evenimentelor?
O propunere de afaceri de planificare a evenimentelor este un document cuprinzător care prezintă serviciile pe care le veți furniza pentru un eveniment. Este broșura companiei dvs., campania dvs. de marketing și vânzările pe care le împărțiți toate într-una.
Această propunere de eveniment de afaceri ar trebui să vă prezinte ca un profesionist cu experiență, calificat, care este unic calificat pentru a executa acest eveniment. Ar trebui să vă distingă de ceilalți planificatori de evenimente și să vă stabiliți ca pe cineva în care clientul poate avea încredere.
O propunere de afaceri de planificare a evenimentelor trebuie să fie bine scrisă, să conțină specificații cu privire la serviciile care sunt incluse în propunere (și care nu sunt) și să ilustreze modul în care veți desfășura evenimentul, furnizând detaliile necesare, astfel încât clientul să poată imagina cu ușurință ce anume propun.
Dă-i atingerea personală
Sigur, este mai ușor să descărcați un șablon pentru "propunerea de afaceri" și pur și simplu introduceți informațiile lipsă și trimiteți-l cu cartea dvs. de vizită. Dar este exact cum doriți să reprezentați compania sau serviciile dvs.?
Dacă nu veți avea timp să realizați o propunere detaliată de planificare a evenimentelor pentru un potențial client, ce spuneți despre efortul depus pentru un client care ți-a dat deja un depozit?
Relația dvs. de afaceri începe cu prima comunicare pe care o aveți cu orice client și numărați primele impresii. Deci, ține-ți timpul și face bine. Creați o propunere de afaceri de planificare a evenimentelor, care este profesională și personalizată pentru evenimentul clientului dvs. - o reflecție a serviciilor profesionale, gânditoare și unice de planificare a evenimentelor pe care le oferiți.
7 Lucruri care trebuie incluse într-un eveniment de planificare a unei afaceri
- Introducere în afaceri - Introduceți pe scurt afacerea dvs. de planificare a evenimentelor. Discutați-vă fundalul, certificările profesionale și durata de timp în afaceri, experiența relevantă și nisa dvs. particulară dacă aveți una.
- Descrierea evenimentului - Oferiți o sferă generală a evenimentului, inclusiv detaliile discutate în timpul întâlnirii inițiale a clientului , cum ar fi scopul evenimentului, datele posibile, locațiile de luat în considerare, numărul de invitați etc.
- Servicii de planificare a evenimentelor care trebuie furnizate - Este foarte specific în această secțiune, care enumeră toate serviciile pe care le veți furniza pentru acest eveniment. Elementele de afișare cu puncte sau subpoziții sunt foarte eficiente, deoarece este o modalitate ușoară pentru client să vadă gama de servicii incluse. Listează toți vânzătorii pe care îi vei folosi și orice servicii care sunt opționale pentru o taxă suplimentară. Este important să fii foarte detaliat în această secțiune, astfel încât clientul să înțeleagă clar ce este inclus și ce este suplimentar.
- Exemple ale muncii dvs. - Dacă ați planificat un eveniment similar celui pe care îl propuneți acestui client, atunci aceasta este șansa dvs. să vă prezentați aceste abilități. Includeți fotografii, schițe, tăieturi de știri sau orice alte ilustrații care vă vor ajuta să pictați o imagine în mintea clientului despre ceea ce puteți face. Aceasta este o modalitate foarte bună de a comercializa afacerea dvs. de planificare a evenimentelor.
- Costuri propuse - să articulați cu atenție toate costurile asociate planificării și executării acestui eveniment. Formatarea acestei secțiuni ca o serie de pași va ghida clientul dvs. prin toate fazele evenimentului, ajutându-i să vizualizeze fiecare aspect în timp ce acesta se desfășoară. Fii specific într-o categorie generală de costuri. De exemplu, dacă aveți un element rând pentru catering, eliminați costurile individuale pentru alimente indicând suma pe persoană, numărul de servere solicitate și rata orară, cheltuielile pentru închirierea meselor, lenjeria de pat și altele. În loc să pregătiți o propunere cu un singur etichetă mare de preț în partea de jos, scrieți o propunere detaliată, astfel încât clientul dvs. să înțeleagă costurile individuale. Acest lucru este util din două motive: împiedică "șocul autocolantului" inevitabil atunci când toate elementele sunt tallied și există un preț mare de preț în partea de jos, și oferă clientului dvs. posibilitatea de a decide dacă costul pentru o oră de cocktail suplimentare merită Cheltuiala.
- Pașii următori - În partea de jos a propunerii de afaceri a evenimentului, includeți orice detalii privind calendarul sau pașii următori. Dacă evenimentul are o dată fermă, asigurați-vă că indicați că un contract semnat trebuie să fie primit la o anumită dată pentru a putea planifica și executa evenimentul.
Specificați depozitul necesar și data până la care acesta trebuie primit.
Informații de contact - Asigurați-vă că includeți informațiile de contact ale companiei dvs. în partea de jos a propunerii de afaceri a evenimentului. Listați site-ul web, adresa de e-mail, numerele de telefon, numerele de fax și adresa de e-mail. Atașați o carte de vizită la propunerea dvs. și pentru o referință ușoară.
Păstrați liniile de comunicare deschise
După ce trimiteți clientului propunerea de afaceri de planificare a evenimentului, contactați-i să le informeze că propunerea este pe drum. Spuneți-le că veți urma în câteva zile pentru a vedea dacă au întrebări. Păstrați liniile de comunicare deschise. Fiți receptivi și acordați atenție personală. Este un indicator al modului în care faceți afaceri și încheiați tranzacția.