Protejați planificarea afacerii dvs. cu contracte
Scopul contractului de planificare a evenimentelor este de a proteja ambele părți implicate.
Dacă ați avut vreodată o întâlnire cu cineva și ați crezut că amândoi ați înțeles unii pe alții, numai pentru a afla mai târziu că amândoi ați plecat cu un sens foarte diferit de ceea ce a fost discutat și de următorii pași, atunci ați experimentat lumea dezordonării. Se întâmplă pentru toată lumea în toate domeniile vieții, atât în relațiile personale, cât și în cele profesionale.
În anumite circumstanțe, consecințele pot fi mici, cum ar fi lipsa de a lua cina pe drumul spre casă de la serviciu, deoarece ați înțeles că partenerul dvs. îl acoperea. În alte situații - în special în afaceri - ramificațiile pot fi atât dăunătoare, cât și costisitoare. A avea un contract de planificare a evenimentului, vă asigură că atât dvs. cât și clientul dvs. aveți o înțelegere clară a muncii care va fi finalizată și a altor aspecte necesare pentru desfășurarea afacerii împreună.
La elaborarea contractului de planificare a evenimentelor, asigurați-vă că includeți aceste cinci elemente.
Specificați în mod clar serviciile de planificare a evenimentelor care vor fi furnizate
Ca planificator de evenimente , listarea serviciilor de planificare a evenimentelor pe care le veți furniza poate părea ca cel mai evident element pe care îl puteți include într-un contract de planificare a evenimentelor.
Și, într-un fel, este. Cu toate acestea, specificarea detaliată a serviciilor pe care le furnizați este esențială, deoarece munca dvs. se va limita la furnizarea numai a serviciilor menționate în această listă.
Planificatorii de evenimente desfășoară o gamă largă de servicii, iar serviciile oferite pot varia de la un eveniment la altul. Un planificator de evenimente poate oferi aranjamente florale, altul nu poate. Unii planificatori de evenimente pot ajuta cu selecția locului de întâlnire, iar alții se ocupă de nevoile de transport ale oaspeților. Nici doi planificatori de evenimente nu sunt exact identici. Prin urmare, nici două contracte de planificare a evenimentelor nu sunt exact aceleași.
În timp ce serviciile dvs. de planificare a evenimentelor vor fi limitate la elementele specificate în această listă, este important să enumerați și servicii care nu vor fi furnizate. De ce? Vă ajută să vă prezentați aceste sarcini în contractul de planificare a evenimentelor, astfel încât clientul dvs. să știe cu exactitate că acestea sunt servicii pe care nu le veți desfășura.
De asemenea, este util să aveți acest lucru în scris și să fiți de acord în cadrul contractului dvs., astfel încât, în timpul planificării acestui eveniment, dacă clientul dvs. ar trebui să solicite să vă ocupați de aceste responsabilități, aveți un contract de a rămâne în urmă atunci când refuzați politicos pentru a efectua aceste sarcini. Utilizați un limbaj larg pentru a vă proteja împotriva efectuării unui lucru care nu se află în sfera serviciilor dvs. de planificare a evenimentelor convenite.
Planul de plăți
Toate contractele de planificare a evenimentelor trebuie să includă termenii de plată și specificul privind programul de plăți. Începeți cu data scadentă a depozitului inițial și comunicați în mod clar că nu va începe nici o lucrare la planificarea acestui eveniment până la primirea depozitului. Dacă data evenimentului a fost selectată, indicați data la care trebuie să primească depozitul pentru a livra serviciile pentru acea anumită dată aleasă. Furnizați un program de plată și detalii privind plățile viitoare, fie stabilind o dată calendaristică stabilită pentru fiecare plată, fie legând fiecare plată la o piatră de hotar în procesul de planificare a evenimentelor. Stabiliți un program de plăți care se potrivește cel mai bine afacerii dvs. și fluxului dvs. de numerar. Includeți orice taxe și comisioane suplimentare.
Termeni de anulare a evenimentului
Ce se întâmplă dacă - în orice moment al procesului de planificare a evenimentului - clientul dvs. anulează evenimentul?
Nu lăsați acest rezultat la șansă! Contractul dvs. de planificare a evenimentelor trebuie să includă termeni pentru anularea evenimentului. Aceasta este o parte importantă a contractului care vă va proteja atât afacerea, cât și venitul așteptat din acest eveniment.
Specificați faptul că depozitul inițial și toate plățile efectuate până la momentul anulării nu sunt rambursabile. Acest lucru vă va asigura că veți fi plătit pentru munca deja încheiată. Acest lucru este esențial în planificarea evenimentului deoarece majoritatea lucrărilor sunt finalizate înainte de evenimentul propriu-zis.
Luați în considerare includerea unei clauze care să menționeze că clienții sunt responsabili pentru plata oricăror servicii prestate până la momentul primirii notificării scrise privind anularea evenimentului. Acest lucru este util în special dacă programul dvs. de plăți este structurat într-un mod care permite efectuarea lucrărilor între plățile regulate.
Clauza de terminare
Ce se întâmplă dacă un uragan sosește exact la timp pentru a face ravagii pentru evenimentul tău bine planificat? Circumstanțele care nu se află sub controlul dvs. - cum ar fi condițiile meteorologice extreme sau întreruperile forței de muncă - care determină ca fiecare parte să nu poată îndeplini condițiile contractului de planificare a evenimentelor, sunt protejate de o clauză de reziliere , cunoscută și sub numele de forță majoră. Prin includerea unei clauze de reziliere, una sau ambele părți sunt scutite de răspundere în aceste circumstanțe. Asigurați-vă că specificați termenii și intervalul de timp pentru terminare, cum ar fi menționarea motivelor pentru anulare.
Clauză de despăgubire
Majoritatea contractelor conțin o clauză de indemnizație . Dar doar pentru că sunt comune, nu trebuie să subestimați importanța lor. Incluziunea și domeniul de aplicare al unei clauze de indemnizație vă pot afecta semnificativ afacerea. În principiu, o clauză de despăgubire oferă protecție dacă clientul dvs. face ceva care vă provoacă vătămări sau rezultă că un terț vă suge pentru daune.
În termeni simpli, înseamnă că clientul dvs. nu vă poate ține responsabil pentru pierderile, prejudiciile, datoriile sau cheltuielile care rezultă din neglijența acestora. Cel mai important, atunci când pregătiți un contract de planificare a evenimentelor, nu semnați nimic până nu sunteți complet mulțumiți de termeni.