Erori de contabilitate se întâmplă din când în când, dar multe greșeli contabile comune pot fi evitate prin planificarea și pregătirea corespunzătoare. Știm cu toții că, de obicei, durează mai mult timp pentru a corecta o greșeală decât pentru a obține prima dată. Interesant, este și mai ieftin să identificați și să corectați greșelile la începutul unui proiect , decât să așteptați să remediați problema mai târziu.
Dacă vă tratați afacerea ca pe un proiect pe termen lung, atunci veți dori să fiți proactiv, devenind conștienți de greșelile comune pe care alții le fac și le corectează din timp, ceea ce nu numai că vă va salva compania, timp, bani și dureri de cap, dar și vă oferă un avantaj competitiv pe piață cu operațiuni mai eficiente și o mai bună satisfacție a clienților. Următoarele sunt greșelile contabile comune pe care fiecare CPA le-a văzut pe proprietarii de afaceri mici.
01 - Nerespectarea procedurilor contabile
Un pas util este de a dezvolta formulare standardizate și liste de verificare care să fie completate pentru a asigura coerența și acuratețea. De exemplu, veți dori să documentați un proces pentru înființarea de noi furnizori.
Veți avea nevoie de numele furnizorului, adresa, numărul de telefon și numărul de identificare al angajatorului (EIN), printre alte documente, cum ar fi certificatele de asigurare , scrisorile de recomandare sau contractele semnate. Apoi, va trebui să introduceți aceste informații în software-ul dvs. contabil, astfel încât să puteți procesa plățile.
Veți dori să acordați timp necesar pentru a lua în considerare informațiile pe care trebuie să le obțineți de la furnizori, pentru a vă elabora un formular standardizat sau o listă de verificare pentru a vă asigura că obțineți acele informații și apoi să aveți o politică scrisă pe care angajații dumneavoastră o pot urma.
02 - Lucrul fără buget
Creați un buget astfel încât să aveți o linie de bază pentru a evalua rezultatele de funcționare ale afacerii dvs. Bugeturile nu sunt doar utile în reducerea cheltuielilor excedentare, ci pot fi folosite pentru a stabili obiective financiare realiste și scrise. Bugetele ar trebui întotdeauna să fie întemeiate în realitate, dar cu siguranță puteți utiliza bugetul pentru a stabili obiective financiare rezonabile, fie că este vorba de creșterea veniturilor sau de reducerea cheltuielilor de funcționare.
03 - Efectuarea erorilor de introducere de date
Erori de introducere a datelor apar din când în când. Deși nu puteți preveni toate erorile de introducere a datelor, puteți avea o politică de efectuare a unor reconcilieri diferite în timp util pentru a vă asigura că intrările de date sunt detectate rapid și pot fi corectate.
De exemplu, veți dori să efectuați reconcilieri bancare lunare, precum și conturi de încasat și reconcilieri plătibile. Puteți, de asemenea, să difuzați variante de la buget la real pentru a identifica eventualele erori în clasificarea veniturilor sau cheltuielilor sau pentru a rula periodic rapoartele privind chitanțele clienților sau plățile vânzătorilor, pentru a vă asigura că toate încasările și plățile par rezonabile.
Tranzacțiile neobișnuite ar trebui revizuite pentru a se asigura că nu s-au făcut greșeli de introducere a datelor și că tranzacțiile sunt exacte.
04 - În cazul în care nu faceți backup pentru software-ul contabil
Trebuie să efectuați în mod regulat o copie de siguranță a software-ului contabil al companiei dvs. și a altor date. Multe programe software de contabilitate mici de afaceri au o caracteristică care vă permite să configurați automat backup-ul programului dvs. de contabilitate.
Foloseste-l. De asemenea, ar trebui să vă faceți timp pentru a vă verifica în continuare fișierele de rezervă, chiar dacă utilizați fișierul de rezervă pentru a vedea dacă puteți să vă conduceți afacerea ca de obicei cu ea.
Uneori, fișierele sunt corupte; uneori nu faceți backup pentru toate datele de care aveți nevoie. O verificare rapidă poate identifica probleme cu procesul dvs. de backup, astfel încât să vă asigurați că aveți tot ce aveți nevoie pentru a continua să operezi afacerea în cazul în care ar trebui să apară necesitatea.
05 - A face prea multe
Externalizarea sarcinilor administrative care nu adaugă valoare companiei dvs. poate fi un avantaj.
De exemplu, un contabil fiscal este mai probabil versat în legislația fiscală decât dvs., astfel încât externalizarea planificării și pregătirii fiscale pentru contabilul dvs. vă va permite să vă reduceți răspunderea fiscală, să creșteți respectarea impozitelor și să vă lăsați mai mult timp pentru a vă aloca veniturilor activitati.
Mulți proprietari de afaceri mici nu dorește să delege responsabilitatea altor profesioniști capabili, dar contabilitatea externă, legislația, IT și alte funcții administrative pot reduce erorile și pot crește profitabilitatea dacă utilizați cu înțelepciune noul moment.
06 - În cazul în care nu se clasifică corect veniturile și cheltuielile
Metoda de contabilitate pentru shoebox nu este, probabil, o alegere bună pentru întreprinderile mici, cu mai mult de câteva tranzacții pe an. Toți banii care intră și ies din afacerea dvs. trebuie alocați categoriei corespunzătoare.
Proprietarii de afaceri care rămân în fruntea înregistrărilor contabile nu se confruntă cu greșeli. Ei vor ști cine a fost facturat, cât de mult și dacă clientul a plătit sau nu.
Veți găsi, de asemenea, că sunteți pregătirea fiscală de la sfârșitul anului va fi mult mai neted decât încercarea de a reasambla înregistrările de care aveți nevoie pentru a pregăti declarația fiscală a afacerii dvs. înainte de întoarcerea.