Există o serie de programe diferite de carduri de achiziții, unele implică doar utilizarea unor furnizori autorizați de companie, în timp ce alții permit vânzătorului să fie utilizat.
Achizițiile efectuate de un angajat care utilizează carduri de achiziții publice sunt, în general, de valoare mică și mică. O mulțime de reacții negative privind programele cu carduri de achiziții publice vizează în mod special abuzul cardului de către angajați. Cu toate acestea, beneficiile programelor de achiziții sunt mult mai mari decât riscurile și costurile implicate în operarea programului.
Beneficiile cardurilor de achiziție
Guvernul Statelor Unite a constatat că achizițiile sub 2 500 de dolari au inclus numai 2% din cheltuielile guvernamentale globale, dar au reprezentat 85% din toate achizițiile. Întrucât costurile administrative ale acestor achiziții mici au depășit adesea cheltuielile actuale ale dolarului, utilizarea cardurilor de achiziții publice a crescut în multe departamente guvernamentale. O agenție guvernamentală, Departamentul de Comerț, a estimat că utilizarea cardurilor de achiziții le-a salvat peste 22 de milioane de dolari pe an pentru costurile administrative și reducerea timpului de procesare a achizițiilor.
Utilizarea cardurilor a permis departamentelor de achiziții să-și concentreze eforturile în 15% din totalul cheltuielilor pentru achiziții care reprezintă 98% din totalul cheltuielilor.
Implementarea controalelor interne
Abuzul de carduri de achiziții publice reprezintă știri principale, dar adesea aceste abuzuri, în special în departamentele guvernamentale, au de obicei o valoare înaltă a dolarului, dar adesea sunt mai puțin de jumătate dintr-un procent din cheltuielile totale.
Cu toate acestea, abuzul are loc, dar poate fi controlat prin implementarea unor controale interne adecvate pentru reducerea deșeurilor și a abuzurilor.
O direcție puternică de gestionare este crucială pentru un program de carduri de achiziții de succes. Conducerea ar trebui să definească în mod clar ce sunt utilizările admise pentru card și să definească și să impună sancțiunile pentru delincvența plăților, fraudarea și abuzul. Desigur, trebuie să existe proceduri și resurse pentru a implementa controalele. Dacă nu există suficiente resurse pentru a monitoriza și a face față abuzurilor privind cardurile de achiziții publice, atunci abuzurile vor continua și vor crește deoarece lipsa de angajament în cadrul programului este văzută de utilizatorii săi.
Cine primește un card?
Un alt aspect negativ observat în programele de achiziții publice este faptul că companiile cred că trebuie să dea cărți tuturor angajaților care fac achiziții. Nu este cazul; fiind eliberat un card de achiziție este dat încredere. O companie trebuie să fie în măsură să aibă încredere în utilizatorul cardului deoarece acestea cheltuiesc, de fapt , banii companiei . Ar trebui să existe un proces de aprobare în care angajații trebuie să fie selectați, revizuiți și aprobați. Dacă un angajat are un credit rău, atunci ar trebui să i se dea o carte de achiziție a companiei?
Impunerea limitelor de cheltuieli
Ca orice card de credit, ar trebui să existe o limită de credit pentru utilizator.
Companiile cărților de credit oferă posesorilor de carduri o limită bazată pe capacitatea lor de a plăti. Pentru deținătorii de carduri de achiziții publice, companiile ar trebui să dea deținătorilor de carduri o limită de cheltuieli adecvată poziției lor și cheltuielilor lor probabile. De exemplu, o persoană angajată în calitate de analist IT poate fi obligată să achiziționeze cerneală de imprimantă și periferice pentru computere mici, care pot avea doar o sumă de câteva sute de dolari pe an. Limita de cheltuieli pentru acest angajat ar trebui să reflecte acest lucru și să nu li se acorde o limită totală de cheltuieli de 2500 de dolari care ar putea fi acordată întregului personal IT. Limitele de cheltuieli ar trebui revizuite periodic, astfel încât să se acorde un nivel corespunzător angajaților pe baza cheltuielilor efective.