De ce să luați procesul-verbal al ședinței de consiliu?
Există, de fapt, mai multe motive pentru luarea și înregistrarea de minute ale întâlnirilor dvs. corporative.
Primul și cel mai important motiv pentru a lua minute ale întâlnirilor este să aveți o evidență a ceea ce ați decis. Am stat în ședințele la bord, unde nimeni nu și-a putut aminti o decizie luată de consiliu cu câteva luni în urmă. Având ceva în scris pentru afacerea dvs.,
Cel de-al doilea motiv pentru procesele verbale ale consiliilor de administrație este pentru scopuri fiduciare și de răspundere. Membrii consiliului de administrație sunt în poziție de încredere. Ele iau decizii cu privire la banii investiți de acționari corporativi și trebuie să fie capabili să demonstreze că au acționat cu înțelepciune, în interesul societății și fără conflicte de interese . Având minute de întâlnire la bord, consiliul demonstrează că a acționat cu bună-credință și a evitat răspunderea personală pentru acțiunile lor.
Al treilea motiv este în scopuri fiscale. O societate este o entitate separată de acționarii individuali. Pentru a vă asigura că păstrați acea separare, minutele de întâlnire ale consiliului oferă o înregistrare.
Fără acestea, IRS sau agențiile de stat pot nega statutul fiscal al afacerii. O corporație care nu arată că acționează ca o entitate separată de proprietari poate crea o situație fiscală dificilă.
Există un echilibru între firmele care trebuie să se străduiască să se asigure că membrii consiliului de administrație își îndeplinesc datoria și că sunt protejați, în timp ce întâlnirile de consiliu de lungă durată, care pierd timpul membrilor.
Vom aborda acest echilibru în acest articol.
Acum, că am discutat motivele pentru care ați luat niște minute ale întâlnirii de la bord, iată câteva greșeli pe care le fac întreprinderile și câteva gânduri despre cum să le corectați.
Nu creați și distribuiți o agendă înainte de întâlnire
O altă mare greșeală făcută de corporații în cadrul reuniunilor consiliului de administrație nu stabilește o agendă înainte de reuniune și nu distribuie ordinea de zi și documentele relevante înainte de întâlnire. Ordinea de zi ar trebui să includă anumite sume de timp pentru fiecare punct de pe ordinea de zi. Având o agendă specifică nu numai că face întâlnirea să funcționeze mai bine, dar permite consiliului (și oricui citește minutele mai târziu) să cunoască importanța relativă a fiecărui punct de pe ordinea de zi.
Asta nu înseamnă că ceva nu poate intra pe ordinea de zi dacă este important și urgent, dar elementele pot fi adăugate la ordinea de zi prin vot. Și multe lucruri urgente ar trebui să fie tratate de către directori, nu de consiliu.
Lipsesc părți importante din procesul-verbal al ședinței
Modelul pentru procesul-verbal al întâlnirilor de bord trebuie să includă:
- data, ora și locul întâlnirii
- Începutul și sfârșitul timpului și orele alocate anumitor elemente de pe ordinea de zi
- Ce tip de ședință de consiliu - regulat, special sau anual (toate statele solicită întreprinderilor să aibă o întâlnire anuală)
- Cine a fost prezent, notând directorii, oaspeții și membrii personalului, și care membrii ai consiliului nu erau prezenți. Numele celor care vin târziu sau pleacă devreme trebuie să fie notați.
- Specificând dacă există un cvorum. Un cvorum este, de obicei, cerut de regulamentele colective pentru a se lua orice vot. Cerința privind cvorumul este, de obicei, mai mult de jumătate dintre membri. (Pentru un consiliu de nouă membri, de exemplu, cinci membri trebuie să fie prezenți pentru un cvorum).
- Dacă prezentările sunt oferite de comisii sau de alții, includeți numele și titlurile prezentatorilor.
Minutele întâlnirilor sunt prea specifice
Probabil cele mai mari placi de greseala sunt de a cere informatii detaliate despre discutii (uneori argumente) si procese. Reuniunile ar trebui să reflecte rezultatele deciziilor, nu cine a spus ceea ce a fost în discuție. Să presupunem că consiliul dumneavoastră votează o propunere de vânzare a unei noi linii de produse.
Minuta întâlnirii ar trebui să spună: "Propunerea de a adăuga o nouă linie de mirodenii. Mișcare detașată și aprobată, cu atât de dezagreabilă". Dacă grupul a avut o discuție, ar trebui să înregistrați durata discuției și să o rezumați, dar nu trebuie să intri în detaliu despre discuție.
Minute care nu sunt suficient de specifice
În celălalt capăt al spectrului, câteva minute nu sunt suficient de specifice pentru a furniza informații și pentru a exclude membrii de probleme. În cazul în care decizia nu a fost unanimă, o notă a membrilor consiliului de administrație care sa opus, care sa abținut (și a notat dacă abținerea sa datorat unui potențial conflict de interese).
În timp ce nu trebuie să înregistrați lovitura de suflare a fiecărei discuții sau cine a spus ce. Dar ar trebui să existe suficiente informații în procesul-verbal pentru a reflecta spiritul discuției.
Ședințele de consiliu sunt prea lungi
Nimănui nu îi place întâlniri lungi, dar există câteva modalități de a scurta întâlnirea și procesul-verbal. Poate doriți să salvați timpul de întâlnire al consiliului, creând o agendă de consimțământ. Practic, această agendă este o listă de aspecte care pot fi tratate rapid fără discuții. Lista ar putea include minute din întâlnirea anterioară, fișele financiare și rapoartele comitetelor sau ale CEO-ului.
Agenda de consimțământ, precum și rapoartele și alte informații trebuie distribuite înainte de întâlnire, astfel încât membrii să aibă posibilitatea de a le citi. Apoi, în cadrul reuniunii, agenda de consimțământ face parte din procesul întâlnirii. Orice membru al consiliului poate ridica o întrebare sau o preocupare cu privire la agenda de consimțământ, dar dacă nu există probleme, întreaga agendă de consimțământ poate fi votată la un moment dat.
Tipul incorect al deciziilor
Un consiliu corporativ ia decizii privind politica generală. Deciziile de zi cu zi sunt luate de directorii corporației pe baza acestei politici. Uneori plăcile depășesc și încearcă să ia decizii cele mai bine lăsate la conducere.
Nu aprobă procesul-verbal
Este tentant, în agitația adunărilor consiliului de administrație, să uitați să aprobați procesul-verbal. Dar este important să vă asigurați că minutele reflectă corect atât scrisoarea, cât și spiritul întâlnirii. Procesele-verbale sunt considerate "proiect" până la aprobare.
Nu se ține evidența proceselor-verbale ale ședințelor
După toate necazurile pe care le faceți pentru a păstra minute bune pentru compania dvs., nu uitați să vă păstrați minutele de întâlnire corporativa undeva în siguranță și accesibile. Stabiliți un proces pentru păstrarea minutelor într-o carte de înregistrări corporative sau "în nor", într-un fișier protejat prin parolă.
Uitând să recunoască rolul secretarului corporativ
Cele mai multe dintre sarcinile legate de minutele corporative intră în domeniul secretarului corporației. A fi un bun secretar corporativ este o artă, iar acești indivizi nu sunt adesea recunoscuți. Spuneți "mulțumesc" acestei persoane în mod regulat.
Nu includeți un avocat în calitate de consilier al consiliului dvs. de administrație
Informațiile din acest articol nu sunt destinate consultării fiscale sau juridice, iar autorul nu este un avocat. Indiferent dacă societatea dvs. este privată sau publică (cu acțiuni cotate la bursă), trebuie să aveți un avocat care vă sfătuiește să luați minutele corporative și să participați la întâlniri importante de consiliu pentru a vă asigura că dumneavoastră și consiliul dvs. sunteți protejați.