În cele mai multe state, de departe cel mai mare număr de reclamații ale consumatorilor, penalități ale comisiilor și suspendări și revocări ale licențelor sunt legate de gestionarea proprietății . Nu este faptul că acei licențiatori care administrează proprietatea sunt prost.
Este vorba despre o afacere foarte intensivă pe tranzacții. În timp ce un agent mediu ar putea efectua o duzină de tranzacții de vânzare pe an cu un contract de cumpărare și documente conexe, managerul mediu de proprietate ar putea face sute de tranzacții mai mici.
Faptul că acestea sunt mai mici nu face ca aceste tranzacții să fie mai puțin importante și nu reduce riscul de a le face. În calitate de administrator de proprietate, sunteți contractant cu un proprietar pentru a-și comercializa și închiria proprietățile, pentru a colecta chiriile și a le remite proprietarului, precum și pentru a gestiona proprietatea, de la întreținere la aplicarea regulilor chiriașilor.
În acest sens, tranzacționați cu proprietari, chiriași, companii de reparații, medii de publicitate, contractori și alții. Fiecare dintre aceste tranzacții introduce un anumit risc în afacerea dvs. Nu este neapărat un risc mare în fiecare caz, dar este cumulativ.
Funcțiile financiare sunt de departe cel mai probabil să creeze probleme pentru broker.
Funcțiile financiare implică:
- funcția de marketing și financiar necesită înregistrări ale cheltuielilor și veniturilor, precum și înregistrări fiscale, facturi de publicitate și multe altele,
- gestionarea locatarului implică înregistrări ale tuturor solicitărilor, istoricul plăților de închiriere și încălcările normelor și
- întreținerea și reparațiile instalației necesită programări de întreținere, reparații pentru garanție și înregistrări ale personalului angajatului și ale subcontractanților.
Componenta de gestionare a riscurilor este, desigur, foarte importantă. Un dezastru mare poate amenința supraviețuirea proprietății din punct de vedere economic. Înregistrările păstrate fac parte din aceasta, deoarece orice acțiune juridică luată de alții poate fi înlăturată dacă există înregistrări detaliate care să le respingă pretențiile.
O parte a managementului riscului este determinarea riscului față de recompensă. Un exemplu bun este o cadă cu hidromasaj sau o piscină pe proprietate. Proprietarul și proprietarul proprietății trebuie să echilibreze valoarea grupului cu riscurile suportate. Când un astfel de risc este identificat, există trei moduri în care acesta poate fi abordat:
1. Evitarea - se poate lua decizia de a înlătura cada cu hidromasaj sau piscina, deoarece venitul suplimentar de închiriere nu merită costul asigurărilor sau riscurile implicate.
2. Control - În cazul în care cada fierbinte este reținută, probabil o încuietoare codificată și un gard ar fi instalat pentru a păstra copiii mai mici.
3. Transferul de risc - Cea mai răspândită modalitate de abordare a riscului este de a cumpăra o asigurare pentru a transfera riscul către asigurător.
Managerul proprietății de succes va planifica probleme, va păstra fișiere și înregistrări excelente ale fiecărei activități și va evalua continuu aceste funcții pentru a determina dacă este necesară o schimbare.
Documente și e-mail
În multe state, sunteți obligat să mențineți înregistrările tranzacției timp de șase ani.
Cu toate acestea, este recomandabil să le păstrați mai mult, mai ales dacă vi se permite să faceți acest lucru în format electronic. Puteți să pariați că, dacă vreuna dintre părți poate avea o plângere, cineva care dorește să vă dea în judecată pentru ceva de șase ani și zece zile în urmă va avea în continuare documentele lor. Este mult mai dificil să vă pledați cazul dacă ați distrus deja copii.
Când vine vorba de e-mail, orice acțiune în instanță care implică un împrumut garantat federal (aproape toate tranzacțiile noastre rezidențiale) vă poate obliga să produceți e-mailuri legate de tranzacție și de comunicările cu clientul / clientul dvs. Există numeroase modalități și produse software pentru a salva mesajele de e-mail corelate, dar citiți câteva articole despre Evernote, o soluție din mai multe motive. Iată cum puteți gestiona e-mailurile utilizând Evernote și arhivele Gmail.
Modificați pentru a se potrivi soluției dvs. de e-mail.
- Configurați redirecționarea automată în Gmail a fiecărui e-mail către sau de la clientul / clientul dvs.
- Ei intră într-un notebook în Evernote pentru tranzacție.
- La câteva săptămâni după închidere, trageți toate e-mailurile din Evernote și le tipăriți în ordine cronologică într-un fișier PDF.
Deoarece fișierele PDF pot fi căutate, puteți trage rapid orice e-mail pe care cineva îl poate dori cu cuvintele cheie. Funcționează destul de bine.