Ce planificatori de evenimente publice pot învăța din orașul Chicago
Organizațiile de vecinătate din orașe din întreaga țară găzduiesc evenimente publice și comunitare speciale, cum ar fi festivaluri în aer liber, târguri stradale și carnavaluri. Multe dintre aceste evenimente publice - în special cele de succes - devin festivități anticipate și uneori un punct de mândrie pentru comunitatea de găzduire. Deși există aspecte ale planificării și execuției evenimentelor care sunt împărtășite în toate tipurile de evenimente de la nunți la conferințe corporative , evenimentele publice tind să aibă propriile nevoi și provocări. Unul dintre acești factori unici de planificare a evenimentelor publice lucrează și primesc permisiunea agențiilor guvernamentale.
Uneori, cel mai bun mod de a învăța este doar să sară înăuntru. Altfel, merită învățat din lecțiile și experiențele altora. În acest caz, vom învăța din orașul Chicago. Experimentat cu organizarea a aproximativ 350 de evenimente speciale în Chicago, Oficiul Primarilor de Evenimente Speciale a creat Ghidul special pentru resurse pentru evenimente și Pachetul de permise speciale pentru evenimente , care include idei practice pe care alte orașe și orașe ar dori să le includă în evenimentele comunității. Iată sfaturile de top pentru planificarea evenimentelor de succes ale comunității de la comandanții înșiși.
01 - Au un proces formal de aplicare
În Chicago, codul municipal cere organizațiilor care doresc să găzduiască un eveniment comunitar să depună o cerere oficială care să fie de acord cu anumite orientări ale evenimentului, cum ar fi:
- Nu se percepe nici o taxă pentru admitere (se stabilește o sumă de donație)
- Furnizorii de alimente trebuie să fie licențiați și posedați certificare
- Furnizorii de alcool trebuie să fie autorizați (numai pentru bere și vin)
- Vânzătorii de mărfuri trebuie să fie licențiați
- Autoritatea de tranzit din Chicago trebuie notificată
Având un proces formal de solicitare a evenimentelor publice și comunitare speciale, este posibil să se reducă volumul de muncă și să se eficientizeze aprobările, ceea ce reprezintă un câștig pentru toți.
02 - Solicitați un permis de eveniment special
În plus față de procesul de solicitare a evenimentului, orașul Chicago cere, de asemenea, ca organizatorii să prezinte o cerere specială de permis de eveniment, care să poarte propriile cerințe, cum ar fi:
- Cererea trebuie depusă cel puțin 45 de zile înainte de eveniment
- Aplicațiile trebuie să fie notate
- Organizatorii trebuie să prezinte un certificat de asigurare pentru 1 milion USD în răspundere comercială generală, denumind orașul Chicago ca asigurat suplimentar
În timp ce, la început, se pare că Chicago creează pur și simplu câteva cercuri birocratice pentru a trece prin evenimente comunitare, fără a face prea dificile aplicațiile, orașul a asigurat că toate evenimentele publice vor satisface cerințele lor - care se referă la siguranță.
03 - Necesită o hartă a evenimentului cu aplicația Permis
Ca parte a unei cereri speciale de autorizare a evenimentului, organizatorii ar trebui să prezinte o hartă a evenimentului care să identifice zonele de închidere a străzilor și planul de redirecționare. Ar trebui să ia în considerare spațiile publice de garaj, accesul pe calea de acces și spațiul de banda de foc. Ambele semne și baricadele trebuie să respecte cerințele orașului, iar organizatorii trebuie să obțină aceste livrări direct. Următoarele elemente sunt luate în considerare la emiterea unei autorizații:
- Siguranța publică
- Proximitatea unui alt eveniment din zonă în același timp
- Eliberarea ulterioară a unui permis pentru un alt eveniment pe aceeași hartă a locației
04 - Necesită autorizațiile pentru cort și baldachin
În Chicago, corturile sau copertinele care sunt mai mari de 240 de metri pătrați la evenimentele publice necesită permisiuni din partea orașului. În cazul în care există mai mult de 600 de picioare pătrate, desenele trebuie ștampilate de un arhitect autorizat sau de un inginer constructor, iar planurile de ieșire și de urgență, inclusiv semnele și iluminatul, trebuie depuse. În cazul în care dimensiunea depășește 4 000 de metri pătrați, cererea de autorizare trebuie depusă de societatea responsabilă de ridicarea structurii. Acest proces asigură că măsurile de siguranță sunt luate în serios.
05 - Necesită parteneriate cu oficialii de siguranță publică
Evenimentele speciale din Chicago trebuie să implice atât poliția, cât și departamentele de pompieri. Organizatorii trebuie să se întâlnească cu comandantul poliției (și / sau cu reprezentantul acestuia) pentru a aborda probleme cum ar fi o banda de circulație pentru vehiculele de urgență, planurile de securitate și postul de comandă desemnat la eveniment. Organizatorii ar trebui să desemneze o persoană care să acționeze ca o legătură cu departamentul de poliție, departamentul de pompieri, străzi și departamentele de salubritate, biroul evenimentelor speciale și altele. Vă va ajuta să aveți o persoană cu experiență și cunoștință în echipă, care să servească drept punct de coordonare pentru toate aceste departamente publice.
06 - Furnizați o listă de verificare a codului de siguranță la incendiu
Festivalul și organizatorii de evenimente în aer liber din Chicago sunt furnizați o listă de verificare și sunt obligați să îndeplinească anumite cerințe privind codul de siguranță la incendiu, incluzând:
- Corturile trebuie să fie fabricate din material ignifug (cerință de certificare)
- Extinctoarele sunt necesare în fiecare cabină
- Rândurile de ședere temporare se vor situa între 5 și 14 persoane (maxim)
- Șinele de ședere temporare trebuie să fie de cel puțin 36 de centimetri
- Lichidele inflamabile nu trebuie depozitate în nici un cort, baldachin sau cabină
- Nu se permite acumularea deșeurilor
- Cablurile electrice trebuie lipite în jos și sunt recomandate mai multe ieșiri
- Sunt recomandate benzi de siguranță pentru vehicule de urgență (banda de foc de 10 picioare)
- CPR-urile de bază și cursurile de prim ajutor sunt recomandate membrilor personalului
Experți sau noi planificatori de eveniment public toți apreciază o listă bună de verificare.
07 - Asigurați-vă practici sigure de manipulare a alimentelor
Orașul Chicago cere ca vânzătorii să participe la o clasă de către Departamentul de Sănătate înainte de a depune o cerere. De asemenea, vânzătorii trebuie să obțină o pregătire și certificare pentru Festivalul de vară (oferită de Asociația Restaurantului Illinois). Ofițerul de sănătate, care stabilește dacă un vânzător va primi o autorizație de funcționare, păstrează autoritatea de a suspenda orice permis în orice moment.
Orașul prezintă reguli detaliate pentru alimente, containere, etichete, protecția alimentelor, igiena personalului, echipamentele alimentare, deșeurile, construcția cabinei și materiale toxice. De asemenea, solicită vânzătorilor să participe la un seminar obligatoriu de salubritate.
La un eveniment special, o licență trebuie să fie primită cu 20 de zile înainte de eveniment.
08 - Aveți un plan de servicii pentru orașele contractante
Contractorii publici sau privați trebuie angajați pentru o gamă largă de servicii, inclusiv postarea de semne de parcare , furnizarea de baricade, remorcare, tobe de refuz, tobe de reciclare, garnituri, curățare, colectare deșeuri, servicii electrice și / sau echipamente de sunet. În Chicago, Departamentul de străzi și salubrizare este disponibil pentru a oferi astfel de servicii la o taxă orară programată pe baza expertizei.
De asemenea, este nevoie de un program de reciclare ca parte a pachetului de autorizații pentru evenimente speciale din Chicago. Odată cu creșterea popularității evenimentelor verzi , aceasta nu este o idee proastă!
09 - Necesită permisele de animale
În cazul în care animalele sunt implicate în eveniment în orice mod, orașul Chicago cere ca numele unui veterinar local care va fi prezent la eveniment trebuie să fie depuse împreună cu cererea de eveniment. Această persoană va fi responsabilă pentru asigurarea animalelor bolnave sau rănite. De asemenea, Comisia pentru îngrijirea și controlul animalelor poate inspecta animale înainte de a le folosi în activități publice.
10 - Gestionați semnalizarea și promovarea evenimentelor
Organizatorii evenimentului public din Chicago au ocazia de a obține expunerea suplimentară a evenimentului cu bannere cu polei ușoare. Desigur, orașul gestionează aceste solicitări prin care solicită organizatorilor să completeze o cerere de permis de banner care să includă o copie a graficei banner propuse, data evenimentului și orice alte aspecte semnificative ale cererii. Departamentul străzilor și salubritate gestionează aceste tipuri de solicitări.