Din fericire pentru planificatorii de evenimente, există numeroase instrumente disponibile pentru a vă ajuta la înregistrarea evenimentului . Opțiunile includ platforme simple care abordează elementele de bază ale înregistrării evenimentului și cele care sunt mai avansate, oferind aplicații multifuncționale. Unele programe de înregistrare a evenimentelor procesează plăți pentru evenimente. Unii oferă, de asemenea, rambursări automate dacă o înregistrare este anulată. Alte pachete creează etichete de nume ale înregistrării. Instrumentele de înregistrare a evenimentelor pot permite, de asemenea, integrarea într-o conferință sau un site web al companiei, precum și conectarea la platformele lor de social media .
Din păcate, cu atât de multe opțiuni, procesul de selectare a instrumentului de înregistrare a evenimentelor pentru afacerea dvs. poate fi copleșitor, cel puțin. Iată un simplu ghid pentru a selecta instrumentele de înregistrare a evenimentului care servesc cel mai bine afacerii dvs. de planificare a evenimentelor.
Alegerea software-ului de înregistrare a evenimentului: de unde să încep?
Când selectați instrumentele de înregistrare a evenimentelor, este mai bine să începeți cu determinarea nevoilor și dorințelor dvs.
Gândiți-vă la prioritățile dvs. de înregistrare și la afacerea dvs. de planificare a evenimentelor. Întrebați-vă următoarele întrebări:
- Sunt nevoile dvs. simple și necesită doar procesarea înregistrărilor și plăților?
- Oferiți mai multe sesiuni în cadrul evenimentului principal care necesită înregistrări suplimentare?
- Aveți nevoie să gestionați rezervările hoteliere sau aranjamentele de călătorie?
- Susțineți un site web al conferinței?
- Veți furniza etichete de nume, coordonați cerințele audio-vizuale sau găzduiți sesiuni speciale de retragere?
- Administrezi simultan mai multe evenimente?
- Evenimentul dvs. este un eveniment anual sau un eveniment unic?
Răspunsurile la aceste întrebări vă vor ajuta să găsiți software-ul de înregistrare a evenimentului care se potrivește cel mai bine nevoilor dumneavoastră.
Instrumente de înregistrare a evenimentului
Cu atât de multe opțiuni în software-ul de înregistrare a evenimentelor, este ușor să vă prindeți în trăsăturile flasce și cele mai recente instrumente, indiferent dacă acestea funcționează pentru evenimentul dvs. sau dacă acestea vor fi chiar utilizate deloc. Nu fi lăudat de cele mai recente și mai mari. În schimb, faceți o listă cu acele caracteristici pe care le angajați în prezent în procesul de înregistrare a evenimentului și adăugați-le pe cele pe care doriți să le includeți pentru a raționaliza procesul. Unele caracteristici care sunt disponibile includ următoarele:
- Înregistrarea online a evenimentului
- Înregistrarea evenimentului la fața locului
- Participarea grupului de participanți
- Participare la sosire
- Prelucrare plată la eveniment
- Gestionarea și raportarea participanților
- Participarea la crearea și gestionarea insignei
- Înregistrarea pentru sesiuni individuale
- Dezvoltarea formelor
- Gestiunea camerelor hotelului
- Managementul marketingului
- Social Media
- Sondaje și feedback de evenimente
Nu toate instrumentele de înregistrare a evenimentului sunt costisitoare
Multe instrumente de înregistrare a evenimentelor oferă funcții standard la un preț rezonabil, care sunt foarte potrivite pentru gestionarea evenimentelor simple.
Aceste programe includ formulare de bază de înscriere care pot fi legate de site-ul dvs. web. Aceștia pot colecta informații de înregistrare, inclusiv informații despre cărțile de credit, pentru a înregistra și procesa plățile prin carduri de credit. În plus, listele de înregistrare a participanților pot fi compilate sau exportate. În funcție de tipul evenimentelor pe care le planificați și de frecvența evenimentelor, aceste instrumente simple pot fi potrivite pentru a vă oferi exact ceea ce aveți nevoie fără a fi împotmolit cu tot felul de caracteristici suplimentare care nu vă vor fi de folos.
Instrumentele de înregistrare a evenimentelor multi-facute oferă capacități suplimentare
Dacă lucrarea dvs. de planificare a evenimentelor vă planifică conferințe mari, atunci instrumentele de înregistrare a evenimentelor care oferă funcționalități suplimentare dincolo de elementele de bază pot fi exact ceea ce aveți nevoie. Soluțiile includ acelea care procesează înregistrarea evenimentului și combină această caracteristică cu capacitatea de a urmări și raporta diverse detalii ale unui eveniment mai amplu, mai complex.
Dacă participanții la eveniment se vor înregistra pentru conferință și apoi se vor înscrie pentru ateliere specifice într-o sesiune dată, există instrumente care să permită această funcție.
Unele programe software vor permite procesarea mai multor participanți dintr-o organizație cu o singură sursă de plată, precum și oferirea unor structuri de preț diferite bazate pe reduceri de grup sau taxe de înregistrare timpurii. Dacă aveți nevoie de rapoarte personalizate, căutați un pachet de înregistrare a evenimentului care va genera automat rapoarte prin compilarea listelor de participare pe baza atelierelor individuale sau a altor parametri pe care îi selectați. Conferințele solicită în mod tipic etichete tipărite astfel încât să apară pe lista "trebuie să aibă" astfel încât acestea să poată fi create automat ca parte a procesului de înregistrare a evenimentului și să caute personalizarea pentru a reflecta dacă participantul este înregistrat pentru întreaga conferință, o parte a săptămânii sau doar o anumită zi.
Instrumente pentru integrarea înregistrării
Pentru acei planificatori de evenimente care desfășoară numeroase evenimente, integrarea datelor de înregistrare în baza dvs. de date existentă poate fi o funcție critică pentru organizația dvs. Luați în considerare metodele actuale de adăugare a solicitanților înregistrării în baza de date și identificați domeniile de îmbunătățire. Este important să se gândească în moduri diferite această informație poate fi integrată cu informațiile existente, cum ar fi persoanele care s-au oferit voluntar sau donate. Majoritatea aplicațiilor de înregistrare a evenimentelor oferă posibilitatea de a exporta manual datele. Cu toate acestea, această metodă necesită mult timp, deoarece necesită importarea manuală a informațiilor în baza de date. Explorați pachetele care pot satisface nu numai cererile dvs. de înregistrare a evenimentului, ci și să vă susțină nevoile de management constitutive.
Luați un test Drive înainte de a cumpăra
Odată ce ați redus alegerea software-ului de înregistrare a evenimentului, stabiliți dacă oferă o perioadă de probă gratuită. Acest lucru vă va oferi posibilitatea de a testa nu numai caracteristicile, ci și de a vedea dacă dispune de funcționalitatea dorită și dacă este potrivită pentru evenimentul dvs. Este, de asemenea, o oportunitate de a vă experimenta nivelul de servicii pentru clienți atunci când răspundeți la întrebările dvs. sau lucrați pentru a rezolva o problemă pe care o aveți.