Deși mulți antreprenori pot să-și limiteze utilizarea foilor de calcul Excel la sistemele lor de contabilitate, deoarece consideră că programul este mai potrivit pentru urmărirea, înregistrarea și înregistrarea tranzacțiilor, Excel poate fi la fel de agil pentru operațiunile contabile. Cu o înțelegere a formulelor potrivite și a metodelor de procesare de bază, chiar și cel mai deținut al afacerii matematică-fobie va găsi foile de calcul Excel ușor de navigat.
Ce foi de calcul Excel trebuie să vă ofere
Excel este un program Microsoft Office conceput pentru a ajuta la calcularea, tabela, listarea și compararea datelor pentru referințele actuale și viitoare. Și, ca majoritatea programelor Microsoft, caracteristicile sale sunt robuste și pot fi utilizate cu cât mai puțin sau mai multă complexitate pe cât preferați.
Dincolo de contabilitatea simplă, caracteristicile contabile din Excel vă pot ajuta să determinați situația financiară a companiei dvs., să generați rapoarte detaliate, să vedeți liste de vânzători, angajați și clienți și să vă pregătiți înregistrările pentru sezonul fiscal în fiecare an.
Iată câteva exemple de utilizare a foilor de calcul Excel pentru contabilitatea de bază a afacerilor mici.
Cum se utilizează Excel pentru a urmări consumabilele, achizițiile și cheltuielile
Introducerea datelor în Excel pentru a menține o evidență a achizițiilor, vânzărilor și cheltuielilor dvs. de aprovizionare este relativ simplă. La deschiderea Microsoft Excel, începeți o nouă foaie de lucru și începeți să atribuiți etichete coloanelor care vor conține datele și valorile numerice pentru fiecare comandă de consumabile, fiecare vânzare și fiecare cheltuială.
Odată ce coloanele dvs. sunt etichetate, introduceți sumele de cumpărare, de vânzare sau de cheltuieli din fiecare coloană din rândul corespunzător cu data corectă.
Pentru a vedea acest proces simplu în acțiune, iată un tutorial video care vă va ajuta să parcurgeți pașii: Cum să utilizați Microsoft Excel pentru contabilitatea pentru întreprinderi mici.
Cum se utilizează formulele de bază și comenzile rapide în Excel
În tutorialul anterior, este posibil să fi observat formulele sumă create de instructor în Excel pentru a calcula profitul bazat pe achiziții de bunuri, vânzări și cheltuieli. Formulele ajută profesioniștii în contabilitate și întreprinzătorii să navigheze mai eficient caracteristicile Excel.
Deci, înainte de a vă arunca în explicații mai detaliate despre contabilitatea de bază a afacerilor mici cu datele pe care le-ați introdus în fișa dvs. de lucru Excel, ar fi util să aflați mai multe despre sfaturile, trucurile și formulele pe care le puteți utiliza bine în mișcare înainte.
Aici este un tutorial video la îndemână care acoperă unele dintre cele mai actuale și utile formule din Excel: Top 25 Excel 2016 Sfaturi și trucuri.
Cum se utilizează Excel pentru a crea o declarație de profit și pierdere
Majoritatea antreprenorilor preferă să aibă informații referitoare la profiturile sau pierderile afacerii lor separate de alte date. Acest lucru le permite să le revizuiască și să compare veniturile lor în diferite perioade ale anului, schimbări specifice în proiectele sau volumul de muncă sau pentru orice număr de condiții care ar putea afecta sănătatea financiară a unei companii.
Cea mai bună modalitate de a vizualiza separat aceste informații se află într-o declarație de profit și pierdere (venituri și pierderi) sau în contul de profit și pierdere.
Din fericire, Excel are șabloane pregătite pentru a vă ajuta să creați, să completați și să mențineți o declarație de profit și pierdere pe măsură ce vă desfășurați afacerea. Dar este mai bine să aflați cum funcționează manual declarațiile P & L, indiferent dacă alegeți să utilizați șabloanele furnizate în program.
Pentru a vedea cum să construiți o declarație simplă privind profitul și pierderea în Excel fără ajutorul unui șablon, iată un tutorial video care ilustrează cum să începeți: Crearea conturilor de management utilizând Excel: Profit și pierdere.
Cum se utilizează Excel pentru a genera rapoarte și foi
Rapoartele de cheltuieli, rapoartele de vânzări, bilanțurile, registrul general, îl numiți. Dacă există un lucru, contabilii și contabilii se bucură de crearea rapoartelor.
Din fericire, Microsoft Office a făcut mai ușor rapoartele de generare cu fiecare nouă actualizare de software Excel.
Ca proprietar de afaceri, crearea de rapoarte nu este ceva ce vă pregătiți pur și simplu pentru investitorii dvs., partenerii de afaceri sau un ofițer de împrumut bancar. Rapoartele vă permit să capturați o imagine de ansamblu generală sau un anumit detaliu despre sănătatea financiară a companiei dvs., fără o cantitate mare de date pentru a explica concluzia. Ca atare, ele vă ajută foarte mult ca un antreprenor să vă ghideze starea afacerii dvs. dintr-o privire, în orice moment.
Pentru a afla cum să generați rapoarte sumare simple, aici este un tutorial video care instruiește cum să creați un raport de vânzări în Excel: Crearea unui raport de vânzări în Excel: Nivel de bază.
Rapoartele de cheltuieli necesită câțiva pași diferiți. Pentru a începe, iată un tutorial video care instruiește cum să construiți un raport sau o foaie de cheltuieli: Microsoft Excel: Crearea unei foi simple de cheltuieli.
Dacă sunteți interesat să adăugați mai multe grafice vizuale la rapoartele dvs. care permit cititorilor să înțeleagă mai bine informațiile, aici este un tutorial video despre cum să creați tabele pivot, grafice de bare și tablouri de bord: Introducere în tabele pivot, diagrame și tablouri de bord în Excel .
Și ce ar fi un sistem contabil mic de afaceri fără o registru general? Iată un tutorial video aprofundat cu privire la crearea unei cărți generale pentru afacerea dvs.: Creați un registru general utilizând Excel.
Extinderea know-how-ului dvs. Microsoft Excel
Dacă Microsoft Excel este un program pe care l-ați folosit rar înainte de a deține o afacere, poate părea intimidant în ciuda configurației sale raționalizate. Cu toate acestea, există specialiști care utilizează zilnic programul Excel, care încă nu sunt siguri de toate caracteristicile cele mai avansate ale programului. Este această versatilitate și accesibilitate cuprinzătoare care o face bine adaptată ca un instrument pentru contabilitatea întreprinderilor mici.
O modalitate prin care să vă asigurați că visurile dvs. antreprenoriale vă pot dezvolta și extinde la nivelul următor este de a juca un rol activ în procedurile de contabilitate ale afacerii dvs. Începând cu cele mai simple funcții, proprietarii de afaceri mici pot învăța cum să-și gestioneze înregistrările financiare și să-și dezvolte competențele Excel împreună cu sănătatea fiscală a companiilor.
În plus față de tutorialele video incluse mai sus, Microsoft are, de asemenea, propria lor bibliotecă de formare Excel care vă poate ajuta să vă perfecționați abilitățile Excel, astfel încât să puteți folosi instrumentul mai mult în afacerea dvs. mică.