Ce trebuie să faceți înainte de a pleca în vacanță
Pregătirea biroului înainte de a vă închide pentru sărbători necesită o pregătire atentă. Mesajul corespunzător vă va asigura că clienții, vânzătorii și angajații dvs. pot planifica închiderea, ceea ce înseamnă că nu veți avea de a face față multor plângeri furioase înainte și după pauză. Acest lucru ar trebui să facă pentru o vacanță fără griji și o odihnă bine meritată.
Iată o listă de verificare simplă a pașilor, de la setarea mesajelor de vacanță la resetarea termostatelor, ceea ce va face ca vacanța să se închidă netedă și profitabilă.
01 - Notificați angajații, clienții și furnizorii
Puteți notifica clienții prin intermediul site-ului dvs. Web și mesajul însoțitor automatizat din sistemul telefonic.
Furnizorii (în special cei care au programări de livrare repetate) ar trebui să fie notificați prin e-mail, telefon sau prin poștă.
02 - Notificați personalul sau serviciile de securitate
Notificați-vă personalul de securitate sau serviciul de securitate despre viitoarele dumneavoastră date de închidere. Asigurați-vă că furnizorii dvs. de securitate au o listă actualizată de contacte de urgență care conține informațiile de contact, inclusiv numerele de telefon, pentru dvs. și angajații principali. Ar trebui să știe pe cine să contacteze în cazul unei probleme de securitate chiar și atunci când biroul este închis pentru afaceri și care este autorizat să se afle în clădire în timpul închiderii.
03 - Schimbați felicitarea automată a participantului
O săptămână sau două înainte de închidere, înregistrați un salut însoțitor automat în sistemul telefonic, care explică faptul că biroul va fi închis pentru o perioadă mai lungă de timp. Includeți data când vă închideți și când vă așteptați să redeschideți. Chiar înainte de a pleca, înregistrați un al doilea mesaj de salut automatizat care subliniază momentul în care vă veți întoarce și, după caz, la care apelanții ar trebui să direcționeze orice întrebări în absența dvs.
Dacă furnizați servicii de urgență, cum ar fi încălzire și răcire, instalații sanitare sau alte servicii esențiale pentru clienți, asigurați-vă că îi spuneți apelanților cum să ajungă la serviciul de răspunsuri telefonice sau la telefonul dvs. mobil în caz de urgență.
04 - Notificați serviciul dvs. de răspuns
Notificați- vă serviciul de răspunsuri cu privire la datele la care biroul va fi închis și actualizați-vă lista de contacte cu numerele de telefon ale angajaților care vor fi apelați. Asigurați-vă că știu cine să contacteze în situații specifice; nu doriți ca managerii de nivel înalt să fie avertizați în cazul unei probleme de livrare, de exemplu.
05 - Schimbați felicitările vocale
Dacă sistemul dvs. de telefon permite angajaților să primească apeluri externe la birourile lor, instruiți-i să înregistreze un mesaj "închis pentru sărbători" sau salut de mesagerie vocală "în afara biroului", care oferă apelanților detalii esențiale despre închidere. Angajații ar trebui să permită apelanților să știe când se vor întoarce la birou și ce să facă în cazul în care au nevoie de asistență imediată în timp ce biroul este închis. În majoritatea cazurilor, nu doriți ca angajații să dea informații personale de contact.
06 - Reduceți termostatele, opriți echipamentul de birou
Economisiți energie și bani prin setarea sau reprogramarea termostatelor de birou în timpul opririi. Veți fi surprins de economiile de cost pe care le puteți acumula și ar putea fi o ocazie bună de PR; arată că compania dvs. se angajează să conserve resurse.
De asemenea, puteți economisi energie și bani prin oprirea tuturor echipamentelor de birou neesențială, inclusiv a luminilor de birou, a copiatoarelor, a imprimantelor și a computerelor.
07 - Servere de rezervă
Dacă aveți calculatoare și servere, asigurați-vă că ciclul de backup funcționează corect înainte și după închidere. Reduceți expunerea dvs. la un dezastru, programând backup-ul în afara locației pentru o preluare rapidă, în loc să așteptați ca întreprinderea să fie redeschisă. Acesta este un domeniu în care doriți să aveți instrucțiuni clare pentru cine să contactați în cazul unei probleme, deci asigurați-vă că serviciul dvs. de răspuns este corect informat.
08 - NU opriți
Există unele echipamente de birou pe care să nu le închideți, inclusiv:
- Mașini de fax
- Sistem telefonic
- Servere și sisteme de rezervă
- Unitati de refrigerare
- Sisteme de securitate